Property & Service Officer

• gestire il ciclo completo degli ordini di acquisto all'interno del gestionale dell'organizzazione
• aggiornare e monitorare scadenziari, documentazione amministrativa, pratiche locative, utenze e tributi relativi a tutte le strutture
• supervisionare l'esecuzione dei cronoprogrammi dei servizi (pulizie, rifornimenti, servizi di cortesia), verificando il rispetto delle tempistiche e segnalando eventuali criticità al/alla coordinatore/trice
• analizzare preventivi di forniture e piccoli interventi, supportando il processo di selezione dei fornitori
• gestire le attività operative e amministrative relative alla telefonia mobile e fissa (attivazioni, cessazioni, database), nonché alla mobilità aziendale (parco auto, noleggio, Telepass)
• monitorare i fornitori dell'area Property & Services, garantendo continuità operativa, qualità del servizio e aggiornamento della documentazione contrattuale
• gestire l'ospitalità della Guest House e delle strutture ricettive di Milano, incluse prenotazioni, dotazioni, accoglienza e coordinamento dei servizi necessari
• supportare la gestione delle polizze assicurative Italia (auto, immobili, volontari, trasporti), inclusa la raccolta documentale e la comunicazione con le strutture interne
• aggiornare file di monitoraggio e supportare verifiche preliminari su fatture e costi ricorrenti dell'area Property & Services
• elaborare semplici analisi operative, reportistica e proposte di miglioramento da condividere con il/la responsabile del team
• gestire la rendicontazione e il cash flow della carta in dotazione all'ufficio

• abilità nell'utilizzo dei principali strumenti informatici, in particolare Excel
• competenze amministrative quali gestione scadenziari, archiviazione e aggiornamento documentazione, etc.
• ottima conoscenza della lingua italiana e inglese
• conoscenza operativa dei servizi di sede (pulizie, rifornimenti, servizi di cortesia)
• forte interesse e passione circa tematiche attinenti la cooperazione umanitaria e il terzo settore
• ottime capacità organizzative quali precisione e problem solving, nonché buone capacità relazionali e orientamento al servizio

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