Cách chuẩn bị cho phỏng vấn qua điện thoại để ghi điểm với nhà tuyển dụng

Nhiều ứng viên xem phỏng vấn qua điện thoại là vòng “nhẹ nhàng”, chỉ vì không phải mặc vest, không cần ngồi trước camera, cũng chẳng phải bắt tay ai. Suy nghĩ đó khá nguy hiểm. Với nhà tuyển dụng, đây thường là vòng lọc rất nhanh để đánh giá bạn nói năng có rõ ràng không, động lực ứng tuyển có thật không, mức lương có phù hợp không, lịch bắt đầu làm việc ra sao, và quan trọng nhất, có đáng mời bạn vào vòng tiếp theo hay không.

Thời lượng của một cuộc gọi sàng lọc thường chỉ 15 đến 30 phút. Khoảng thời gian ngắn như vậy không cho bạn nhiều cơ hội sửa sai. Chỉ cần nói lan man 3 phút, bị rè sóng 2 lần, hoặc trả lời mơ hồ một câu hỏi quan trọng, ấn tượng có thể tụt khá nhanh. Tin tốt là vòng này lại rất dễ cải thiện nếu bạn chuẩn bị đúng cách. Chỉ cần nghiên cứu công ty tử tế, sắp xếp không gian yên tĩnh, viết ghi chú thông minh và luyện vài câu trả lời chủ chốt, bạn đã hơn khá nhiều ứng viên khác rồi.

Tôi từng thấy không ít hồ sơ rất đẹp bị loại chỉ vì ứng viên nghe thiếu năng lượng, trả lời vòng vo, hoặc để tiếng chó sủa chen vào giữa buổi gọi. Ngược lại, cũng có nhiều người chưa phải hồ sơ nổi bật nhất nhưng vẫn đi tiếp vì họ nói chuyện mạch lạc, hiểu vai trò mình ứng tuyển và biết cách khiến người nghe thấy yên tâm. Phỏng vấn điện thoại là vậy, ít hào nhoáng, nhưng đo được sự chuyên nghiệp rất rõ.

Phỏng vấn qua điện thoại thực chất dùng để làm gì?

Thông thường, phỏng vấn qua điện thoại rơi vào một trong hai dạng. Dạng thứ nhất là cuộc gọi sàng lọc của recruiter hoặc HR. Dạng này tập trung vào phần nền tảng, như kinh nghiệm tổng quan, lý do ứng tuyển, mức thu nhập kỳ vọng, địa điểm làm việc, thời gian báo trước khi nghỉ việc, khả năng giao tiếp. Dạng thứ hai là cuộc gọi với quản lý tuyển dụng, tức hiring manager. Lúc đó, câu hỏi đi sâu hơn vào chuyên môn, cách bạn xử lý tình huống, tư duy giải quyết vấn đề và độ phù hợp với đội nhóm.

Sự khác biệt này rất quan trọng. Nếu bạn trả lời recruiter bằng một câu chuyện kỹ thuật kéo dài 5 phút, khả năng cao họ sẽ mất kiên nhẫn. Nếu bạn nói chuyện với hiring manager mà chỉ dùng những cụm chung chung như “em có tinh thần học hỏi”, “em làm việc nhóm tốt”, bạn cũng khó thuyết phục được ai. Chuẩn bị đúng người, đúng mục tiêu, đó mới là cách tiết kiệm thời gian và tăng tỷ lệ đi tiếp.

Phân biệt cuộc gọi với recruiter và cuộc gọi với hiring manager

Ứng viên mạnh thường điều chỉnh cách nói ngay từ 30 giây đầu tiên. Họ biết người đang nghe cần gì, và họ không cố nhồi tất cả mọi thứ mình từng làm vào một cuộc gọi ngắn. Đây là kỹ năng nghề nghiệp, không phải tiểu xảo.

Phỏng vấn điện thoại khác gì so với video call và phỏng vấn trực tiếp?

Nhiều bài viết gộp chung mọi kiểu phỏng vấn vào một rổ. Làm vậy khá cẩu thả. Phỏng vấn điện thoại có vài điểm rất riêng.

Thứ nhất, người phỏng vấn không nhìn thấy gương mặt hay ngôn ngữ cơ thể của bạn. Điều đó có nghĩa là giọng nói phải làm việc nhiều hơn. Tốc độ nói, độ rõ, nhịp ngắt, sự ấm áp, độ chắc chắn trong câu chữ, tất cả đều lộ ra rất rõ trên điện thoại. Một ứng viên nói quá nhỏ, quá nhanh hoặc quá đều đều thường bị đánh giá thấp hơn chính năng lực thật của họ.

