Assistant Planification

• Support dans l'exécution des activités commerciales: assure le suivi du traitement des demandes clients
• assure la mise en forme, l'envoi des devis et offres dans le respect des politiques commerciales et assure la relance auprès des clients
• enregistre les commandes client et assure le suivi du portefeuille commercial dans les systèmes d'information
• gère et suit la base prospects clients
• l'ordonnancement des activités en lien avec les responsables de secteurs et/ou les chargés d'affaires et/ou le donneur d'ordre: consolide le plan de charge annuel de l'ensemble des activités selon les prévisions
• affecte les ressources nécessaires (humaines et matérielles) aux activités et procède aux mises à jour
• anime une revue de planning hebdomadaire afin de garantir la réalisation des activités
• assure un échange d'information régulier avec le donneur d'ordre sur l'avancement des interventions et arbitrages nécessaires
• fait remonter les informations et les demandes d'arbitrages relatives au planning auprès du chargé d'affaires et/ou du responsable de secteur, et le cas échéant, du Gérant
• assure un suivi des ressources au quotidien (suivi congés, décalage des interventions... ) et alerte sur la charge et les besoins en ressources
• contrôle la saisie des heures et kms des ordres de services (OS) ainsi que leur validation et signale les écarts
• suivi administratif et logistique des travaux neufs et prestations de maintenance et services: assure le traitement des demandes d'achats du chargé d'affaires et/ou du responsable de secteur (commande, réception, gestion des stocks) conformément aux contrats et politique achat en vigueur
• assure la facturation des interventions et le traitement des travaux modificatifs
• enregistre la traçabilité des dispositifs médicaux
• établit les déclarations de sous-traitance et dossiers de cautionnement et garantie bancaire
• informe sur l'avancement général des affaires
• suivi administratif de l'agence et du personnel: assure l'accueil téléphonique et le traitement du courrier
• apporte les éléments nécessaires à l'établissement de la paie
• gère les formalités administratives en coordination avec le gérant et le responsable ressources humaines
• assure la coordination avec les services partagés sur des sujets liés à la comptabilité, aux achats, ou à la gestion de flotte
• contribue à la production et à l'analyse des rapports d'activité (chiffre d'affaires, coûts et indicateurs)

• Bac+2 ou équivalent
• première expérience réussie sur des fonctions similaires
• aisance informatique
• excellente communication orale et écrite
• capacité d'analyse
• sens du service
• bonne écoute
• capacité à assurer la confidentialité
• relationnel
• travail en équipe
• autonomie
• sens de l'initiative
• rigueur
• gestion des priorités
• sens des responsabilités
• capacité à s'adapter à son environnement
• 2 année(s) d'expérience

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