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Assistant de gestion de formation professionnelle

niversité Jean Moulin Lyon 3

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Emplacement:
France , Lyon

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Catégorie:
Éducation

Job Type Icon

Type de contrat:
Non fourni

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Salaire:

2000.00 EUR / Mois
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Description du poste:

Située au cœur de Lyon et de Bourg-en-Bresse, l’Université Jean Moulin offre un espace d’apprentissage et de recherche centré sur les sciences humaines et sociales. Avec 7 écoles doctorales et 19 unités de recherche, elle développe une recherche interdisciplinaire, en lien avec les grandes questions de société. Membre de l’Université de Lyon, elle accueille plus de 28 000 étudiants et propose un large éventail de formations du BUT au doctorat dans un cadre d’études de qualité.

Responsabilités:

  • Assurer la gestion opérationnelle et administrative des actions de formation professionnelle
  • Accueil / information / orientation de premier niveau des publics via les boîtes aux lettres électroniques et génériques, et, la plateforme numérique FranceVae
  • Gestion les actions de formation “en incubation” portées par le pôle DI jusqu'au transfert vers la composante de destination
  • Gestion des aspects budgétaires des actions de formation en lien avec le pôle Gestion du Service Commun
  • Gérer les comptes génériques et demandes entrantes (téléphone / mails)
  • Tenir à jour les tableaux de bord de flux de demandes
  • Instruire les candidatures (vérification des pièces, relances, conformité) (Outil E-Candidat)
  • Établir les devis et les éléments administratifs nécessaires, et, contribuer au montage des dossiers de financement
  • Assurer le suivi administratif avec les individus et entreprises
  • Préparer les conventions ou contrats et suivre le circuit de signatures
  • Assurer l'interface avec les services de l'université concernés (juridique, financier, composante, intervenants)
  • Organiser la logistique : salles, matériel, reprographie, accueil des intervenants, pauses / restauration si besoin, signalétique
  • Suivre l'exécution : cohérence du planning, coordination des ajustements, information des participants
  • Produire et gérer les émargements
  • Centraliser les éléments de service fait nécessaires aux financeurs (OPCO, entreprises…) et au processus qualité
  • Participer à la réalisation du bilan de la session (attestation, enquête de satisfaction…)
  • Préparer la facturation des actions des deux pôles
  • Saisir / suivre les opérations de facturation selon l'organisation retenue (SIFAC), et suivre les encaissements en lien avec la DAF Recettes

Exigences:

  • Connaissance de l'environnement de l'enseignement supérieur et organisation d'un service de formation continue
  • Connaissance de l'écosystème de la formation continue
  • Bases du droit de la formation et du travail
  • Techniques de gestion administrative et financière (logique “service fait / preuves”), et, de présentation écrite et orale
  • Savoir instruire des dossiers, vérifier la complétude, relancer, sécuriser un circuit de signatures
  • Savoir organiser la logistique d'une action de formation (salles, documents, intervenants, pauses)
  • Savoir concevoir / alimenter des tableaux de bord, planifier, prioriser, tenir les délais
  • Savoir préparer, émettre et suivre la facturation (données fiables, pièces justificatives, suivi)
  • Savoir planifier son activité en tenant compte des priorités et des échéances
  • Savoir mettre en œuvre et optimiser des procédures de gestion
  • Savoir réguler des dysfonctionnements
  • Sens du service public et de la relation usagers, écoute, diplomatie, pédagogie
  • Rigueur, fiabilité, discrétion/confidentialité, réactivité, esprit d'équipe
  • Esprit d'analyse, autonomie
  • Diplôme souhaité : Licence
  • Expérience en gestion de scolarité ou en formation continue est un plus
  • Connaissance du Pack Office (Excel ++), messagerie, outils de visio
  • Connaissance de l'outil financier/comptable de l'université (SIFAC)
  • Connaissances des outils métier (E-Candidat - FcaManager – SIFAC) est un plus

Souhaitable:

