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Assistant bilingue

Randstad

Emplacement:
France , St Paul les Durance

Catégorie:
Administration de bureau

Type de contrat:
Non fourni

Salaire:

26000.00 - 29000.00 EUR / Année

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Description du poste:

Ce poste, basé à ST PAUL LES DURANCE est à pourvoir début juin dans le cadre d'une mission d'une durée de 6 mois renouvelable à 18 mois au total.

Responsabilités:

Gestion des accès et stockage des données et documentation contractuelles et d'ingénierie
Évaluer et exécuter les actions correctives pour assurer le stockage et traitement de la documentation de référence
Effectuer le chargement des données et participer à la préparation des rapports d'avancement sur les accords d'approvisionnement et l'état des documents contractuels et d'ingénierie
Assister les départements, agences et fournisseurs concernant la gestion documentaire
Surveiller la validité de la documentation et l'achèvement des processus
Aider à la réalisation de benchmarking et de rapports de tests d'utilisabilité pour le développement de nouvelles fonctionnalités et l'intégration des systèmes
Participer à la simplification des pratiques de contrôle documentaire
Contribuer à la conformité de la documentation et de l'archivage vis-à-vis des normes et réglementations internationales
Aider à l'accompagnement des utilisateurs et à la production de modules d'information et d'apprentissage pour les processus de gestion des données et documents

Exigences:

Bac+2 en documentation et/ou administratif
5 années minimum d'expérience sur un poste en documentation et administratif
Maîtrise du Pack Office: Word, Excel, Outlook
Expérience avec une GED (Gestion Électronique des Documents)
Bilingue anglais
Expérience avec les systèmes de gestion documentaire et d'archivage, l'administration de bureau et les outils informatiques
Compréhension approfondie des pratiques et des flux de travail du contrôle documentaire
Expérience dans la révision de documents (techniques) en anglais

Informations supplémentaires:

Offre publiée:
23 avril 2026

Expiration:
30 juin 2026

Type d'emploi:

Temps plein

Type de travail:

Travail sur site

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Avec ou sans expérience
Un esprit d'analyse
Faire preuve d'empathie
Être à l'aise au téléphone
Être à l'aise avec les outils informatiques
Apprécier le travail en équipe
Qualités relationnelles
Écoute
Sens du service client
Pratique courante de l'allemand

Responsabilités

Responsabilités

Premier interlocuteur pour porter assistance à des bénéficiaires du Club Automobile de l'ADAC en difficulté sur les routes de France
Analyser leurs situations
Proposer des solutions d'assistance et de mobilité adaptées (dépannage, véhicule de remplacement,..)
Mettre en place les actions nécessaires pour leur venir en aide
Coordonner les opérations d'assistance en mobilisant notre réseau de prestataires
En équipe, s'assurer du bon déroulement du dossier

Ce que nous offrons

Ce que nous offrons

13ème mois
Majorations
Mutuelle et prévoyance
Carte ticket restaurant
Transports en commun remboursés à 60% puis 100%, ou prime de transport
Participation intéressement

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Titulaire d'un Bac+2/3
Expérience de 5 années minimum sur un poste d'assistant(e) de direction ou office manager
Expérience idéalement acquise dans un environnement PME
Discrétion
Sens de l'organisation
Rigueur
Maîtrise d'un anglais professionnel

Responsabilités

Responsabilités

Support aux dirigeants : Gestion de l'agenda et des déplacements complexes
Organisation de réunions (ordres du jour, comptes-rendus) et suivi des dossiers confiés
Interface privilégiée et filtrage des flux d'informations (mails, courriers) avec les clients et collaborateurs
Rédaction et mise en forme de documents et présentations
Gestion des achats & Supply Chain : Pilotage des prévisions de commandes et mise à jour de l'ERP
Gestion administrative des achats : vérification des proforma, ouverture de crédits documentaires auprès des banques et suivi des prix
Coordination logistique : lien avec les transitaires pour les opérations de dédouanement mensuel

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Exigences

Formation en assistanat min bac +2
Au moins 2 ans d'expérience sur un poste similaire en cabinet d'avocats ou cabinet de conseil dans un environnement international
À l'aise avec les chiffres et la facturation
Niveau d'anglais courant, idéalement bilingue
Rigueur
Organisation
Grand sens du service

Responsabilités

Responsabilités

Frappe, modifications et mise en page de documents juridiques
Préparation et revue de présentations
Rédaction de courriers
Filtrage téléphonique
Gestion d'agenda
Organisation de réunions et déplacements
Préparation et suivi de la facturation
Saisie des notes de frais
Mise à jour des coordonnées clients dans la base de données
Suivi administratif des dossiers clients