Thứ hai, khoảng lặng trên điện thoại nghe dài hơn ngoài đời. Ở phòng họp, bạn ngừng vài giây để suy nghĩ là chuyện bình thường. Trên điện thoại, 3 giây im lặng có thể khiến người bên kia nghĩ bạn mất sóng, đang mở tài liệu, hoặc không biết trả lời. Vì vậy, bạn cần những câu chuyển ý ngắn gọn như: “Câu này em xin trả lời bằng một ví dụ cụ thể”, hoặc “Em nghĩ có hai ý chính ở đây”. Những câu đệm đúng chỗ giúp cuộc gọi mượt hơn rất nhiều.

Thứ ba, phỏng vấn điện thoại cho phép bạn đặt tài liệu trước mặt. Đây là lợi thế thật. Bạn có thể mở CV, JD, ghi chú các dự án nổi bật, câu hỏi dành cho nhà tuyển dụng, thậm chí cả mức lương mong muốn. Nhưng nếu đọc nguyên văn như đang đọc bài thuyết trình, giọng bạn sẽ cứng lại ngay. Người làm tuyển dụng nghe ra rất nhanh.

Cuối cùng, vấn đề kỹ thuật ảnh hưởng nặng hơn nhiều người nghĩ. Sóng chập chờn, tiếng vọng do bật loa ngoài, micro rè, tiếng xe ngoài đường, tiếng hàng xóm khoan tường, tất cả đều có thể phá hỏng nhịp nói chuyện. Không ít recruiter ra quyết định rất nhanh dựa trên cảm giác “cuộc gọi này khó nói chuyện quá”. Công bằng hay không là chuyện khác, nhưng thực tế là vậy.

Checklist chuẩn bị theo từng mốc thời gian

Nếu bạn muốn một quy trình rõ ràng thay vì vài mẹo rời rạc, hãy dùng timeline dưới đây. Tôi thấy nó hiệu quả cho nhiều vị trí, từ chăm sóc khách hàng, vận hành, sales nội bộ cho đến product hoặc marketing.

Một ngày trước buổi gọi

• Đọc lại mô tả công việc và gạch ra 3 đến 5 yêu cầu quan trọng nhất.
• Ghép từng yêu cầu với một ví dụ thực tế từ kinh nghiệm của bạn.
• Tìm hiểu công ty, sản phẩm, khách hàng mục tiêu, mô hình kinh doanh và tin tức gần đây.
• Kiểm tra lại thời gian phỏng vấn, múi giờ, số điện thoại hoặc đường link cuộc gọi.
• Thử điện thoại, tai nghe, micro, Wi-Fi hoặc 4G dự phòng.
• Mở sẵn CV, JD và ghi chú ở một nơi dễ nhìn.
• Chuẩn bị câu trả lời cho phần giới thiệu bản thân và lý do muốn ứng tuyển.
• Viết ra 4 đến 6 câu hỏi thông minh để hỏi ngược lại.
• Nghĩ trước cách trả lời nếu bị hỏi về lương, thời gian nhận việc, lý do nghỉ việc.

30 phút trước buổi gọi

• Chọn một phòng yên tĩnh, đóng cửa sổ và hạn chế tiếng ồn.
• Tắt thông báo trên điện thoại, laptop, Slack, Teams, Zalo và email pop-up.
• Để sẵn nước, sổ ghi chép, bút, CV và JD trong tầm với.
• Mở ghi chú dạng bullet points, không mở một kịch bản dài.
• Xem lại tên người phỏng vấn, chức danh của họ và mục tiêu có thể họ sẽ tập trung.
• Hít thở chậm 3 lần, nói thử vài câu để làm nóng giọng.
• Nếu cuộc gọi qua Google Meet, Zoom hoặc Microsoft Teams, vào sớm 2 đến 3 phút.

5 phút trước buổi gọi

• Bật chế độ Không làm phiền nhưng vẫn cho phép cuộc gọi từ số phỏng vấn nếu có thể.
• Không dùng loa ngoài trừ khi bạn đã test kỹ và phòng thật sự yên tĩnh.
• Mỉm cười trước khi bắt máy, nghe nhỏ thôi nhưng hiệu quả rõ rệt.
• Nhắc lại trong đầu phần mở đầu 45 đến 60 giây, rồi dừng nhồi nhét thêm.

Điều nhà tuyển dụng ở Việt Nam thường hỏi khác gì?

