在職証明書の書き方と例文集、雇用証明・就労証明の違いも解説

在職証明書は、ある人がその会社で働いている、または働いていた事実を第三者に示すための書類です。英語では employment verification letter、proof of employment、certificate of employment など呼び方がいくつもありますが、日本の実務で大事なのは名称より中身です。誰が、どこで、どんな立場で、いつからいつまで働いているのか。その基本情報が正確に書かれていれば、ほとんどの手続きで通用します。

日本でも使い道はかなり幅広いです。賃貸契約の入居審査、住宅ローンやカードローンの審査、保育園の申請、配偶者ビザや永住申請、転職先からの在籍確認、海外の学校や大使館への提出。提出先によって求められる項目は少しずつ違います。だからこそ、依頼する側は「何を入れるか」を最初に明確にし、発行する側は「聞かれていないことを書きすぎない」ことが大切です。

人事の現場でよくあるのが、善意で情報を盛り込みすぎてしまうケースです。評価コメント、退職理由、個人的な事情、将来の雇用継続の約束。こうした情報は、ほぼ不要です。むしろ審査側に余計な確認を生みます。事実を簡潔に、1ページ以内でまとめる。それが一番強い書類です。

この記事では、在職証明書、雇用証明書、就労証明書、在籍証明書の違いを整理しつつ、用途別の例文、日本での実務上の注意点、発行依頼のコツまでまとめて解説します。すぐ使える文例も入れているので、人事担当者にも、社員本人にも役立つ内容になっています。

在職証明書とは何か

在職証明書とは、会社や事業主が、特定の人物の雇用状況を証明するために発行する文書です。通常は人事部、総務部、代表者、店舗責任者、または給与計算の担当者が作成します。記載内容の中心は、氏名、会社名、所属、役職、雇用形態、勤務期間、発行日、発行者情報です。必要があれば給与額や週の所定労働時間を加えます。

この書類の役割は推薦ではありません。仕事ぶりをほめる場でも、人物評価を書く場でもないです。第三者が知りたいのは、在籍の事実と基本条件だけです。たとえば不動産会社は家賃負担能力を見たいですし、金融機関は収入の安定性を見たい。入管や大使館は勤務先、雇用形態、就労期間の一貫性を確認したい。目的が違えば、必要項目も少し変わります。

短い文書ですが、信用に直結します。誤字、古い役職名、開始日のズレ、署名漏れ。このあたりは本当に目立ちます。たった1日の違いでも、住宅ローンやビザ申請では追加確認になることがあります。雑に作ると、あとで余計な工数がかかります。

よく使われる呼び方

• 在職証明書。現在その会社に在籍していることを示す一般的な呼び方です。
• 雇用証明書。雇用関係を証明する意味合いが強く、給与や雇用形態の記載を求められることがあります。
• 就労証明書。自治体提出書類で使われやすく、保育園申請などでは専用様式が指定されることが多いです。
• 在籍証明書。学校や社内向けに使われることもありますが、実務では在職証明書とほぼ同義で扱われることがあります。
• 雇用確認書、勤務証明書。提出先が独自にそう呼んでいるだけで、中身は似ていることが少なくありません。
• 英文在職証明書。海外の学校、金融機関、大使館、ビザ手続き向けに英語で発行する版です。

在職証明書、雇用証明書、就労証明書の違い

名前が違うと別物に見えますが、実務ではかなり重なります。違いは主に提出先とフォーマットです。特に日本では、自治体に出す就労証明書だけは専用様式であることが多く、会社が自由書式で作る在職証明書とは区別したほうが安全です。

たとえば、賃貸の申込みで「就業証明がほしい」と言われた場合でも、会社のレターヘッド入り在職証明書で足りることが多いです。反対に、保育園入園のために必要な就労証明書は、会社が独自に作った1枚ものでは受け付けてもらえないケースがあります。提出先の指定様式があるかどうか、まずそこを確認してください。

日本でよくある発行の進み方と書式の癖

日本では、在職証明書は「会社の正式文書らしさ」がかなり重視されます。といっても大げさな体裁が必要という意味ではなく、会社名、所在地、担当部署、担当者名、連絡先が見やすくそろっていることが大切です。大企業では人事部や総務部が定型テンプレートで発行し、中小企業では代表者名義や事務担当者名義で出すことも珍しくありません。

