Op zoek naar een uitdagende en veelzijdige rol op het snijvlak van projectmanagement, vastgoed en administratie? Dan is een functie als Projectsecretaris Huisvesting wellicht perfect voor jou. Deze professionele ondersteuningsrol is onmisbaar binnen projectteams die werken aan complexe huisvestingsvraagstukken, variërend van nieuwbouw en renovatie tot herontwikkeling en campusmanagement. Als projectsecretaris ben je de spin in het web en zorg je ervoor dat alle processen soepel verlopen, van initiatief tot oplevering. De algemene verantwoordelijkheden van een Projectsecretaris Huisvesting zijn breed. Centraal staat het professioneel beheren van alle projectdocumentatie. Dit omvat het opstellen, verspreiden en archiveren van belangrijke stukken zoals projectplannen, besluitenlijsten, offertes, contracten en voortgangsrapporten. Je bent vaak verantwoordelijk voor de agendabeheer van het projectteam, plant vergaderingen en notuleert deze op een accurate en heldere manier, waarbij je vaak gevoelige of complexe inhoud moet kunnen samenvatten. Daarnaast ondersteun je bij het monitoren van de projectplanning, budgetten en mijlpalen, en rapporteer je hierover. Het verwerken van financiële administratie, zoals declaraties en inkooporders, maakt ook vaak deel uit van de rol. Typische taken zijn verder het faciliteren van communicatie tussen alle betrokken partijen: projectleiders, interne stakeholders, gemeenten, architecten, aannemers en adviseurs. Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor vragen en beheert de informatiestroom. Het voorbereiden van presentaties, het beheren van een projectomgeving in een digitaal systeem en het bewaken van procedures horen ook bij het dagelijks werk. Om succesvol te zijn in dit beroep, beschik je over een sterk organisatorisch talent en een uitstekend oog voor detail. Proactiviteit, discretie en stressbestendigheid zijn essentieel, gezien de vaak politiek-bestuurlijke en financiële gevoeligheid van huisvestingsprojecten. Je bent een teamspeler met uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling. Qua opleiding wordt veelal een MBO+ of HBO werk- en denkniveau gevraagd, vaak in een richting als secretarieel, vastgoed, bedrijfskunde of facility management. Ervaring in een secretariële of projectondersteunende rol is een belangrijke voorwaarde. Verder is een grondige beheersing van de Nederlandse taal en uitgebreide ervaring met Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Teams) en specifieke projectmanagement- of documentbeheersoftware (zoals SharePoint, Coda of andere systemen) gebruikelijk. Ben jij de gestructureerde en betrokken professional die projectteams op de achtergrond naar succes leidt? Dan zijn er volop mogelijkheden. Ontdek de actuele vacatures voor Projectsecretaris Huisvesting en vind een rol waar jouw talent voor organisatie en ondersteuning direct bijdraagt aan tastbare resultaten in de wereld van vastgoed en huisvesting.