Ở Việt Nam, phỏng vấn qua điện thoại thường thực dụng hơn nhiều người nghĩ. Nhà tuyển dụng hay đi thẳng vào các điểm để xem bạn có phù hợp về mặt vận hành hay không, chứ không chỉ đánh giá “tiềm năng” theo kiểu rất rộng. Vì vậy, ngoài kinh nghiệm và động lực ứng tuyển, bạn khá dễ được hỏi sớm về nơi ở hiện tại, khả năng đi làm tại văn phòng hay hybrid, thời gian báo trước, thời điểm có thể nhận việc và mức thu nhập mong muốn. Với nhiều công ty, đây là cách lọc nhanh để tránh mời vòng sau rồi mới phát hiện hai bên lệch kỳ vọng.

Một điểm nữa là cách gọi tên giấy tờ và hồ sơ thường mang màu sắc rất địa phương. Recruiter có thể hỏi bạn đã gửi CV chưa, có portfolio hay không, hoặc với một số vị trí còn hỏi thêm về “bằng cấp”, “chứng chỉ”, “offer hiện tại”, “lương gross hay net”, “thử việc”, hoặc “thời gian notice”. Bạn không cần chủ động kể hết mọi thứ, nhưng nên hiểu các cách gọi này để phản hồi gọn và đúng ý.

Cách xưng hô cũng đáng chú ý. Trong bối cảnh tuyển dụng tại Việt Nam, giọng điệu lịch sự, rõ vai vế và vừa phải thường tạo cảm giác chuyên nghiệp hơn. Bạn không cần quá cứng, nhưng nên tránh nói quá suồng sã. Ngoài ra, nhiều recruiter liên hệ qua Zalo, điện thoại di động hoặc email cá nhân công việc. Vì vậy, hãy kiểm tra cả tin nhắn và cuộc gọi lỡ trong ngày hẹn phỏng vấn, đừng chỉ chờ một kênh duy nhất.

Cách nghiên cứu công ty cho đúng kiểu phỏng vấn điện thoại

Nghiên cứu công ty không có nghĩa là đọc thuộc lịch sử thành lập rồi kể lại. Với phỏng vấn điện thoại, bạn cần những thông tin ngắn, sắc và dùng được ngay khi trả lời các câu kiểu “Bạn biết gì về công ty chúng tôi?” hoặc “Vì sao bạn muốn ứng tuyển vị trí này?”.

Bắt đầu từ website chính thức của công ty. Đọc trang chủ, phần giới thiệu, trang sản phẩm hoặc dịch vụ. Mục tiêu của bạn là diễn giải được công ty làm gì bằng một câu đơn giản, dễ hiểu. Nếu nói lòng vòng 3 phút mà vẫn chưa rõ công ty bán cái gì hoặc giải quyết vấn đề gì cho khách hàng, bạn chưa chuẩn bị đủ.

Sau đó quay lại mô tả công việc. Hãy hỏi bản thân: vị trí này đang được tuyển để xử lý vấn đề gì? Từ khóa nào lặp đi lặp lại? Công việc nghiêng về tăng trưởng, vận hành, chăm sóc khách hàng, tuân thủ, kỹ thuật hay phối hợp liên phòng ban? Chữ nào xuất hiện nhiều thường là thứ họ thật sự quan tâm.

Nếu bạn biết tên người phỏng vấn, xem nhanh hồ sơ LinkedIn của họ cũng rất hữu ích. Không cần soi toàn bộ quá khứ nghề nghiệp. Chỉ cần biết họ thuộc bộ phận nào, làm ở công ty bao lâu, có vẻ đang quản lý trực tiếp hay chỉ tham gia tuyển dụng. Chừng đó là đủ để bạn đặt câu hỏi khéo hơn.

Bạn cũng nên lướt qua tin tức gần đây của công ty. Có thể là ra mắt sản phẩm mới, mở rộng thị trường, nhận vốn đầu tư, thay đổi lãnh đạo, mua lại một đơn vị khác, hoặc ký hợp tác lớn. Những chi tiết này giúp câu trả lời “Vì sao bạn chọn công ty chúng tôi?” bớt nhạt. Nếu cần trích nguồn, hãy dùng nguồn đáng tin như newsroom chính thức của công ty hoặc LinkedIn News.

Sau khi nghiên cứu, nên ghi gì vào notes?