  • Une expérience en gestion de scolarité ou en formation continue est un plus
  • Connaissances des outils métier (E-Candidat - FcaManager – SIFAC) est un plus
Ce que nous offrons:
  • 51 jours ouvrés de congés par an
  • Télétravail jusqu’à 2,5 jours par semaine en fonction des nécessités de service possible après 6 mois d’ancienneté (avec indemnités à hauteur de 2,88 euros par jour télétravaillés, plafonné à 220 euros par an)
  • Organisation possible de la semaine (37h05) sur 5 jours ou 4,5 jours
  • Un accompagnement personnalisé des parcours professionnels : formation, préparation concours et évolution professionnelle
  • Restauration sur place avec participation financière de l’établissement
  • Emplacement de parking gratuit sur site (voiture + vélo)
  • Participation de l’établissement aux abonnements de transport en commun
  • Participation de l’établissement à la complémentaire santé
  • Nombreuses activités sportives et culturelles organisées sur place pour le personnel (Sports : participation pour accéder à toutes les activités 36€ par an)
  • Avantages sociaux : aide périscolaire, chèques vacances, et CESU

Informations supplémentaires:

Offre publiée:
14 février 2026

Expiration:
04 mars 2026

Type d'emploi:
Temps plein
Type de travail:
Travail sur site
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France , Clichy
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35000.00 - 38000.00 EUR / Année
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Date d'expiration
31 mars 2026
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Exigences
Exigences
  • Minimum 5 ans d'expérience solide dans la gestion de formation, idéalement au sein d'un Organisme de Formation ou d'un grand groupe industriel
  • Maîtrise avancée du Pack Office
  • Excellente connaissance du cadre légal de la formation en France
  • Capacité rédactionnelle réelle avec une maîtrise irréprochable de l'orthographe et de la grammaire
  • Excellent relationnel, sens de la communication, grande disponibilité et adaptabilité
  • Goût marqué pour le monde de la formation
Responsabilités
Responsabilités
  • Gestion de la Contractualisation : Gérer la mise à disposition des formateurs, les contrats de sous-traitance, les bons de commande, ainsi que les flux de facturation et refacturation interne/externe
  • Pilotage du Financement : Constituer les dossiers de preuve pour les financeurs (évaluations de satisfaction, acquis, attestations de présence et certificats de réalisation)
  • Administration & Logistique : Gérer les inscriptions, l'organisation matérielle et la logistique des sessions de formation de l'OF interne
  • Expertise Réglementaire : Veiller au respect des obligations légales d'un prestataire de formation (Bilan Pédagogique et Financier, déclaration d'activité, TVA, règlement intérieur, certifications professionnelles)
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Assistant d'expert sinistre

Adenes, groupe international d’expertise après sinistre, nous sommes à la recher...
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Emplacement
France , Limoux
Salaire
Salaire:
24000.00 - 25700.00 EUR / Année
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ELEX France
Date d'expiration
Jusqu'à nouvel ordre
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Exigences
Exigences
  • De formation Bac+2/3 (BTS, Licence Assurance, Assistant manager, Assistant de gestion)
  • Idéalement une première expérience réussie dans l’assurance, l’expertise, ou en assistanat de gestion
  • Sens du service et de la satisfaction client
  • Capacité d'analyse et de décision
  • Capacité à travailler en équipe
  • Sens de l'organisation et rigueur (gestion des pics d’activité)
  • Réactivité, proactivité, autonomie
  • Aisance relationnelle et qualités rédactionnelles
  • Bonne humeur et implication
  • Agilité sur les outils informatiques
Responsabilités
Responsabilités
  • Assister les experts sinistres dans toutes les phases du processus de gestion des dossiers en veillant à ce que les dossiers soient traités de manière efficace et en temps opportun
  • Garantir la relation avec les sinistrés, répondre aux appels téléphoniques et aux courriels des clients, en leur fournissant des informations précises et en les orientant vers les ressources appropriées
  • Préparer et saisir les rapports d'expertise, les documents juridiques et les correspondances liés aux sinistres
  • Collaborer conjointement avec les autres départements de l'entreprise pour assurer une communication fluide et une résolution efficace des sinistres
Ce que nous offrons
Ce que nous offrons
  • Parcours d’intégration individuels
  • Management de proximité
  • Accompagnement et formations internes
  • Opportunités d’évolution et de mobilité interne Groupe
  • Attachement à la valeur du collectif et à la satisfaction client
  • Politique RSE
  • Attention pour l’équilibre vie professionnelle vie personnelle: 37h hebdomadaires avec 12 RTT annuels, flexibilité horaire d’arrivée et de départ, Télétravail
  • Carte tickets-restaurant
  • Contrat santé avec prise en charge Employeur
  • Epargne salariale
  • Temps plein
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Assistant d'expert sinistre

