Chargé.e des Services Généraux

• Assurer le suivi opérationnel des services généraux
• Interface avec le gestionnaire de flotte automobile et nos assurances
• Gestion des services généraux: veiller au maintien d’un environnement de travail propre, sécurisé et respectueux des bonnes pratiques de tri et de recyclage
• Interface avec le gestionnaire de l’immeuble pour les opérations de sécurité, le signalement et le suivi de dysfonctionnements
• Suivi de la maintenance et de l’entretien des locaux
• Gérer les commandes et le stock de fournitures de bureau
• Gestion du tri et de la distribution du courrier
• Configurer et suivre les badges d’accès au siège social et au RIE
• Coordonner les travaux d’entretien avec les prestataires externes
• Participer aux négociations contractuelles avec les prestataires externes
• Gestion de la flotte automobile: suivre les commandes et les renouvellements des véhicules
• Suivre la réalisation de la livraison, le transfert et la restitution des véhicules et du matériel
• Gérer les factures, les cartes essence, les contraventions, les assurances et les sinistres
• Contrôler annuellement les attestations de permis des conducteurs
• Former et sensibiliser les conducteurs aux règles de fonctionnement et d’utilisation des véhicules
• Interface entre les conducteurs et le gestionnaire de flotte automobile externe
• Contrôler la facturation en lien avec les loueurs et le gestionnaire de flotte automobile externe
• Réaliser un reporting de l'activité selon des indicateurs pertinents
• Suivi des assurances et de la gestion administrative des services généraux: suivi des assurances et de la documentation associée
• Archiver les contrats des services généraux sur la plateforme dédiée
• Enregistrer, contrôler et gérer les factures fournisseurs, y compris la mise en place de la facturation électronique

• Formation de niveau Bac +2/3 (type DUT, licence) dans le domaine de la gestion, de l’administratif ou des achats
• Expérience similaire réussie dans un environnement tertiaire
• Maîtrise des outils de bureautique
• Excellentes qualités relationnelles
• Bon sens de l'organisation
• Rigueur
• Sens de l'organisation et de la gestion des priorités
• Sens du service
• Esprit d'initiative
• Pragmatisme
• Niveau d'anglais permettant de communiquer à l'oral et à l'écrit

Gestion d'une flotte automobile