• Một câu giải thích công ty làm gì.
• Hai lý do vì sao vị trí này hợp với nền tảng của bạn.
• Một cập nhật gần đây của công ty mà bạn có thể nhắc đến tự nhiên.
• Hai kỹ năng hoặc kinh nghiệm bạn nhất định muốn đưa vào cuộc gọi.
• Ba câu hỏi dành riêng cho vị trí hoặc team đó.

Ví dụ, nếu bạn ứng tuyển vị trí Customer Success Executive tại một công ty SaaS ở TP.HCM tên NovaDesk, đừng nói: “Em thích sứ mệnh của công ty”. Câu đó quá chung. Hãy nói kiểu này: “Em thấy NovaDesk đang tập trung vào nhóm khách hàng SME và gần đây mở thêm tính năng báo cáo tự động. Điều đó khiến em chú ý vì ở công ty cũ em từng phụ trách onboarding cho nhóm khách hàng doanh nghiệp nhỏ, nơi tốc độ hỗ trợ và hướng dẫn sử dụng ảnh hưởng trực tiếp đến tỷ lệ duy trì sau 3 tháng đầu”. Ngắn, cụ thể, có liên hệ.

Nên để những tài liệu gì trước mặt trong lúc gọi?

Đây là lợi thế rất rõ của phỏng vấn điện thoại, nhưng nhiều người dùng sai. Có người không chuẩn bị gì cả. Có người bày trước mặt 12 file, 4 cửa sổ trình duyệt, 3 sticky note và tự làm mình rối. Cách tốt nhất là chỉ giữ những thứ giúp bạn trả lời nhanh và chính xác hơn.

Những tài liệu nên có trước mặt gồm:

• CV bản mới nhất.
• Mô tả công việc.
• Tóm tắt ngắn về công ty.
• 5 đến 7 bullet points về thành tích, dự án, số liệu nổi bật.
• Danh sách câu hỏi dành cho người phỏng vấn.
• Mức lương kỳ vọng hoặc khoảng lương bạn chấp nhận.
• Thời gian có thể bắt đầu làm việc.
• Tên, chức danh của người phỏng vấn nếu đã biết.

Điều quan trọng là ghi chú phải ngắn. Dùng từ khóa gợi nhớ, không viết thành đoạn văn dài. Chẳng hạn, thay vì viết: “Trong dự án onboarding khách hàng mới, em đã phối hợp với đội sales để xây dựng quy trình hướng dẫn và cải thiện chất lượng bàn giao”, hãy rút lại còn: “Onboarding, sửa handoff sales-CS, làm checklist, training 8 bạn, giảm ticket lặp 22%”. Chỉ cần vậy là đủ để bạn mở rộng khi nói.

Cách thiết lập không gian để chất lượng cuộc gọi tốt nhất

Ứng viên giỏi vẫn có thể mất điểm nặng nếu âm thanh nghe như đang gọi từ quán cà phê giờ cao điểm. Chất lượng cuộc gọi không cần sang trọng, chỉ cần ổn định. Càng đơn giản càng tốt.

Chọn thiết bị nào là hợp lý?

• Điện thoại di động: Phổ biến nhất, nhưng phải đứng ở nơi sóng mạnh. Nên test trước với một cuộc gọi 2 phút cho bạn bè hoặc người thân.
• Điện thoại bàn: Hiếm hơn, nhưng nếu nhà còn dùng và đường truyền ổn định thì chất lượng thường rất tốt.
• Cuộc gọi qua Zoom, Meet, Teams, Skype hoặc nền tảng VoIP: Nên dùng tai nghe có micro ổn, tắt bớt ứng dụng ngốn mạng, kiểm tra trước camera và mic dù bạn có thể không bật hình.

Các nguyên tắc về không gian thật sự có tác dụng

• Chọn phòng có rèm, ghế sofa, chăn hoặc bề mặt mềm để giảm tiếng vang nếu có thể.
• Đóng cửa sổ và cửa ra vào. Tiếng còi xe, tiếng rao ngoài đường lọt vào micro rất rõ.
• Báo trước với người ở cùng nhà về khung giờ bạn cần yên tĩnh.
• Nếu có thú cưng, để chúng ở phòng khác ít nhất 30 phút.
• Cắm sạc hoặc sạc đầy thiết bị trước buổi gọi.
• Dùng tai nghe nếu đã test là âm thanh rõ hơn, không dùng nếu tai nghe cũ gây rè.
• Ngồi hoặc đứng thẳng lưng để hơi thở và âm sắc tốt hơn.