Ce que nous offrons

Ce que nous offrons

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Titulaire d'un BAC +2 MUC/Gestion/Commerce ou équivalent
Expérience réussie d'au moins 2 ans sur poste similaire
Maîtrise d'un ERP
Maîtrise de l'Anglais professionnel (écrit/oral)
Expérience dans l'export et maîtrise des incoterms (un plus)
Être rigoureux, organisé et avoir un bon sens du relationnel
Aimer travailler en équipe

Responsabilités

Responsabilités

Maintien d'une bonne relation client avec écoute active des besoins
Enregistrement et suivi des commandes: de la saisie à la facturation
Diffusion des informations générales (Fiches produits...)
Soutien aux services commercial, marketing et R&D
Gestion du lien entre les clients et la Supply Chain (suivi et contrôle des stocks, suivi retour)
Réalisation du suivi après vente dans un but de satisfaction client (taux de service client, gestion des retards de livraison, enregistrement des réclamations)

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Expérience solide et confirmée en assistanat de direction, idéalement dans un environnement international
Anglais confirmé indispensable
Maîtrise avancée des outils bureautiques et collaboratifs (Pack Office, Teams)
Grande discrétion et respect de la confidentialité
Rigueur, sens de l'organisation et précision
Excellent relationnel et esprit de service

Responsabilités

Responsabilités

Gestion d'agendas complexes et mouvants
Organisation complète de déplacements internationaux (réservations, logistique, visas, agendas)
Coordination de réunions (salles, outils de visioconférence, logistique) et réalisation des notes de frais
Gestion des factures fournisseurs (création, commandes, suivi des réceptions) et signatures de documents
Organisation de séminaires (recherche de lieux, gestion des prestataires, suivi logistique)
Relais de l'information au sein de l'équipe et interface avec les autres directions via les outils collaboratifs (Teams)
Mise en forme de documents et travaux de traduction
Accueil des nouveaux arrivants et suivi des formations de l'équipe
Gestion des commandes de fournitures, cartes de visite et interface avec le service IT

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Exigences

Expérience solide et confirmée en assistanat de direction, idéalement dans un environnement international
Anglais confirmé indispensable
Maîtrise avancée des outils bureautiques et collaboratifs (Pack Office, Teams)
Grande discrétion et respect de la confidentialité
Rigueur, sens de l'organisation et précision
Excellent relationnel et esprit de service

Responsabilités

Responsabilités

Gestion d'agendas complexes et mouvants
Organisation complète de déplacements internationaux (réservations, logistique, visas, agendas)
Coordination de réunions (salles, outils de visioconférence, logistique) et réalisation des notes de frais
Gestion des factures fournisseurs (création, commandes, suivi des réceptions) et signatures de documents
Organisation de séminaires (recherche de lieux, gestion des prestataires, suivi logistique)
Relais de l'information au sein de l'équipe et interface avec les autres directions via les outils collaboratifs (Teams)
Mise en forme de documents et travaux de traduction
Accueil des nouveaux arrivants et suivi des formations de l'équipe
Gestion des commandes de fournitures, cartes de visite et interface avec le service IT

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Exigences

Bac +2/3 à Bac +5
Première expérience en milieu international en tant qu'assistant, gestionnaire ADV-commercial
Bonnes notions sur les incoterm
Anglais courant voire bilingue
Autonomie
Minimum 3 ans d'expérience

Responsabilités

Responsabilités

Gestion administrative et commerciale d'un portefeuille de clients export
Identifier les projets et prescriptions en collaboration avec les commerciaux et les services ADV
Réception des demandes clients
Etablissement des devis
Saisie des commandes ou proformas
Saisie des dotations et échantillons
Vérification des conditions de prix et de règlement
Suivi des stocks et relations avec le service achats
Relations avec le centre logistique pour instruction d'expédition
Relations avec les transporteurs

Ce que nous offrons

Ce que nous offrons

Bonus de 10% du salaire brut annuel
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30000.00 - 32000.00 EUR / Année

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Exigences

Bac+2 or Bac+3 in commerce, sales, or management
First successful experience as a commercial assistant
Fluent English mandatory (written and spoken)
Proficiency in office tools (Excel, Word, Outlook)
Comfort with commercial management software (ERP/CRM)
Ability to understand a complex technical or product environment
Customer service skills, excellent interpersonal skills
Organization, rigor, and autonomy
Reactivity, ability to manage priorities
Taste for teamwork and inter-department coordination

Responsabilités

Responsabilités

Customer assistance: Advise clients on products based on technical skills, refer to the appropriate traveling salesperson if needed
Prepare quotes (quotations) in response to client requests
Track orders until final delivery
Manage product sourcing: via Headquarters, a subsidiary, or an external supplier
Support for the traveling salesperson: Schedule client appointments for the sales duo
Prospect and update the client database (contact details, needs, history...)
Handle administrative and financial aspects of client files (invoicing, payments, reminders...)
Complementary missions: Accompany the CEO on business trips (in France) 3 or 4 times a year for a period of 2 days to a week

Ce que nous offrons

Ce que nous offrons

Ticket restaurant

Temps plein