Assistant de Direction

• Sous la responsabilité de la directrice déléguée aux ressources humaines et de l'adjointe: Organisation de l'agenda et des réunions
• Tenue des agendas de la directrice déléguée aux ressources humaines et de l'adjointe
• Gestion du temps (respect du calendrier des principales échéances de l'activité de la direction déléguée et de l'adjointe)
• Accueil téléphonique et physique (visiteurs internes et externes)
• filtrage des interlocuteurs
• compte rendus des demandes
• Elaboration et diffusion des plannings de congés de l'équipe encadrante et des agents de la DdRH
• Gestion du courrier et des parapheurs de la direction
• Organisation logistique des réunions (salles, dossiers, invitations, accueil des participants extérieurs le cas échéant) et préparation des dossiers (CA
• instances.)
• Gestion et suivi de l'activité administrative
• Rédaction de courriers administratifs et réponses personnalisées pour toutes questions relatives aux ressources humaines
• Rédaction et diffusion de comptes rendus de réunions
• Mise en ligne des publications sur l'intranet (Biblionautes) et rédaction de brèves éditoriales sur les sujets récurrents de la direction
• Recueil et transmission de pièces relatives à des dossiers spécifiques
• Vérification de la conformité de présentation des documents (respect charte graphique…)
• Elaboration de modèles type
• Travail en réseau avec les assistantes du président, du directeur général, du directeur de l'Administration et du personnel et des directeurs et délégués
• Elaboration de diaporamas (Powerpoint), mise en forme de document (Word)
• Mise à jour de l'organigramme de la direction
• Elaboration et suivi de bases de données
• Classement et archivage
• Commandes de fournitures bureautique gestion des stocks
• Référent informatique pour les Demandes de Prestations Informatiques (DPI)
• Délivrance de la carte Culture
• Saisie et transmission au Ministère de la culture des mémoires de distinction honorifiques
• Référent temps de travail et gestion des comptes (GTA) de la directrice déléguée et de l'adjointe
• Correspondant du logiciel de gestion, administration des identités et des attributs GAiA

• Connaissance générale de la fonction publique et des activités du ministère de la culture
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint) et appétence pour les applications informatiques
• Maitrise de l'utilisation d'outils de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence…)
• Qualités rédactionnelles
• Constitution des dossiers (papier ou électronique) et classement des documents (papier ou électronique) selon un plan de classement
• Organisation du travail en fonction des contraintes, délais et priorités de la directrice déléguée
• Filtrer et organiser les informations
• Discrétion professionnelle
• Rigueur, organisation
• Réactivité, autonomie
• Aisance relationnelle, esprit d'équipe

Dans le cadre de sa stratégie de Responsabilité Sociale des Organisations (RSO), le Ministère de la Culture et ses établissements publics s'engagent à promouvoir l'égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans leurs activités de recrutement. Une cellule d'écoute, d'alerte et de traitement est mise à la disposition des candidats ou des agents qui estimeraient avoir fait l'objet d'une rupture d'égalité de traitement. Tous les postes du Ministère de la Culture et de ses établissements sont ouverts aux personnes reconnues comme travailleurs handicapés.