Assistant de direction Emplois | Assistance Publique (Bobigny)

Description du poste

Assistant(e) de direction F/H

Accueil téléphonique et physique et prise de rendez-vous des directions
Gestion des agendas et organisation des réunions
Prise de notes, comptes-rendus
Saisie et mise en forme de documents
Saisie des plannings dans le logiciel de gestion du temps de travail (Gestime)
Tri et dispatching du courrier
Classement
Commandes de fournitures (logiciel NSI)
Plan d'équipement
Assurer le suivi technique et le traitement des dossiers spécifiques de la direction de la qualité et de la direction du site Avicenne
Contribuer à l'organisation et à la coordination des projets de la Direction
Appui à l'organisation des visites de certification du GHU et des démarches sectorielles
Contribuer au bon fonctionnement des instances et des groupes liés à la direction du site AVC et direction qualité / gestion des risques (convocations, reprographie, diffusion, prise de note)
Réaliser l'interface avec les directions support pour le compte des directeurs (support informatique, services techniques, etc.)
Appui à la coordination des cellules de crises du GH en lien avec l'assistante de la direction du GHU
Préparation des instances de site et des instances qualité : envoi de l'ordre du jour et des annexes, installation des salles, préparation et regroupement des documents présentés en séance
Participation à l'organisation et au suivi des certifications de sites
Assurer le replacement du secrétariat de directions fonctionnelles en l'absence du binôme