Adenes, groupe international d’expertise après sinistre, nous sommes à la recher...
Emplacement
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France , Reims
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24000.00 - 25700.00 EUR / Année
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ELEX France
Date d'expiration
Jusqu'à nouvel ordre
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Exigences
Exigences
  • De formation Bac+2/3 (BTS, Licence Assurance, Assistant manager, Assistant de gestion)
  • Idéalement une première expérience réussie dans l’assurance, l’expertise, ou en assistanat de gestion
  • Sens du service et de la satisfaction client
  • Capacité d'analyse et de décision
  • Capacité à travailler en équipe
  • Sens de l'organisation et rigueur (gestion des pics d'activité)
  • Réactivité, proactivité, autonomie
  • Aisance relationnelle et qualités rédactionnelles
  • Bonne humeur et implication
  • Agilité sur les outils informatiques
Responsabilités
Responsabilités
  • Assister les experts sinistres dans toutes les phases du processus de gestion des dossiers en veillant à ce que les dossiers soient traités de manière efficace et en temps opportun
  • Garantir la relation avec les sinistrés, répondre aux appels téléphoniques et aux courriels des clients, en leur fournissant des informations précises et en les orientant vers les ressources appropriées
  • Préparer et saisir les rapports d'expertise, les documents juridiques et les correspondances liés aux sinistres
  • Collaborer conjointement avec les autres départements de l'entreprise pour assurer une communication fluide et une résolution efficace des sinistres
Ce que nous offrons
Ce que nous offrons
  • Parcours d’intégration individuels
  • Management de proximité
  • Accompagnement et formations internes
  • Opportunités d’évolution et de mobilité interne Groupe
  • Attachement à la valeur du collectif et à la satisfaction client
  • Politique RSE
  • Attention pour l’équilibre vie professionnelle vie personnelle: 37h hebdomadaires avec 12 RTT annuels, flexibilité horaire d’arrivée et de départ, Télétravail
  • Avantages sociaux: Carte tickets-restaurant et Contrat santé avec prise en charge Employeur, Epargne salariale et Compte Epargne-Temps
  • Modèle de Télé travail, jours fixes et flexibles, laissant le choix à chacun (plus de 100 jours annuels)
  • 13ème mois payé à partir du 1er mois de présence en entreprise
  • Temps plein
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Assistant administratif et commercial

Permettre à tout un chacun de trouver sa juste place dans le monde d’aujourd’hui...
Emplacement
Emplacement
France , Montreuil
Salaire
Salaire:
28000.00 - 29000.00 EUR / Année
eureka-education.fr Logo
Eureka Education
Date d'expiration
Jusqu'à nouvel ordre
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Exigences
Exigences
  • De formation Bac à Bac+3
  • Première expérience réussie dans la gestion administrative et/ou commerciale
  • Idéalement dans le secteur de la formation professionnelle, de l'enseignement supérieur ou de la VAE
  • Organisation, rigueur, polyvalence et sens du service
  • Aisance avec les outils numériques et les logiciels de gestion
  • Aisance relationnelle
  • Capacité à gérer plusieurs interlocuteurs
  • Goût pour les missions transverses
Responsabilités
Responsabilités
  • Gestion administrative et financière de l'activité VAE (70%): Monter et suivre les dossiers de financement VAE
  • Assurer la gestion administrative des parcours VAE (saisie dans Ypareo, élaboration de documents)
  • Assurer le suivi mensuel des candidats VAE
  • Gérer la facturation, le suivi des paiements, les relances et les recouvrements
  • Organiser et suivre les sessions d’examen
  • Éditer les certifications, diplômes et attestations
  • Assurer le suivi de la satisfaction des candidats et contribuer à la démarche qualité
  • Participer à la création et à l'amélioration des procédures internes
  • Appui commercial VAE: Préqualifier les leads entrants et assurer les relances des prospects
  • Identifier les besoins, profils et éligibilité des candidats
Ce que nous offrons
Ce que nous offrons
  • Rémunération variable de 1K bruts annuels
  • Intéressement
  • Temps plein
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Assistante Administrative