書式面では、宛名を「提出先各位」とし、本文は「下記の者が当社に在職していることを証明いたします」といった簡潔な定型文にするのが一般的です。日本語版では記名押印を添える運用もまだ多く、提出先によっては会社印があると安心されやすいです。一方で、海外提出用の英文版では押印より署名が自然に見られる場面が多いので、和文と英文で体裁を分ける会社もあります。

また、日本では「在職証明書」と「就労証明書」が混同されやすいですが、保育園申請のように自治体指定の就労証明書がある場面では、その様式に合わせるのが普通です。社員本人が依頼するときは、「賃貸用」「保育園用」「英文」など用途を先に伝えるだけで、発行側のやり取りがかなり減ります。こうした小さな確認が、日本の実務ではいちばん効きます。

在職証明書に記載すべき基本項目

良い在職証明書は、必要十分です。情報が足りないと差し戻されますし、多すぎると確認事項が増えます。基準は単純で、提出先が判断に必要な事実だけを書くことです。

必須で入れたい項目

• 本人の氏名。住民票やパスポート表記とズレない正式氏名が望ましいです。
• 会社名。法人名を省略せずに記載します。
• 所属部署と役職。役職がない場合は職種名でも構いません。
• 雇用形態。正社員、契約社員、パート、アルバイト、派遣など。
• 入社日。退職者なら退職日も記載します。
• 現在の在職状況。在職中、または何年何月何日まで勤務、という表現が一般的です。
• 発行日。古い証明書は受け付けられないことがあります。
• 発行者の氏名、役職、連絡先。電話番号はかなり重要です。
• 会社所在地。フォーマルさが上がり、確認しやすくなります。
• 署名または記名押印。日本では押印を求められる場面もまだあります。

依頼があれば入れる項目

• 月給、年収、時給などの報酬額。
• 週の所定労働時間、平均勤務日数。
• 賞与の有無や支給実績の概要。
• 勤務地、在宅勤務の有無。
• 今後も雇用継続見込みがある旨。ただし断定は慎重に。
• 社会保険加入状況。提出先が求める場合のみ。

良い在職証明書は、地味です。地味だから早く通ります。

書かないほうがいい内容

実務で避けたいのは、親切のつもりで余計なことを書くことです。とくに中小企業では、社長や店長が自分の言葉で長文を書いてしまいがちです。気持ちはわかりますが、証明書としては逆効果になりやすいです。

不要になりやすい情報

• 人柄や勤務評価に関する主観的コメント。
• 病気休職、懲戒、内部異動の事情など機微情報。
• 退職理由。本人が明示的に希望しない限り不要です。
• 家族構成や住所など、雇用確認と無関係な個人情報。
• 将来の昇給や雇用継続を保証するような断定表現。
• マイナンバー、口座情報、社員番号など不要な内部情報。

審査する側は、大量の書類を短時間で見ています。読んだ瞬間に必要事項が見えることが大事です。長々と説明するより、1段落で必要項目が完結しているほうが評価されます。

提出先別に見る、必要項目の違い

何のために出すのかで、入れるべき内容は変わります。ここを外すと、再発行になります。

賃貸審査だと、管理会社は在職の安定性と収入のバランスを見ます。そういう場面では、役職より給与のほうが重要になることがあります。一方、ビザや永住申請では、給与だけでなく雇用の安定性や継続性も見られます。だから、同じ社員の証明書でも、提出先が違えば文面は変えたほうがいいです。

在職証明書の基本フォーマット

自由書式で発行するなら、以下の順番が最も無難です。読み手が迷いません。

基本構成

• 発行日
• 宛名。通常は「提出先各位」または指定先名。
• 書類タイトル。在職証明書、雇用証明書など。
• 本文。氏名、役職、雇用形態、入社日、在職状況などを簡潔に記載。
• 必要なら給与や勤務時間。
• 問い合わせ先。担当部署、氏名、電話番号、メール。
• 会社情報。所在地、会社名。
• 発行責任者の署名または記名押印。

社判や角印が必須かどうかは提出先次第です。国内の一般的な賃貸審査なら、会社レターヘッドか会社情報入り、担当者署名ありで十分なことが多いです。海外提出では、サインのほうが重視される場面もあります。日本式の押印しかないと不自然に見えることもあるので、英文版は署名を忘れないほうが安全です。

