Assistante administrative

• Assurer l'accueil physique et téléphonique, orienter et renseigner les interlocuteurs (collègues, prestataires, usagers) et traiter les sollicitations courantes
• Gérer le courrier entrant et sortant, les emails et les flux documentaires : réception, tri, numérisation, archivage et distribution auprès des services concernés
• Préparer, suivre et classer les dossiers administratifs et techniques (contrats, bons de commande, factures, attestations…), en veillant à la conformité et à la complétude des pièces
• Suivre les commandes et achats courants : saisie des demandes, suivi des livraisons, relances fournisseurs et mise à jour des tableaux de suivi
• Assurer le support à la gestion des plannings et des réunions : organisation logistique, préparation des convocations, rédaction des comptes rendus et diffusion des documents
• Participer au suivi administratif des chantiers et des interventions : suivi des autorisations, tenue des registres, constitution des dossiers de réceptions et transmission des pièces au service concerné
• Contribuer à l'amélioration des procédures et outils administratifs (gabarits de documents, listes de contrôle, tableaux de suivi) et proposer des actions pour optimiser les flux
• Collaborer avec les équipes RH et comptabilité pour la transmission des éléments nécessaires (notes de frais, contrats, pièces justificatives) et participer aux points de coordination interservices

• Diplôme : Bac à Bac +2 en administration, secrétariat, gestion ou équivalent
• Expérience : 1 à 3 ans souhaitée sur un poste administratif, idéalement dans le secteur public, ferroviaire ou des infrastructures. Les personnes justifiant d'une expérience significative en accueil/gestion documentaire sont encouragées à postuler
• Connaissances : bonnes pratiques de gestion documentaire, notions de suivi de commandes et de facturation
• maîtrise des procédures internes et règles de confidentialité
• Compétences informatiques : maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et aisance avec les outils de gestion documentaire et de collaboration (partages de fichiers, agendas partagés)
• Langues : français courant requis. La connaissance de l'anglais administratif est un plus selon l'activité du service
• Qualités : sens de l'organisation, rigueur, autonomie, capacité à prioriser les tâches, sens du service et aisance relationnelle pour travailler avec des interlocuteurs variés

La connaissance de l'anglais administratif est un plus