Emplacement
Emplacement
France , Vallauris
Salaire
Salaire:
2200.00 - 2400.00 EUR / Mois
balzac-paris.com Logo
Balzac Paris
Date d'expiration
Jusqu'à nouvel ordre
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Exigences
Exigences
  • Formation en administration, gestion ou commerce
  • Expérience sur un poste similaire appréciée (relation client, facturation, gestion administrative)
  • Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, CRM)
  • Aisance téléphonique et bon relationnel
  • Organisation, rigueur et sens des priorités
  • Esprit d’équipe et autonomie
Responsabilités
Responsabilités
  • Assurer le support administratif et commercial de l’équipe commerciale
  • Gérer la relation client (professionnels et particuliers)
  • Prendre en charge la facturation mensuelle
  • Gestion administrative courante
  • Gestion quotidienne de la boîte mail générale (assistance) et personnelle
  • Réception et traitement des appels entrants via le standard téléphonique
  • Rédaction, contrôle et suivi des contrats et avenants
  • Préparation, réalisation et contrôle de la facturation
  • Assistance administrative auprès des commerciaux terrain
  • Suivi commercial & CRM
Ce que nous offrons
Ce que nous offrons
  • Horaires de travail flexibles
  • Afterworks, Déjeuners d'équipe, etc.
  • Mutuelle santé prise en charge à 100%
  • Parking
  • Temps plein
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Assistant administratif et gestion

Permettre à tout un chacun de trouver sa juste place dans le monde d’aujourd’hui...
Emplacement
Emplacement
France , Metz
Salaire
Salaire:
22800.00 - 26400.00 EUR / Année
eureka-education.fr Logo
Eureka Education
Date d'expiration
Jusqu'à nouvel ordre
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Exigences
Exigences
  • Titulaire d’un bac+2 minimum
  • Expérience de minimum 2 ans en tant qu’assistant(e) de gestion ou dans un poste similaire
  • Idéalement une première expérience professionnelle dans le milieu de la formation
  • Qualités relationnelles
  • Maîtrise parfaite des outils numériques
  • Organisé(e) et rigoureux(se)
  • Capacité à travailler en autonomie
  • Proactivité
Responsabilités
Responsabilités
  • Rédiger les contrats (apprentissage, contrat pro, fonds propres / contrats région)
  • Gérer le suivi du retour des conventions et des contrats auprès des entreprises et des stagiaires
  • Garantir l’inscription, la gestion et le suivi des stagiaires sur les différentes plateformes Kairos / Athena / Ceres
  • Chargé(e) du suivi des dossiers, des accords de prise en charge avec les OPCO
  • Gérer l’accueil sur des créneaux définis (accueil physique et téléphonique, restitution des clés, récupération des boîtes MNS, contrôle des salles)
  • Garantir la tenue de tableaux de bord de suivi
  • Faire la facturation et relancer les impayés
  • Effectuer les travaux administratifs courants
  • Temps plein
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Assistant de direction

Placé(e) sous l’autorité administrative de l’Assistante de la Direction Générale...
Emplacement
Emplacement
France , Paris
Salaire
Salaire:
Non fourni
artisanat.fr Logo
CHAMBRE DE METIERS ET DE L'ARTISANAT
Date d'expiration
Jusqu'à nouvel ordre
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Exigences
Exigences
  • Formation BTS secrétariat/assistant manager
  • Idéalement première expérience acquise en stage, alternance ou emploi, sur un poste similaire
  • Très bonne maîtrise de Microsoft Office et du publipostage
  • Discrétion
  • Disponibilité
  • Sens de la diplomatie
  • Aisance relationnelle
  • Autonomie et prise d’initiative
  • Rigueur
  • Capacités rédactionnelles
Responsabilités
Responsabilités
  • L’organisation permanente de la vie professionnelle du Président et du Directeur Général
  • La gestion des agendas professionnels et personnels du Président et du Directeur Général
  • L’accueil téléphonique et physique des rendez-vous et réunions
  • L’organisation matérielle, la préparation des dossiers et le suivi des réunions et des déplacements
  • L’anticipation et le suivi des dossiers et évènements à venir
  • L’établissement des formulaires de commande et d’engagement de fonds pour SAP de la Direction Générale et de la Présidence
  • La rédaction des courriers et documents liés à l’activité du Président et de la Direction Générale
  • La gestion des ordres de mission et notes de frais
  • La gestion des parapheurs en lien avec les services
  • L’aide à la gestion du Bureau du Courrier
  • Temps plein
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Nouveau

