Assistante administrative et réceptionniste

• Traite les commandes des clients de détail et industriels (Canada et États-Unis) dans le système M1
• Transmet toutes les commandes aux services concernés
• Récupère et confirme les commandes par voie électronique à l'aide du système Deblex et fournit la confirmation aux clients
• Envoie les commandes via le système EDI ainsi que par courriel
• S'occupe du contrôle des stocks via la fonction de gestion des livraisons dans le système M1
• S'assure que la marchandise expédiée est déduite de l'inventaire
• Recevoir la confirmation du service d'expédition
• S'assure que les quantités expédiées correspondent à la commande pour compléter la facture
• Mettre à jour les informations sur les produits finis (FDA, codes tarifaires, C.O.O., codes fournisseurs, etc.)
• Prépare et met à jour toute la documentation avec les numéros d'enregistrement FDA et la liste principale des fabricants
• Avise les clients des dates de livraison ou d'enlèvement des commandes
• Informer le transporteur choisi par le client
• S'assurer que les commandes sont expédiées (nombre adéquat de palettes, de caisses et poids exact)
• Assure le suivi des produits expédiés auprès du transporteur (site du transporteur ou par téléphone) et veille au respect de la date de livraison
• Remplir la documentation pour les transferts entre entrepôts
• Met à jour le carnet de commandes et tous les documents relatifs aux activités de vente/commandes quotidiennes
• Prépare les échantillons et les factures pour les clients actuels et potentiels
• S'assure que les factures sont envoyées par courrier ou par courriel selon les spécifications du client
• Est responsable des envois généraux qui passent par la boîte aux lettres
• S'occuper régulièrement de l'entretien du bureau et veiller à sa propreté
• Aider d'autres départements si nécessaire
• Veiller à ce que les principes de sécurité alimentaire et de BPF soient respectés
• Aviser les responsables en cas de problèmes de qualité ou de sécurité alimentaire afin qu'ils puissent prendre des mesures
• Répondre aux demandes de renseignements des consommateurs et traiter les plaintes

• Parfaitement bilingue en français et en anglais - oral/écrit/compréhension
• Communiquer en Anglais avec des clients/partenaires/employés anglophones situés hors du Québec sur une base quotidienne/régulière
• Capable de travailler dans un environnement au rythme rapide, qui exige le multitâche et le travail d'équipe
• Doit posséder une forte orientation client et des compétences axées sur le service, ainsi qu'une capacité avérée à recevoir, retenir et traiter les demandes de manière claire et efficace
• Capable de respecter des délais stricts
• Doit avoir l'esprit d'équipe
• Avoir un sens aigu du détail
• Discrétion et confidentialité

avantages médicaux et dentaires