在職証明書の例文、一般用

まずは、銀行、不動産会社、学校など、幅広く使える標準形です。給与情報を含める版にしています。

例文1、標準的な在職証明書

2026年5月14日

提出先各位

在職証明書

下記の者が、当社に在職していることを証明いたします。

氏名：佐藤 美咲 {.text-base .leading-relaxed .mb-4} 所属：営業本部 第一営業部 {.text-base .leading-relaxed .mb-4} 役職：シニアアカウントマネージャー {.text-base .leading-relaxed .mb-4} 雇用形態：正社員 {.text-base .leading-relaxed .mb-4} 入社日：2021年8月7日 {.text-base .leading-relaxed .mb-4} 在職状況：現在在職中 {.text-base .leading-relaxed .mb-4} 年収：785万円、賞与等の変動報酬を除く

本証明書に関するお問い合わせは、下記担当者までご連絡ください。

〒100-0005 東京都千代田区丸の内2-4-1 {.text-base .leading-relaxed .mb-4} ブライトハーバー・メディア株式会社 {.text-base .leading-relaxed .mb-4} 人事部長 田中 恒一 {.text-base .leading-relaxed .mb-4} 電話：03-5574-0184 {.text-base .leading-relaxed .mb-4} メール：[email protected]

以上

給与を書かないシンプルな在職証明書の例文

収入情報が不要な提出先なら、もっと短くて構いません。学校への提出や社内手続き、簡単な在籍確認ではこの形で十分です。

例文2、簡易版

2026年6月3日

提出先各位

在職証明書

下記の者は、当院に勤務していることを証明いたします。

氏名：山口 大輔 {.text-base .leading-relaxed .mb-4} 勤務先：ノースリッジ歯科クリニック {.text-base .leading-relaxed .mb-4} 職種：歯科助手 {.text-base .leading-relaxed .mb-4} 雇用形態：正社員 {.text-base .leading-relaxed .mb-4} 入職日：2024年2月12日 {.text-base .leading-relaxed .mb-4} 在職状況：現在在職中

ご不明点がございましたら、下記までお問い合わせください。

〒980-0014 宮城県仙台市青葉区本町1-8-22 {.text-base .leading-relaxed .mb-4} ノースリッジ歯科クリニック 事務長 石井 亜里沙 {.text-base .leading-relaxed .mb-4} 電話：022-555-0119

以上

賃貸審査向け、雇用証明書の例文

賃貸では、安定就労と収入がポイントです。長文は不要です。わかりやすく、数字を明記しましょう。

例文3、賃貸申込用の雇用証明書

2026年4月8日

提出先各位

雇用証明書

下記の者が当社に勤務していることを証明いたします。

氏名：高橋 沙也加 {.text-base .leading-relaxed .mb-4} 会社名：パインストリート・ロジスティクス株式会社 {.text-base .leading-relaxed .mb-4} 役職：倉庫運営スーパーバイザー {.text-base .leading-relaxed .mb-4} 雇用形態：正社員 {.text-base .leading-relaxed .mb-4} 入社日：2022年9月18日 {.text-base .leading-relaxed .mb-4} 在職状況：現在在職中 {.text-base .leading-relaxed .mb-4} 時給：2,940円 {.text-base .leading-relaxed .mb-4} 所定労働時間：週40時間

お問い合わせ先 {.text-base .leading-relaxed .mb-4} パインストリート・ロジスティクス株式会社 物流統括部 {.text-base .leading-relaxed .mb-4} 部長 久保 恒一 {.text-base .leading-relaxed .mb-4} 電話：06-5555-0147

以上

海外提出向け、英文在職証明書の例文

ビザ申請や海外の教育機関向けでは、英文の証明書を求められることがあります。トーンはフォーマルで十分ですが、難しい英語は不要です。情報の正確さが最優先です。

例文4、Certificate of Employment

CERTIFICATE OF EMPLOYMENT

This is to certify that Erika Sato is employed by Blue Cedar Hospitality Japan K.K. as a Front Office Manager. She joined the company on January 9, 2023 and remains a full-time employee as of the date of this certificate.

Her current monthly base salary is JPY 420,000, excluding bonuses and other variable compensation. This certificate is issued upon her request for submission to the relevant authority.

Issued on July 2, 2026 in Tokyo, Japan.

