Assistente Executivo

• Gerir o ciclo de vida administrativo dos processos, antecipando necessidades, gerir agendas complexas e priorizar pedidos
• Gestão proativa e estratégica de agenda: agendar e coordenar reuniões internas e externas, incluindo videoconferências em múltiplos fusos horários (Teams, Zoom), e propor soluções criativas para conflitos de horário
• Gerir e priorizar a própria caixa de entrada e carga de trabalho: triagem de volumes elevados de correspondência, aplicação de priorização consistente e código de cores, encaminhamento para os Partners quando necessário e garantia de resposta atempada
• Organizar viagens nacionais e internacionais, por vezes complexas: planear e reservar voos, hotéis e vistos
• preparar itinerários detalhados, manter detalhes atualizados na agenda dos Partners e coordenar transportes terrestres e logística
• Manter registos de horas (timesheets) e documentação de projetos precisos em base de dados interna, preparar relatórios de despesas e apoiar a aprovação de viagens e despesas de acordo com a política da empresa
• Apoiar fluxos de trabalho de contratos, rastreio e requisitos de conformidade (compliance): recolher e carregar documentação necessária, seguir processos contratuais e colaborar com as equipas Jurídica/Comercial
• Colaborar proativamente com parceiros transversais (Finanças, IT, RH, DTP, Manutenção) para resolver problemas operacionais e garantir o nível máximo de serviço
• Utilizar tecnologia aprovada, incluindo ferramentas de IA disponíveis, de forma responsável para otimizar tarefas rotineiras, mantendo a confidencialidade e o controlo de qualidade
• Apoiar eventos pontuais ou iniciativas de escritório, conforme necessário
• Atuar como um parceiro de negócio proativo para apoiar as prioridades de desenvolvimento de negócio e clientes dos Sócios, compreender o panorama dos clientes e alinhar o apoio administrativo aos objetivos comerciais
• Manter e atualizar listas de contatos no CRM e registos de atividade comercial, acompanhar o pipeline e atividade de vendas, garantindo que as próximas ações são registadas e seguidas

• 12º Ano de escolaridade ou Licenciatura
• Boa capacidade de análise
• Foco na resolução de problemas e tomada de decisão
• Boa capacidade de organização e gestão de multitarefas
• Boa capacidade de comunicação
• Experiência anterior em funções administrativas ou atendimento ao cliente
• Fluência em inglês (obrigatória) ou outros idiomas
• Proficiência na utilização de Microsoft Office
• Conhecimento básico de CRM (preferencial)

Conhecimento básico de CRM