Chargé de Gestion Administrative et Financière Emplois

Description du poste

La Chargé.e de missions administratives et financières a pour rôle de gérer les aspects administratifs et financiers liés à la formation, incluant facturation, suivi des subventions, gestion des contrats d'apprentissage et conformité documentaire.

Responsabilités

Facturation, dépôts et suivi des factures sur les différents portails publics et privés (OPCO pour le contrat d'apprentissage, France Travail, Chorus Pro...)
Suivi administratif des subventions : collecte et archive l’ensemble des pièces requises par les différents financeurs/partenaires de Simplon et notamment les documents nécessaires à la réalisation des bilans intermédiaires et finaux (centralisation des factures, et compilation dans tableaux de suivis budgétaires/subventions)
Suivi des charges directes liées à la formation et indirectes de Simplon (veille à la bonne imputation des codes analytiques)
Constitue et appui au montage des contrats d’apprentissage (convention de formation et cerfa), suit les dossiers, établit les documents et les pièces administratives qui y sont liés : enregistre et met à jour les informations/documents dans les outils, les bases de données dédiés selon les procédures Simplon (logiciel Ypareo)
Création de contrats de prestations de formateur via les outils interne (logiciel Ypareo)
Appuie à l’équipe dans le suivi des devis et factures afférentes
S’assure du bon paiements des factures prestataires et suivi des campagnes de paiements
Est garant·e de la centralisation et du bon classement de l’ensemble des documents administratifs, juridiques et comptables des prestataires mais aussi des fiches de présence des apprenant·e·s, les contrats et les pièces financières
Veille à la conformité des dossiers en général (procédure interne classement et archivage des documents administratifs, Qualiopi)

Exigences

Esprit d’équipe (collaboration, communication)
Autonomie, capacité d’apprentissage et d’adaptation
Maîtrise de l’utilisation des systèmes d’information (suite Google)
Proactivité, autonomie, rigueur
Avoir une bonne compréhension ou à défaut, de l’intérêt pour les enjeux liés à la formation professionnelle
Intérêt pour la culture numérique et l’innovation sociale
minimum 1 an d’experiences
Français

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Adjoint chargé des questions administratives et financières auprès de la directrice des Services et des réseaux, directrice générale adjointe

Adjoint chargé des questions administratives et financières auprès de la directrice des Services et des réseaux, directrice générale adjointe

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Chargé.e de Marketing et Communication

Chargé.e d’accueil et de mise en place

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