Monica Hayashi {.text-base .leading-relaxed .mb-4} Director of Human Resources {.text-base .leading-relaxed .mb-4} Blue Cedar Hospitality Japan K.K. {.text-base .leading-relaxed .mb-4} Tel: 03-5555-0168 {.text-base .leading-relaxed .mb-4} Email: [email protected]

パスポート表記が SATO ERIKA なら、その順序やスペルに合わせるべきかを先に確認してください。入管や大使館では、名前の順番ひとつで照合が止まることがあります。

退職者向け、勤務期間証明の例文

元社員からの依頼もよくあります。書き方は簡単で、現在在職中という表現をやめて、在籍期間を明示するだけです。退職理由まで書く必要は通常ありません。

例文5、退職者の雇用確認書

2026年3月21日

提出先各位

勤務期間証明書

下記の者が、当社に勤務していたことを証明いたします。

氏名：陳 真一 {.text-base .leading-relaxed .mb-4} 会社名：リバーストーンITサービス株式会社 {.text-base .leading-relaxed .mb-4} 役職：システムアナリスト {.text-base .leading-relaxed .mb-4} 雇用形態：正社員 {.text-base .leading-relaxed .mb-4} 在籍期間：2020年5月3日から2025年12月15日まで

追加確認が必要な場合は、下記までお問い合わせください。

リバーストーンITサービス株式会社 人事総務部 {:.text-base .leading-relaxed .mb-4} 担当：中原 友紀 {.text-base .leading-relaxed .mb-4} 電話：045-555-0133

以上

社員が会社に依頼するときの文面例

依頼があいまいだと、発行側は困ります。「在職証明ください」だけだと、給与が必要なのか、提出先はどこか、紙なのかPDFなのか、全部確認が必要です。人事からすると、ここで1往復増えるだけで半日遅れることがあります。

依頼メールの例

件名：在職証明書発行のお願い

人事部ご担当者様

賃貸契約の申込にあたり、在職証明書の発行をお願いできますでしょうか。提出先から、氏名、所属、役職、雇用形態、入社日、現在在職中であること、月額給与の記載を求められています。提出期限は2026年6月12日金曜日です。署名入りPDFで問題ありません。可能であれば6月10日までに受領したいです。

社員番号：A1842 {.text-base .leading-relaxed .mb-4} 氏名：中村 恒一 {.text-base .leading-relaxed .mb-4} 所属：営業企画部

お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

この依頼が通りやすい理由は、必要項目、期限、形式がそろっているからです。人事はそのまま作業に入れます。

依頼時に伝えるべきこと

• 何のために使うのか。賃貸、ローン、保育園、ビザなど。
• 提出先が求める記載項目。
• 給与額や勤務時間の記載が必要か。
• 提出期限。
• 紙、PDF、原本郵送、メール送付のどれが必要か。
• 宛名指定があるかどうか。

会社側が作成するときの実務手順

在職証明書は簡単そうで、意外と事故が起きます。担当者の記憶で作る、古い人事データを見てしまう、給与の税込税引前を取り違える、誰が署名するか決まっていない。どれも珍しくありません。だから、手順を固定したほうがいいです。

実務で失敗しにくい流れ

• 本人からの発行依頼かどうか確認する。
• 提出先と必要項目を確認する。
• 人事システム、給与システム、雇用契約書で事実を照合する。
• テンプレートを選ぶ。一般用、収入記載あり、英文用など。
• 会社レターヘッドまたは正式な会社情報入り様式を使う。
• 署名者を決める。人事責任者、総務責任者、代表者など。
• 発行履歴を残す。発行日、内容、交付先、交付方法など。

人事担当が2人しかいない会社でも、テンプレートを3種類持つだけでかなり楽になります。在職証明関連の依頼は、入退去、保育園、ローン、転職などの時期にまとまって発生しやすいです。毎回ゼロから作るのは非効率です。

すぐ使える短文テンプレート

時間がないとき用に、短い文型も載せておきます。必要に応じて会社名や数字を入れ替えて使えます。

短い在職証明のテンプレート

下記の者は、ケアリンク訪問看護ステーションにて、スケジュール調整担当として2023年10月2日より正社員として勤務しており、現在も在職中であることを証明いたします。お問い合わせは、人事担当 木村 玲奈、電話 03-5555-0191 までお願いいたします。

給与入りの短い雇用証明テンプレート

下記の者は、ハーバーシティ自動車整備株式会社において自動車整備士として2021年6月10日より正社員として勤務しており、現在の時給は3,125円です。詳細確認は、事務長 ロメロ 亜由美、電話 052-555-0128 までご連絡ください。

英文の短い証明テンプレート

This is to certify that Nina Patel has been employed by Silver Oak Learning Center Japan as an Academic Advisor since January 16, 2022 and remains a full-time employee as of the date of this letter. Issued by David Ellis, Administrative Director, on August 5, 2026.

