Assistante de bureau

• Réception et opérations administratives (30%): Servir de premier point de contact en accueillant les visiteurs, en répondant aux appels entrants et en gérant le courrier et les livraisons par coursier
• Préparer les bordereaux d'expédition et coordonner les envois sortants via FedEx et West Island Express
• Suivre les livraisons par coursier, assurer le suivi des retards et ouvrir des dossiers de service si nécessaire
• Commander et gérer les fournitures de bureau, la papeterie, les articles d'entretien, le café et les fournitures de cuisine
• Entretenir les espaces communs, notamment faire fonctionner le lave-vaisselle et nettoyer quotidiennement les machines à café
• Coordonner la mise en place du programme hebdomadaire de fruits frais
• Aider à la coordination des événements au bureau, du service de restauration et des décorations saisonnières
• Coordination des échantillons (60%): Organiser la réception, le déballage et le stockage des échantillons de produits alimentaires surgelés
• Coordonner les notifications aux parties prenantes internes et gérer les commandes de glace carbonique et d'emballages
• Tenir à jour l'inventaire précis du congélateur et l'organisation du stockage
• Préparer et gérer les formulaires liés aux expéditions transfrontalières
• Numériser et distribuer les documents liés aux expéditions vers l'Amérique latine et à l'exportation
• Se rendre à l'aéroport si nécessaire pour récupérer des colis urgents (frais remboursés)
• Soutien administratif (10%): Examiner et approuver les factures liées aux services de messagerie, aux fournisseurs et aux services de bureau
• Assister la direction dans les tâches administratives, notamment le suivi, le classement, l'organisation et la documentation

• Maîtrise de l'anglais (écrit/oral)
• maîtrise professionnelle du français oral
• Expérience dans le domaine de l'accueil en réception
• Excellentes compétences en communication et sens du service à la clientèle
• Très organisé(e) et soucieux(se) du détail
• Capable de travailler de manière autonome et de gérer plusieurs priorités
• Maîtrise de Microsoft Office (Excel, Word, Outlook)

Une expérience avec SAP Business One (SAPB1) est considérée comme un atout

• Participation au plan annuel de primes discrétionnaires
• Couverture d'assurance santé/dentaire (100 % des primes payées par l'entreprise)
• Télémédecine Telus Virtual Health Care
• 2 semaines de vacances payées par an
• 5 jours de congé personnel/maladie par an
• Abonnement subventionné à 50 % à la salle de sport Fit Form, située en bas de la rue du bureau
• Horaires de travail flexibles le vendredi (fin de journée à 13 heures pendant les mois d'été, à 15 heures les autres mois)
• Environnement de travail décontracté et professionnel
• Programme hebdomadaire de fruits frais au bureau
• Siège social flambant neuf
• Parking gratuit sur place avec bornes de recharge électrique gratuites
• Terrasse extérieure pour les déjeuners et les événements
• Sorties d'entreprise entièrement payées par l'entreprise