Secrétaire services techniques

• Appuie les encadrants et les équipes des services techniques dans leur organisation professionnelle
• Assure l'accueil (téléphonique et physique) des Services techniques et un premier niveau d'information (ou oriente vers le Service compétent)
• Favorise la transversalité des informations
• Gérer les agendas des encadrants des Services techniques
• Suivre les réponses aux sollicitations diverses et participer à leur mise en forme
• Assurer le secrétariat du périmètre assigné
• Préparer des réunions et visites en lien avec l'activité des Services
• Organiser et planifier les astreintes dans l’ensemble de leurs modalités administratives
• Participer à la création et au déploiement d’outils et procédures de suivi de l’activité
• Assurer le lien avec les Responsables des équipes techniques (RET) et les équipes mobiles (E2M) notamment au titre des EPI
• Gérer l’utilisation des véhicules affectés à la Direction
• Être garant du professionnalisme de la Direction auprès des différents interlocuteurs aussi bien internes qu’externes
• Assurer l’accueil physique et téléphonique ainsi que l’information des visiteurs, partenaires et interlocuteurs internes ou externes
• Assurer une réponse de premier niveau / une orientation des demandes entrantes
• Préparer et assurer l’accueil des nouveaux arrivants
• Assurer la fluidité des transferts d’informations entre la collectivité et la Direction
• Assurer l’interface entre la Direction et les Responsables de service
• Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l’information nécessaire au bon fonctionnement des services
• Assurer la communication interne à la Direction
• Participer à la création, au déploiement et à la mise à jour des outils de suivi de la communication

• Connaissance et maîtrise des techniques et règles de l'assistance administrative
• Connaissance de certains logiciels (Word, Excel, logiciels gestion de courriers, …)
• La connaissance de l'institution régionale, de son organisation et ses circuits internes serait un plus
• Compétences rédactionnelles, d'analyse et de synthèse
• Polyvalence, adaptabilité et disponibilité
• Travail en équipe
• Transversalité

La connaissance de l'institution régionale, de son organisation et ses circuits internes

• horaires variables
• jusqu’à 2 jours de télétravail par semaine
• jusqu’à 23 jours de RTT par an
• participation financière à la mobilité verte
• offre de prestations de conciergerie
• un restaurant administratif de qualité (Rouen) et tickets restaurant (Caen)
• des tarifs avantageux pour les loisirs
• management agile à travers des campus dédiés
• formation de ses agents tout au long de leur carrière dans le cadre d’un plan de formation novateur