よくあるミスと差し戻し理由

差し戻しの理由は、ほぼ決まっています。人事歴が長いと、見た瞬間に「あ、これは戻るな」とわかります。

典型的なミス

• 氏名の漢字ミス。
• 旧部署名や旧役職名のまま発行してしまう。
• 入社日が雇用契約書とズレている。
• 押印や署名、連絡先がない。
• 給与を月給ではなく年収で書いてしまい、提出先の指定とズレる。
• 税込か税引前かが不明。
• 提出先が指定する宛名を入れていない。
• PDFでよいのに原本発行に時間をかけて締切に遅れる。

5分見直すだけで防げるものばかりです。開始日や給与額は、記憶ではなくシステムで確認してください。入社日を店長の記憶に頼るのは、かなり危ないです。

在職証明書に関するよくある質問

内定通知書や雇用契約書と同じですか

違います。内定通知書や雇用契約書は、採用時点の条件を示す書類です。在職証明書は、現在または過去の雇用事実を証明する書類です。似ているようで、使う場面がまったく違います。

給与明細だけで代用できますか

場合によります。給与明細は収入の証明にはなりますが、現在も在職中か、正式な役職は何か、雇用形態はどうかまでは明確でないことがあります。提出先が「証明書」を求めているなら、素直に発行したほうが早いです。

上司が発行しても大丈夫ですか

小規模事業者なら問題ないことが多いです。ただし、給与や雇用契約の詳細を含む場合は、人事や総務、代表者のほうが適任です。提出先によっては、会社として正式に発行された形かどうかを見ます。

給与は必ず書くべきですか

必須ではありません。不動産会社やローン審査では必要になりやすいですが、学校提出や一般的な在籍確認では不要なことも多いです。求められていないなら、むやみに書かないほうが無難です。

長さはどれくらいが適切ですか

基本は1ページです。2ページ目に行くなら、だいたい情報過多です。証明書は説明文ではなく、確認文書です。

社印や公証は必要ですか

通常の国内手続きでは、そこまで求められないことが多いです。ただし、一部の海外提出や特定の行政手続きでは、押印、公証、翻訳証明を求められる場合があります。先に提出先へ確認したほうが確実です。

発行にどれくらい時間がかかりますか

早ければ当日、通常は1営業日から3営業日程度です。大企業で承認フローが長い、英文版が必要、押印原本の郵送が必要、という条件が重なると1週間ほどかかることもあります。締切直前に依頼すると、間に合わないことがあります。

人事担当者向け、テンプレート運用のコツ

社内で毎回文面が違うと、品質が安定しません。テンプレートは少なくて十分です。実務上は、次の3種類があれば大半をカバーできます。

持っておきたいテンプレート3種類

• 基本版。氏名、役職、雇用形態、入社日、在職状況のみ。
• 収入記載版。上記に月給または年収、勤務時間を追加。
• 英文版。海外提出用に会社名英語表記、署名欄、給与表記を整えたもの。

さらに、社内ルールを1枚にしておくと運用が楽です。たとえば「給与記載は本人申請時のみ」「退職理由は記載しない」「署名者は人事部長または管理部長」「発行履歴はGoogleスプレッドシートで管理」など。細かいですが、こういうルールが事故を防ぎます。

最後に

在職証明書、雇用証明書、就労証明書、英文の certificate of employment。呼び方はいろいろありますが、目的はほぼ同じです。本人の雇用事実を、正確に、簡潔に、第三者へ示すこと。それだけです。

依頼する側は、提出先が求める項目を具体的に伝えること。発行する側は、テンプレートを使い、事実確認をして、余計な情報を入れないこと。これで大半の手続きはスムーズに進みます。凝った文章はいりません。1ページで十分。むしろ、そのほうが通りやすいです。

もし会社でまだ統一様式がないなら、この記事の例文をベースに、一般用、収入記載用、英文用の3種類を整備しておくとかなり便利です。社員から急ぎで頼まれても、慌てずに出せます。人事の仕事は、こういう地味な整備で差がつきます。

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