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Chargé de Gestion Administrative et Financière

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Emplacement:
France , Montreuil

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Catégorie:
Administration de bureau

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Type de contrat:
Non fourni

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Salaire:

32000.00 EUR / Année
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Description du poste:

La Chargé.e de missions administratives et financières a pour rôle de gérer les aspects administratifs et financiers liés à la formation, incluant facturation, suivi des subventions, gestion des contrats d'apprentissage et conformité documentaire.

Responsabilités:

  • Facturation, dépôts et suivi des factures sur les différents portails publics et privés (OPCO pour le contrat d'apprentissage, France Travail, Chorus Pro...)
  • Suivi administratif des subventions : collecte et archive l’ensemble des pièces requises par les différents financeurs/partenaires de Simplon et notamment les documents nécessaires à la réalisation des bilans intermédiaires et finaux (centralisation des factures, et compilation dans tableaux de suivis budgétaires/subventions)
  • Suivi des charges directes liées à la formation et indirectes de Simplon (veille à la bonne imputation des codes analytiques)
  • Constitue et appui au montage des contrats d’apprentissage (convention de formation et cerfa), suit les dossiers, établit les documents et les pièces administratives qui y sont liés : enregistre et met à jour les informations/documents dans les outils, les bases de données dédiés selon les procédures Simplon (logiciel Ypareo)
  • Création de contrats de prestations de formateur via les outils interne (logiciel Ypareo)
  • Appuie à l’équipe dans le suivi des devis et factures afférentes
  • S’assure du bon paiements des factures prestataires et suivi des campagnes de paiements
  • Est garant·e de la centralisation et du bon classement de l’ensemble des documents administratifs, juridiques et comptables des prestataires mais aussi des fiches de présence des apprenant·e·s, les contrats et les pièces financières
  • Veille à la conformité des dossiers en général (procédure interne classement et archivage des documents administratifs, Qualiopi)

Exigences:

  • Esprit d’équipe (collaboration, communication)
  • Autonomie, capacité d’apprentissage et d’adaptation
  • Maîtrise de l’utilisation des systèmes d’information (suite Google)
  • Proactivité, autonomie, rigueur
  • Avoir une bonne compréhension ou à défaut, de l’intérêt pour les enjeux liés à la formation professionnelle
  • Intérêt pour la culture numérique et l’innovation sociale
  • minimum 1 an d’experiences
  • Français

Informations supplémentaires:

Offre publiée:
17 février 2026

Type d'emploi:
Temps plein
Type de travail:
Travail sur site
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Exigences
Exigences
  • Bac +2/3 en gestion, administration ou gestion de la formation
  • Expérience en organisme de formation
  • Maîtrise de Dendreo ou d’un ERP équivalent
  • Connaissance solide du cadre réglementaire de la formation professionnelle
  • Gestion administrative et réglementaire rigoureuse
  • Organisation logistique fiable
  • Maîtrise des outils numériques et ERP
  • Suivi financier et administratif
  • Relation avec financeurs et partenaires institutionnels
  • Rigueur extrême
Responsabilités
Responsabilités
  • Gestion administrative des formations (via Dendreo): Création et mise à jour des bases clients et apprenants
  • Inscriptions, convocations, conventions et documents administratifs
  • Suivi des présences, bilans, attestations
  • Paramétrage avancé du logiciel Dendreo
  • Reporting d’activité et indicateurs de suivi
  • Gestion financière opérationnelle: Élaboration des devis et propositions commerciales
  • Facturation et suivi des encaissements
  • Relation avec la comptabilité
  • Contrôle des facturations prestataires
  • Organisation logistique des formations: Planification des sessions en lien avec les équipes pédagogiques
  • Temps plein
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Exigences
Exigences
  • De formation Bac +2 minimum en assistanat de direction et/ou RH
  • Expérience de 2 ans minimum sur un poste similaire idéalement acquise en agence d'architecture ou secteur proche
  • Maîtrise du Pack Office
  • Notions de la suite Adobe (un +)
  • Personne organisée, rigoureuse et dotée d'un bon relationnel
  • Réactivité et aptitude à travailler en équipe
Responsabilités
Responsabilités
  • Secrétariat courant: Accueil physique et téléphonique des clients, partenaires et fournisseurs
  • Gestion du courrier entrant et sortant (postal et électronique)
  • Classement et archivage des documents administratifs et techniques
  • Préparation, rédaction et mise en forme de documents
  • Intendance agence (gestion des commandes, suivi tarifs et factures fournisseurs, suivi contrat de maintenance, etc.)
  • Support IT (suivi parc informatique, gestion contrats prestataires agence, comparatif prestataire, etc.)
  • Gestion des déplacements (Réservation déplacements)
  • RH: Préparation et suivi des dossiers du personnel (contrats, avenants, attestations…)
  • Suivi des présences, absences et congés
  • Suivi bilan d'heures et feuille de présence
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Ce que nous offrons
  • Télétravail ponctuel autorisé
  • Temps plein
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Exigences
  • Titulaire d'un Bac +2 en comptabilité ou gestion administrative
  • Au moins 1 année d'expérience dans le même domaine
  • Maîtrise de la réglementation des aspects comptables des charges locatives et les techniques de gestion des fluides
  • À l'aise avec les outils informatiques
  • Excellentes capacités d'analyse financière
  • Excellentes qualités rédactionnelles
  • Rigueur extrême dans le traitement des chiffres
  • Sens de l'écoute
  • Capacité à gérer des situations parfois conflictuelles
Responsabilités
Responsabilités
  • Vérifier et mettre à jour les clés de répartition par immeuble
  • Vérifier mensuellement la nature des produits des Bons de Travaux (BT) pour confirmer leur récupérabilité
  • Rassembler, contrôler et saisir les factures liées aux fluides et aux prestations de services
  • Calculer les quotes-parts de chaque locataire et ventiler les montants par logement
  • Gérer les relevés de confiance et suivre la consommation d'eau des locataires
  • Ajuster les provisions pour charges en fonction des révisions de tarification et des consommations réelles
  • Préparer les bilans de charges complets pour les associations de locataires
  • Participer activement aux réunions de bilans (préparation des supports, courriers d'invitation)
  • Répondre avec pédagogie aux demandes d'informations et aux réclamations des locataires concernant leurs charges
  • Temps plein
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Responsable exploitation cvc

