Assistant du directeur générales des services

• Assurer un soutien opérationnel à l'activité du DGS
• Assister le DGS dans la gestion du planning, dans l'organisation matérielle des réunions de direction (convocations, ordres du jour, créations de supports, rédaction et diffusion de comptes rendus), et dans le suivi des dossiers
• Être responsable de l'enregistrement et de la diffusion des courriers reçus par la direction de l'université
• Coordonner la gestion des recours gracieux reçus par la direction de l'établissement
• Participer aux opérations de gestion préparatoires à l'activité événementielle de l'établissement
• Assurer en autonomie le suivi de dossiers opérationnels transversaux
• Participer à l'optimisation des procédures de gestion administrative courantes
• Tenir l'agenda du DGS, planifier et organiser des réunions
• Rédiger des courriers, notes et comptes rendus de réunions
• Gérer les déplacements
• Assurer le suivi financier des activités de la Direction générale des services
• Gérer le courrier
• Enregistrer les recours gracieux et réaliser les adressages internes
• Assurer le suivi de dossiers transversaux
• Participer à différentes opérations de gestion de l'événementiel (réservation de salles, demandes d'informations, etc.) pour le compte du DGS

• Bonne maîtrise des outils bureautiques, (traitement de texte, tableur)
• Capacités d'analyse, de synthèse et de rédaction
• Autonomie
• Excellentes compétences en communication, écrite et orale
• Capacité à rendre compte
• Discrétion professionnelle
• Sens de l'organisation et respect des délais
• Sens de l'initiative
• BAC à BAC+3
• Expérience préalable en secrétariat / assistanat de direction
• Connaissance de l'environnement et du fonctionnement universitaires
• Connaissances en Anglais appréciées (niveaux B1/B2)
• Maitrise de la suite Microsoft Office
• Disponibilité en cas d'événements institutionnels (soumise à régime de récupération horaire)

Connaissances en Anglais appréciées (niveaux B1/B2)

• 51 jours ouvrés de congés par an
• Télétravail jusqu'à 2,5 jours par semaine en fonction des nécessités de service possible après 6 mois d'ancienneté (avec indemnités à hauteur de 2,88 euros par jour télétravaillés, plafonné à 220 euros par an)
• Organisation possible de la semaine (37h05) sur 5 jours ou 4,5 jours
• Un accompagnement personnalisé des parcours professionnels : formation, préparation concours et évolution professionnelle
• Restauration sur place avec participation financière de l'établissement
• Emplacement de parking gratuit sur site (voiture + vélo)
• Participation de l'établissement aux abonnements de transport en commun
• Participation de l'établissement à la complémentaire santé
• Nombreuses activités sportives et culturelles organisées sur place pour le personnel (Sports : participation pour accéder à toutes les activités 36€ par an)
• Avantages sociaux : aide périscolaire, chèques vacances, et CESU