Assistante de Direction - secrétariat

• Assurer le travail de secrétariat du SFEHR et de la DPDA (Directeurs, Responsables, Acheteurs, Juristes-Marchés, éventuels stagiaires) et prendre en Charge des missions transversales de coordination pour l'ensemble des équipes du PIC ACHAT, notamment le remplacement de l'assistante de direction générale du PIC Achat en cas d'absence
• Accueil des visiteurs, réception et filtrage des appels téléphoniques
• Référent administratif
• Référent informatique : liaison avec le service informatique
• Mise à jour des agendas et respect des délais et du suivi des parapheurs
• Traitement du courrier entrant et sortant : tri, classement, copie, mise à jour des registres (chronos)
• Suivi des congés
• Tenue du tableau de service (présence/absence), pré-traitement des demandes de congés en fonction des règles du département, préparation des documents à faire signer, classement, etc..)
• Fiches et tableaux divers de contrôle du département
• Fiches d'écart reçus en regard du Système de Management de la Qualité (SMQ) d'ACHAT
• Courriers divers (Prises de note, envoi ou transmission, reprographie le cas échéant), principalement : Notes, lettres, comptes rendus, Courriers post CDT (Commission de Transparence) ou CCP (Commission des Contrats Publics), Notification de marchés ou avenants aux fournisseurs, Transmission
• Accueil téléphonique

• Formation secrétariat et/ou expérience d'au moins deux ans sur un poste de secrétariat ou de gestionnaire économat
• Discrétion et confidentialité, sens des relations professionnelles et du travail en équipe
• Probité et sens du service public
• Rigueur et sens de l'organisation
• Esprit d'initiative
• Disponibilité
• Bonne maitrise logiciels Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Teams
• Maîtrise d'internet et de l'utilisation des messageries électroniques
• Connaissance de SAP

Une formation d'initiation aux marchés publics sera proposée à la prise de poste