Một mẹo nhỏ nhưng rất hiệu quả: nếu bạn dễ bị nghe mệt mỏi hoặc thiếu sinh khí, hãy đứng lên khi nói. Giọng sẽ sáng hơn, tốc độ thở đều hơn. Nhiều người làm sales áp dụng cách này từ lâu, và trong tuyển dụng nó cũng có tác dụng y như vậy.

Những câu hỏi phỏng vấn điện thoại thường gặp và cách trả lời

Người tìm “câu hỏi phỏng vấn qua điện thoại” thường không cần lý thuyết suông. Họ cần ví dụ thật, ngắn và dùng được. Dưới đây là những câu phổ biến nhất, kèm mẫu trả lời theo kiểu tự nhiên, phù hợp với cuộc gọi ngắn.

1. Bạn hãy giới thiệu về bản thân

Một câu trả lời tốt nên dài khoảng 45 đến 60 giây. Đừng kể từ thời sinh viên nếu điều đó không liên quan. Tập trung vào hiện tại, kinh nghiệm gần nhất và lý do bạn hợp với vị trí này.

Ví dụ: “Hiện tại em là Chuyên viên vận hành khách hàng tại Công ty Cổ phần Vela Commerce, với gần 5 năm kinh nghiệm ở mảng hỗ trợ khách hàng, tối ưu quy trình và phối hợp giữa CS, kế toán và vận hành. Trong 2 năm gần đây, em tập trung nhiều vào việc giảm thời gian xử lý ticket và chuẩn hóa bàn giao giữa các nhóm. Điều khiến em quan tâm đến vị trí này là công việc không chỉ xử lý vấn đề phát sinh mà còn có phần cải tiến quy trình, đúng với điểm mạnh của em.”

2. Vì sao bạn muốn ứng tuyển vị trí này?

Câu hỏi này kiểm tra hai thứ: bạn có hiểu công việc hay không, và bạn có động lực thật hay chỉ nộp hồ sơ đại trà.

Ví dụ: “Có hai lý do chính. Thứ nhất, phần công việc về điều phối vận hành và xử lý vấn đề khách hàng rất sát với những gì em đã làm tốt ở Vela Commerce. Thứ hai, sau khi đọc kỹ mô tả công việc và tìm hiểu thêm về sản phẩm của công ty, em thấy đây là vị trí có cơ hội tạo tác động thực tế lên quy trình chứ không chỉ duy trì việc hằng ngày. Em đang tìm đúng kiểu môi trường như vậy.”

3. Bạn biết gì về công ty chúng tôi?

Câu trả lời tốt không cần dài, nhưng phải đúng và có điểm nhấn.

Ví dụ: “Theo những gì em tìm hiểu, Công ty Giao Vận Mây Xanh cung cấp nền tảng giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ quản lý đơn hàng, theo dõi trạng thái giao nhận và xử lý khiếu nại trên cùng một hệ thống. Em cũng thấy gần đây công ty mở rộng thêm dịch vụ cho nhóm shop bán đa kênh, điều đó khá thú vị vì nó cho thấy đội ngũ đang phát triển nhanh và nhu cầu tối ưu vận hành sẽ ngày càng lớn.”

4. Vì sao bạn muốn nghỉ công việc hiện tại?

Đừng nói xấu sếp cũ hay công ty cũ. Bạn chỉ cần trung thực, chừng mực và hướng về tương lai.

Ví dụ: “Em học được rất nhiều ở công ty hiện tại, đặc biệt về vận hành dịch vụ và cách phối hợp liên phòng ban. Tuy nhiên ở giai đoạn này em muốn tìm một vị trí có phạm vi trách nhiệm rộng hơn, được chủ động đề xuất cải tiến thay vì chỉ xử lý theo quy trình sẵn có. Vị trí này khiến em thấy có cơ hội đó.”

5. Mức lương mong muốn của bạn là bao nhiêu?

Đây là câu nhiều ứng viên ngại nhất. Nhưng né tránh quá cũng không tốt. Hãy có một khoảng lương dựa trên thị trường, kinh nghiệm và mặt bằng ngành.

Ví dụ: “Em vẫn muốn hiểu thêm đầy đủ về phạm vi công việc và tổng gói đãi ngộ trước khi chốt con số cuối cùng. Tuy vậy, với kinh nghiệm hiện tại và mặt bằng thị trường cho vị trí tương đương, em đang hướng tới một khoảng lương phù hợp với cấp độ này. Nếu công ty đã có ngân sách cụ thể cho vị trí này, em cũng rất sẵn sàng lắng nghe để xem hai bên có phù hợp không.”