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  • Expert(e) du CVC
  • Expérience dans un poste similaire ou Chargé(e) de maintenance/Contremaître confirmé (8-10 ans d'expérience)
  • Maîtrise technique indispensable (chaudières, froid, CTA)
  • Grande rigueur administrative
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  • Rigueur administrative sans faille pour piloter les indicateurs financiers
Responsabilités
Responsabilités
  • Pilotage Opérationnel & Management d'Équipes: Encadrement terrain, organisation des plannings, adéquation des ressources
  • Référent Technique métier: Accompagnement sur les diagnostics complexes, orientation des choix techniques sur le dépannage et la maintenance préventive
  • Sécurité & Conformité: Définition des consignes de sécurité, analyse des risques, respect des normes réglementaires
  • Gestion Administrative, Financière et Clientèle: Gestion des contrats, suivi administratif et financier du portefeuille, respect des engagements contractuels (SLA/KPI), production des reportings clients
  • Maîtrise budgétaire: Suivi financier des affaires en cours, engagement des dépenses, préparation de la facturation
  • Relation Client: Interlocuteur privilégié des donneurs d'ordres, garantie de la satisfaction client, pérennité de la relation commerciale par des points réguliers sur site
  • Développement & Performance Énergétique: Chiffrage & Travaux: Prise en charge de nouveaux sites, chiffrage des plans d'amélioration ou de renouvellement de matériel (GER), supervision de la réalisation des travaux en lien avec les chargés d'affaires
  • Expertise Énergétique: Force de proposition pour optimiser les consommations des fluides (gaz, bois, élec) et des énergies utiles, sensibilisation des équipes et des clients aux enjeux de décarbonation et d'efficacité énergétique
  • Temps plein
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Exigences
Exigences
  • Titulaire d’un M2 ou équivalent en droit, en gestion, en finances ou en RH
  • Expérience confirmée de 5 ans minimum sur une fonction de management d’un service ou d’une direction dans le domaine administratif et financier
  • Maîtrise des règles de gestion statutaire des agents contractuels et des fonctionnaires
  • Maîtrise des règles de la gestion financière et comptable publique
  • Forte capacité d’analyse, de synthèse et sens des chiffres
  • Vision stratégique, capacité d'analyser des situations complexes et de restituer les enjeux clés
  • Diplomate et aisance relationnelle, savoir instaurer des relations de confiance
Responsabilités
Responsabilités
  • Piloter et superviser l’activité des services de la direction
  • Encadrer directement les deux chefs de service et la chargée de prévention et des opérations immobilières
  • Garantir le respect du cadre réglementaire et des autorisations budgétaires
  • Être l’interlocuteur privilégié de la direction des services administratifs et financiers du Premier ministre et des instances budgétaires
  • Conseiller la Présidente et les secrétaires généraux dans la conduite des changements
  • Contribuer à la définition et à la mise en œuvre de la stratégie de pilotage des ressources humaines
  • Piloter la gestion financière, de la planification budgétaire pluriannuelle au suivi de l’exécution
  • Garantir la sécurité administrative et juridique dans les domaines des RH, des finances, des achats
  • Assurer la bonne gestion immobilière et logistique des locaux
  • Mettre en œuvre la politique de prévention et gérer les contributions de la direction aux projets institutionnels transverses
Ce que nous offrons
Ce que nous offrons
  • Crèche
  • salle de sport
  • restaurant sur place
  • local vélo
  • Formation
  • professionnalisation
  • montée en compétences
  • Temps plein
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Salaire:
34000.00 - 38000.00 EUR / Année
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Date d'expiration
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Exigences
Exigences
  • Bac +2 minimum en assistanat de direction et/ou RH
  • Expérience de 2 ans minimum sur un poste similaire idéalement acquise en agence d'architecture ou secteur proche
  • Maîtrise du Pack Office
  • Notions de la suite Adobe (un +)
  • Personne organisée, rigoureuse et dotée d'un bon relationnel
  • Réactivité et aptitude à travailler en équipe
Responsabilités
Responsabilités
  • Secrétariat courant: Accueil physique et téléphonique des clients, partenaires et fournisseurs
  • Gestion du courrier entrant et sortant (postal et électronique)
  • Classement et archivage des documents administratifs et techniques
  • Préparation, rédaction et mise en forme de documents
  • Intendance agence (gestion des commandes, suivi tarifs et factures fournisseurs, suivi contrat de maintenance, etc.)
  • Support IT (suivi parc informatique, gestion contrats prestataires agence, comparatif prestataire, etc.)
  • Gestion des déplacements (Réservation déplacements)
  • RH: Préparation et suivi des dossiers du personnel (contrats, avenants, attestations…)
  • Suivi des présences, absences et congés
  • Suivi bilan d’heures et feuille de présence
  • Temps plein
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Responsable administratif et financier

