Description du poste
Mission générale : organiser et gérer les activités de l'agence en collaboration avec le Responsable d'Agence suivant les orientations stratégiques définies par la Direction Générale du Groupe. Gestion de l'agence: Organiser l'ensemble des tâches administratives de l'agence : Gestion, traitement & suivi du courrier arrivée/départ, suivre leur bon déroulement et reporter les informations aux différents services, Saisir, mettre en forme divers documents (courriers, rapports, …); Suivi, validation et saisie des absences du personnel (congés, journées RTT, maladie, accident); Gestion des contrats de travail en collaboration avec le service RH, Déclarations sociales (DPAE), Déclaration de mouvements de personnels, Suivi des visites médicales, Gestion de la mutuelle; Préparation & envoi des éléments au service paye pour établir les éléments de paie, Gestion des tickets restaurants / paniers repas; Gestion des achats internes : Validation des demandes d'achats, Suivre les directives Achats Groupe, Contrôle facture par rapprochement aux bons de commandes & livraison. Comptabilité & Gestion: Suivre périodiquement et analyser les indicateurs; Contribuer à la réalisation du budget et des tableaux de bord liés à l'activité commerciale; Facturation clients : Emission des factures clients, élaboration du plan de facturation, Contrôle du recouvrement et de la solvabilité clients; Factures fournisseurs : Réception, contrôle, suivi et saisie des factures fournisseurs et transmission au service comptable; Gestion des notes de frais des salariés. ADV: Saisir et envoyer les devis clients; Relancer les clients sur les devis proposés pour confirmation de commande; Enregistrer les devis acceptés dans l'ERP; Elaboration des dossiers de sous-traitance, Co traitance; Participer à la réalisation et au suivi des correspondances commerciales; Gestion des Appels d'offres : Préparation, montage, formalisation, contrôle & suivi des dossiers