6. Hãy kể về một thách thức bạn từng xử lý

Với câu này, đừng kể một câu chuyện dài như phim truyền hình. Hãy đi theo cấu trúc tình huống, hành động, kết quả.

Ví dụ: “Ở công ty cũ, đội chăm sóc khách hàng và kho vận thường bàn giao thiếu thông tin khiến khách phải gọi lại nhiều lần. Em ngồi rà soát 2 tuần dữ liệu ticket, xác định 3 điểm đứt gãy chính trong quy trình, sau đó đề xuất một checklist bàn giao bắt buộc và mẫu ghi chú thống nhất. Sau khoảng 6 tuần áp dụng, tỷ lệ ticket lặp do thiếu thông tin giảm 27%, còn thời gian phản hồi trung bình giảm gần 18%. Đây là dự án giúp em hiểu rất rõ việc tối ưu quy trình có thể cải thiện trải nghiệm khách hàng nhanh thế nào.”

7. Bạn có câu hỏi gì cho tôi không?

Đừng trả lời “Dạ không ạ” quá sớm. Trừ khi thời gian đã hết và người phỏng vấn nói rất rõ là cần kết thúc, bạn nên có ít nhất 2 đến 3 câu hỏi chuẩn bị sẵn. Hỏi ngược lại không phải hình thức, mà là cách cho thấy bạn nghiêm túc với cơ hội này.

Những câu hỏi nên hỏi lại trong buổi phỏng vấn điện thoại

Câu hỏi của bạn nên phù hợp với từng vòng. Vòng recruiter không phải lúc để hỏi quá sâu về chính trị nội bộ, cấu trúc thưởng cổ phiếu hay 14 đầu việc chi tiết. Hãy hỏi những gì vừa thông minh, vừa đúng thời điểm.

Câu hỏi phù hợp để hỏi recruiter hoặc HR

• Người vào vị trí này cần đạt được điều gì trong 2 đến 3 tháng đầu?
• Lý do công ty mở vị trí này là thay thế hay mở rộng team?
• Quy trình tuyển dụng còn những vòng nào tiếp theo?
• Team hiện ưu tiên kinh nghiệm hoặc kỹ năng nào nhất ở ứng viên?
• Vị trí này báo cáo trực tiếp cho ai và làm việc gần nhất với phòng ban nào?

Câu hỏi phù hợp để hỏi hiring manager

• Thách thức lớn nhất mà người vào vị trí này sẽ phải xử lý trong 90 ngày đầu là gì?
• Công việc này phối hợp với các team khác hằng ngày như thế nào?
• Sau 6 tháng, anh/chị đánh giá một người làm tốt ở vị trí này dựa trên những tiêu chí nào?
• Nếu nhìn từ góc độ team, hiện nay điều gì đang làm công việc này khó hơn mức cần thiết?
• Trước khi kết thúc, có điểm nào trong hồ sơ hoặc kinh nghiệm của em mà anh/chị muốn em nói rõ hơn không?

Câu cuối đặc biệt hữu ích. Nó mở cơ hội để bạn gỡ lo ngại ngay trong cuộc gọi, thay vì chờ bị loại mà không hiểu lý do.

Những lỗi phổ biến cần tránh trước, trong và sau buổi gọi

Phần lớn ứng viên đều biết không nên đến muộn hay cư xử bất lịch sự. Nhưng những lỗi khiến người ta trượt nhiều nhất lại thường tinh vi hơn.

Trước cuộc gọi

• Không kiểm tra múi giờ hoặc nhầm lịch vì thư mời đặt theo time zone khác.
• Không lưu sẵn số điện thoại, email hoặc link phòng họp.
• Đợi đến phút cuối mới test mic, tai nghe, mạng.
• Không nghiên cứu gì về công ty ngoài tên gọi.
• Không chuẩn bị mức lương kỳ vọng và bị lúng túng khi được hỏi.

Trong cuộc gọi

• Đọc như học thuộc bài. Recruiter nghe ra gần như ngay lập tức.
• Trả lời quá dài nhưng không chạm đúng câu hỏi.
• Cắt lời vì tưởng người kia nói xong, nhất là khi có độ trễ âm thanh.
• Vừa phỏng vấn vừa gõ bàn phím, xem email hoặc trả lời tin nhắn.
• Nói quá nhỏ hoặc quá nhanh vì căng thẳng.
• Nói chuyện quá suồng sã, kiểu như đang gọi điện cho bạn quen.
• Dùng quá nhiều từ đệm như “ờ”, “kiểu như”, “nói chung là”.