Assistant administratif

Rattaché(e) aux équipes projets et au département ingénierie, vous intervenez en...
Emplacement
Emplacement
France , Marseille
Salaire
Salaire:
Non fourni
aptitude-experts.com Logo
Aptitude Experts
Date d'expiration
Jusqu'à nouvel ordre
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Exigences
Exigences
  • Formation administrative de type BTS/DUT (gestion, assistanat, secrétariat) ou équivalent, ou expérience professionnelle significative sur un poste similaire
  • Expérience souhaitée de 2 à 5 ans dans un rôle d’assistant(e) administratif(ve), idéalement en bureau d’études, milieu technique, industriel ou ferroviaire
  • Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et aisance avec les outils de gestion documentaire (GED)
  • Bonne expression écrite et orale en français, capacité à rédiger des comptes‑rendus et des documents structurés
  • Organisation, rigueur, respect des procédures et capacité à gérer des priorités multiples dans un environnement projet
  • Esprit d’équipe, sens du service et bonnes capacités de communication avec des interlocuteurs techniques et opérationnels
Responsabilités
Responsabilités
  • Gérer la réception, l’enregistrement et la diffusion des courriers, e‑mails et documents projet en respectant les règles de confidentialité et les procédures internes
  • Assurer la mise à jour et l’organisation de la GED (gestion électronique des documents) : nommage, indexation, archivage et gestion des versions des documents techniques et contractuels
  • Préparer et suivre les envois et réceptions de dossiers (physiques et dématérialisés) auprès des clients, des sous‑traitants et des autorités
  • Assister les chefs de projet et les ingénieur(e)s dans le suivi administratif des dossiers : constitution des dossiers, suivi des échéances, préparation des réunions et comptes rendus
  • Rédiger, mettre en forme et relire les documents courants (compte‑rendu, courriers, tableaux de bord, supports de présentation) et garantir leur conformité aux standards internes
  • Suivre les plannings administratifs, relancer les interlocuteurs et tenir à jour les indicateurs de suivi (actions, points d’alerte, jalons administratifs)
  • Enregistrer et suivre les commandes fournisseurs et sous‑traitants : saisie des bons de commande, suivi des livraisons et relance des prestataires
  • Préparer les éléments pour la facturation client et la saisie comptable : contrôle des pièces justificatives, transmission au service comptable et suivi des paiements
  • Participer à la gestion des notes de frais et des éléments administratifs liés aux déplacements des équipes projet
  • Organiser les réunions, réservations de salles, vidéoconférences et rendez‑vous, assurer la préparation matérielle et diffuser les invitations et documents associés
  • Temps plein
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Emplois par catégorie
Achats Emplois Administration de bureau Emplois Art et Divertissement Emplois Assurance Emplois Banque Emplois Centre d'appel Emplois Construction Emplois Consultation Emplois Contrôle de Qualité Emplois Éducation Emplois Énergie Emplois Fabrication Emplois Finance Emplois Gastronomie Emplois Hôtellerie et tourisme Emplois Immobilier Emplois Informatique - Administration Emplois Informatique - Développement de logiciels Emplois Jurídique Emplois Logistique Emplois Marketing, Marketing Digital, SEO, SEM Emplois Médias Emplois Pharmacie Emplois Recherche et développement Emplois Relations Publiques Emplois Ressources Humaines Emplois Santé et Beauté Emplois Secteur Public Emplois Service Client Emplois Soins infirmiers Emplois Travail Physique Emplois Ventes Emplois
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