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  • Formation supérieure en finance, comptabilité ou gestion
  • Expérience significative sur un poste similaire en gestion administrative et financière
  • Solides compétences en analyse financière, contrôle de gestion et suivi budgétaire
  • Rigueur, sens de l’organisation et capacité à travailler en transversal avec différents services
  • Force de proposition et capacité à accompagner la Direction dans la prise de décision
Responsabilités
Responsabilités
  • Garantir la production et la fiabilité des données comptables et financières
  • Alimenter et suivre les outils de reporting et de contrôle et contribuer à leur amélioration continue
  • Mettre en place et suivre les tableaux de bord de gestion
  • Assurer le suivi de la facturation et du recouvrement dans le respect des délais
  • Participer à l’arrêté du chiffre d’affaires et de la marge et en assurer la communication auprès de la Direction
  • Gérer les aspects administratifs liés au personnel
  • Contrôler les bons de commande saisis par les équipes opérationnelles
  • Vérifier et analyser les factures fournisseurs
  • Suivre les charges, provisions et engagements de dépenses
  • Assurer le suivi des encours clients et des retards de paiement
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Assistant de gestion

Quelle stratégie adopterez-vous en tant qu'Assistant(e) de gestion pour optimise...
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31 mai 2026
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Exigences
Exigences
  • Maîtrise indispensable du pack Office
  • Notions solides en comptabilité client et fournisseur, y compris la saisie et le contrôle des factures
  • Expérience de deux ans minimum en secrétariat ou assistance administrative
  • Aptitude à organiser et prioriser diverses tâches de gestion courante et à fournir un support efficace
  • Formation type BTS Gestion PME/PMI ou équivalent, atout appréciable
Responsabilités
Responsabilités
  • Soutenir les activités administratives et financières en contribuant à la gestion des opérations quotidiennes essentielles
  • Émission et suivi des factures clients tout en assurant les relances nécessaires
  • Saisie méticuleuse et vérification rigoureuse des factures fournisseurs
  • Réalisation précise des rapprochements bancaires, dont le lettrage et les encaissements
  • Exécution de divers travaux de secrétariat et de gestion administrative
  • Assistance organisationnelle et opérationnelle auprès des trois chargés d'affaires
Ce que nous offrons
Ce que nous offrons
  • Frais de transport en commun
  • Prévoyance santé
  • Tickets restaurants
  • Temps plein
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