Sau cuộc gọi

• Quên gửi email cảm ơn trong vòng 24 giờ.
• Gửi email cảm ơn quá chung chung, không nhắc lại điểm gì từ cuộc trao đổi.
• Không ghi chép lại nội dung đã nói để chuẩn bị cho vòng sau.
• Mới qua 1 ngày chưa thấy phản hồi đã hoảng, nhắn tin dồn dập.
• Không theo dõi đúng thời gian recruiter đã hẹn cập nhật.

Cách nghe tự tin hơn khi bạn đang run hoặc còn ít kinh nghiệm

Run là chuyện bình thường. Nhiều người tưởng không bị nhìn thấy thì sẽ đỡ run, nhưng thực tế phỏng vấn điện thoại lại khiến không ít ứng viên căng hơn vì họ không đọc được biểu cảm của người đối diện. Nếu bạn còn ít kinh nghiệm hoặc đã lâu không đi phỏng vấn, hãy dựa vào cấu trúc. Cấu trúc giúp đầu óc bớt loạn.

Một công thức rất hữu ích là: ý chính, ví dụ, kết quả. Nói ý chính trước, đưa một ví dụ ngắn, rồi chốt bằng kết quả hoặc bài học. Cách này tránh được kiểu trả lời lòng vòng rồi hết thời gian mà chưa vào trọng tâm.

Nếu cần vài giây để nghĩ, cứ nói lịch sự. Ví dụ: “Cho em một chút để chọn ví dụ phù hợp nhất ạ”. Câu đó tốt hơn hẳn việc im bặt hoặc lấp chỗ trống bằng “ờm…”. Và thật lòng mà nói, đa số ứng viên đang run không cần câu trả lời hay hơn 20%, họ chỉ cần nói chậm lại khoảng 10 đến 15% là đã nghe tốt hơn nhiều rồi.

Một bài khởi động đơn giản cũng rất hiệu quả. Trước cuộc gọi 10 phút, hãy đọc to phần giới thiệu bản thân 2 lần. Đọc thành tiếng, không đọc trong đầu. Miệng, hơi thở và não cần phối hợp với nhau trước khi vào cuộc gọi thật. Nghe đơn giản nhưng làm đều thì khác biệt rõ lắm.

Phỏng vấn điện thoại thưởng cho sự rõ ràng nhiều hơn sự hào nhoáng. Bạn không cần giọng nói hoàn hảo hay câu từ quá bóng bẩy. Bạn cần ví dụ tốt, biết lắng nghe và giữ nhịp bình tĩnh.

Ví dụ thực tế về một màn trả lời tốt và một màn trả lời dở

Nói lý thuyết mãi cũng chưa đủ. So sánh nhanh hai kiểu trả lời sẽ giúp bạn dễ hình dung hơn.

Câu hỏi: “Vì sao bạn phù hợp với vị trí Chuyên viên vận hành?”

Câu trả lời dở: “Em thấy bản thân khá phù hợp vì em chăm chỉ, học nhanh, có trách nhiệm, chịu được áp lực và em tin là với kinh nghiệm của mình em có thể đóng góp cho công ty.”

Vì sao dở: quá chung, không có bằng chứng, ai cũng có thể nói giống vậy.

Câu trả lời tốt: “Em nghĩ mình phù hợp ở 3 điểm. Một là em đã có 4 năm làm vận hành dịch vụ trong môi trường xử lý khối lượng ticket lớn. Hai là ở công ty hiện tại em trực tiếp tham gia chuẩn hóa quy trình bàn giao giữa CS và kế toán, giúp giảm sai sót hoàn tiền xuống 19% sau 2 tháng. Ba là em khá quen với việc làm việc liên phòng ban, trong khi mô tả công việc của vị trí này nhấn mạnh nhiều đến phối hợp giữa vận hành, sales và sản phẩm. Em thấy đây là vùng em có thể vào và tạo giá trị tương đối sớm.”

Nghe khác hẳn. Vẫn là cùng một con người, nhưng cách diễn đạt cho cảm giác chuyên nghiệp hơn rất nhiều.

Nếu gặp sự cố kỹ thuật giữa buổi phỏng vấn thì xử lý thế nào?

Sự cố vẫn có thể xảy ra dù bạn đã chuẩn bị kỹ. Điều quan trọng không phải là không bao giờ gặp lỗi, mà là cách bạn xử lý có bình tĩnh và chuyên nghiệp hay không.

