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L'HAD AP-HP, hôpital de l'Assistance Publique Hôpitaux de Paris, possède la particularité d'intervenir au domicile des patients, 24h/24 et 7 jours/7. Polyvalente et généraliste, elle couvre tous les âges de la vie, tous les modes de prises en charge, à l'exception de la psychiatrie. L'HAD AP-HP prend en charge près de 950 patients en moyenne par jour, sur l'ensemble du Grand Paris, pour 8,5 millions d'habitants ; ce territoire d'intervention s'étend progressivement pour couvrir l'ensemble de l'Île de France. Les patients sont adressés à l'HAD-AP-HP par les hôpitaux de l'AP-HP, d'autres établissements hospitaliers, publics ou privés, par les médecins libéraux, les SSIAD, les EHPAD, les établissements pour personnes handicapées.
Responsabilités
Assurer le secrétariat de la Direction des soins, des activités paramédicales et de la Direction des Ressources Humaines
Gestion des appels téléphoniques
Gestion des mails et des agendas
Organiser les réunions: définir une date, convier les participants, réserver les salles, s’assurer de la disponibilité et de la fonctionnalité du matériel nécessaire
Rédaction, saisie et diffusion des courriers, rapports, comptes rendus
Traitement et circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques, suivi des dossiers
Elaboration de tableaux de bord
Gestion administrative des stages des étudiants paramédicaux
Gestion de la Commission Locale des Soins Infirmiers de Rééducation et Médico-Technique
Organisation des réunions de la DSAP
Soutien en secrétariat de l’adjointe et des cadres supérieurs de santé de la DSAP
Participation à la préparation des congrès, séminaires: soutien à la réalisation de posters, de présentations
Participation à des réunions
Organisation des réunions de la Direction des Ressources Humaines: programmation, ordre du jour et compte-rendu
Organisation des déplacements de la DRH ou son adjointe et des RV individuels
Médailles: procédures et organisation de la cérémonie
Diffusion des informations de la DRH
Participation aux recrutements pour les directions
Procédures disciplinaires, contrôles des arrêts, contentieux
Continuité du secrétariat de la Direction Générale en période de congés ou d’absence
Exigences
Sens relationnel, diplomatie
Méthode, rigueur et sens de l'organisation
Esprit d'équipe
Discrétion et disponibilité
Qualités rédactionnelles
Respect de la confidentialité et de la déontologie
Adaptabilité, polyvalence
Capacité à faire du reporting
Outils bureautiques : Maitriser Word, Excel, Outlook et Power Point, Teams
Usage de l'IA
Missions de secrétariat
Connaître l'organisation et le fonctionnement interne de l'établissement
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