Nếu nghe không rõ, đừng giả vờ hiểu. Hãy nói ngay: “Xin lỗi anh/chị, đoạn vừa rồi tín hiệu hơi chập chờn, anh/chị có thể nhắc lại giúp em câu hỏi được không ạ?”. Cách nói này hoàn toàn bình thường.

Nếu cuộc gọi bị ngắt, hãy gọi lại ngay nếu là cuộc gọi điện thoại thông thường. Nếu là cuộc gọi qua nền tảng online, vào lại phòng họp trước, sau đó gửi một tin nhắn hoặc email ngắn nếu chưa kết nối được trong 1 đến 2 phút. Ví dụ: “Em xin lỗi, đường truyền vừa bị ngắt. Em đang vào lại phòng họp ngay ạ”.

Nếu sự cố đến từ tiếng ồn trong nhà, hãy xử lý dứt khoát thay vì xin lỗi nhiều lần. Chẳng hạn: “Xin phép anh/chị 10 giây để em đóng cửa sổ cho yên tĩnh hơn”. Nói xong xử lý ngay. Nhà tuyển dụng thường thông cảm với sự cố nhỏ, nhưng họ đánh giá khá rõ khả năng ứng biến của bạn.

Mẫu email cảm ơn sau phỏng vấn qua điện thoại

Hãy gửi email trong vòng 24 giờ. Đừng dài dòng. Chỉ cần ngắn, đúng người, có nhắc lại nội dung đã trao đổi và thể hiện sự quan tâm thật.

Tiêu đề: Cảm ơn anh/chị về buổi trao đổi hôm nay

Nội dung mẫu:

Chào chị Thu Hà,

Cảm ơn chị đã dành thời gian trao đổi với em hôm nay về vị trí Chuyên viên Vận hành Khách hàng tại NovaDesk. Em đặc biệt thấy hứng thú khi nghe thêm về định hướng của team trong việc giảm thời gian xử lý yêu cầu và chuẩn hóa quy trình phối hợp với bộ phận sản phẩm.

Sau buổi trao đổi, em càng tin rằng kinh nghiệm của em trong việc cải thiện quy trình bàn giao, giảm ticket lặp và hỗ trợ các nhóm liên phòng ban sẽ phù hợp với nhu cầu hiện tại của team. Nếu chị cần thêm bất kỳ thông tin nào từ em, em rất sẵn sàng bổ sung.

Em cảm ơn chị một lần nữa và mong nhận được thông tin về các bước tiếp theo.

Trân trọng, {.text-base .leading-relaxed .mb-4} Nguyễn Minh An

Email cảm ơn kiểu này hiệu quả hơn loại email “Cảm ơn anh/chị đã phỏng vấn em, mong sớm nhận phản hồi” gửi y hệt cho mọi công ty. Không cần quá sáng tạo, chỉ cần có chi tiết thật từ cuộc trò chuyện.

Kịch bản rà soát nhanh trước giờ phỏng vấn

Nếu bạn thích một checklist cực ngắn để xem lại ngay trước buổi gọi, dùng danh sách này là đủ.

• Tôi có thể giải thích công ty này làm gì trong một câu.
• Tôi biết đây là cuộc gọi với recruiter hay với hiring manager.
• Tôi có phần giới thiệu bản thân dài khoảng 60 giây.
• Tôi có ít nhất 3 ví dụ mạnh bám sát yêu cầu công việc.
• Tôi đã chuẩn bị 3 câu hỏi để hỏi ngược lại.
• Điện thoại, tai nghe, mạng và phương án dự phòng đều đã được test.
• Phòng yên tĩnh, nước đã sẵn, ghi chú đang mở đúng chỗ.
• Tôi sẽ nói chuyện tự nhiên, không đọc kịch bản.

Kết luận

Cách chuẩn bị tốt nhất cho phỏng vấn qua điện thoại thật ra không phức tạp. Bạn cần hiểu rõ vị trí, hiểu công ty, hiểu chính kinh nghiệm của mình và loại bỏ tối đa những thứ có thể làm cuộc gọi chệch hướng. Vòng này ngắn, nhưng nặng ký. Nó thường là cánh cổng đầu tiên quyết định bạn có được đi tiếp hay không.

Người làm tốt ở vòng điện thoại không nhất thiết là người nói hoa mỹ nhất. Họ là người nghe rõ ràng, trả lời gọn mà có ý, biết mình phù hợp ở đâu và khiến recruiter hoặc quản lý tuyển dụng cảm thấy yên tâm. Chỉ cần bạn đạt được điều đó đều đặn, tỷ lệ được mời vào vòng sau sẽ tăng đáng kể.

Chia sẻ: