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Assistant administratif

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Emplacement:
France , Pouilly-en-Auxois

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Type de contrat:
Non fourni

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Description du poste:

Dans le cadre d’un renfort temporaire, nous recherchons un(e) Assistant(e) Administratif pour un CDD de 3 mois. Vous interviendrez en support des équipes conformité et techniques, en lien étroit avec notre chaîne d’approvisionnement externe, afin de collecter, structurer et suivre les informations nécessaires aux activités de conformité réglementaire.

Responsabilités:

  • Assurer la communication et la coordination avec la chaîne d’approvisionnement externe afin de collecter les informations relatives aux composants d’instrumentation achetés ou assemblés
  • Consolider les données recueillies et les transmettre de manière claire et structurée à l’équipe conformité de notre filiale Euroimmun
  • Interagir ponctuellement avec les équipes techniques internes lorsque des clarifications sont nécessaires
  • Fournir un support administratif quotidien : gestion des correspondances, saisie et mise à jour des données, suivi et résolution des demandes des parties prenantes
  • Gérer et maintenir les documents liés à la conformité, les bases de données et les systèmes de classement
  • Contribuer à la préparation et à la diffusion de rapports réguliers d’avancement des projets de conformité auprès de différents interlocuteurs

Exigences:

  • Solides compétences organisationnelles
  • Capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle avec rigueur et méthode
  • Qualités de communication et capacité à interagir avec des interlocuteurs variés
  • Excellent sens du détail et grande fiabilité dans la gestion des données et des documents
  • À l'aise avec les outils informatiques et capable de s'adapter rapidement à de nouveaux logiciels internes
  • Parle couramment français
  • Possède de très bonnes compétences rédactionnelles en anglais

Informations supplémentaires:

Offre publiée:
08 février 2026

Type d'emploi:
Temps plein
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  • Bac+2 in business management or commercial assistance
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  • Excellent interpersonal skills for dealing with clients over the phone or in person
  • Versatility and organization
  • Ability to keep calm in all situations
Responsabilités
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  • Welcoming clients, both by phone and in person at the counter
  • Ensuring client satisfaction in line with marketing and commercial policy
  • Liaising with the company's operational services
  • Receiving client requests
  • Providing information to a clientele that is 90% professional
  • Preparing quotes, invoices, and any credit notes
  • Entering orders and managing their follow-up: delivery notes, product availability, delays, after-sales files, blocking and unblocking client accounts, any disputes
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  • First experience in administrative and commercial assistance
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  • Receiving incoming calls from customers
  • Taking note of the breakdown and exchanging with the customer for initial remote support (following checklist)
  • Transferring unresolved breakdowns to technicians
  • Creating orders and quotes related to maintenance
  • Daily follow-up with field technicians
  • Planning technician interventions
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  • Maîtrise de la saisie comptable et gestion des règlements fournisseurs
  • Capacité à établir des états de rapprochements et assister aux déclarations fiscales
  • Diplôme Bac+2 en comptabilité ou équivalent souhaité
  • Capacité à gérer des tâches administratives diverses et assurer un suivi rigoureux des dossiers
Responsabilités
Responsabilités
  • Saisie comptable des différentes sociétés du groupe (achats, banque, …)
  • Emission des règlements fournisseurs
  • Établir les états de rapprochements mensuels des sociétés
  • Aide à l'établissement des déclarations fiscales (DAS2 …)
  • Divers travaux comptables (lettrage, téléchargement des factures, classement…)
  • Divers travaux administratifs
  • Gestion du secrétariat juridique du groupe (sous supervision)
  • Assister la responsable administrative et financière du groupe
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  • Repérer, gérer les dysfonctionnements et alerter la hiérarchie
Ce que nous offrons
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  • Diplôme : BTS Assistant de Gestion PME PMI / BTS Assistant Manager
  • Expérience de 2 ans sur un poste similaire
  • Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, etc.)
  • Rigueur, sens de l'organisation
  • Permis B
Responsabilités
Responsabilités
  • Assister un ou plusieurs responsable(s) afin d'optimiser la gestion de leur activité
  • Coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement des structures
  • Organiser les instances obligatoires des personnes accueillies (CVS etc…) et assurer conjointement avec la Direction des établissements la communication des informations internes auprès des fonctions territoriales
  • Gestion Administrative : Réception et traitement des appels et du courrier, secrétariat du Pôle Vie Sociale (frappe, courrier, classement, prise de rendez-vous etc...), assistance quotidienne dans la gestion administrative du personnel et travailleurs, réalisation de divers courriers en lien avec les activités des structures et le public accompagné
  • Gestion des achats : Préparation des commandes de fournitures et/ou petit matériel courants pour la direction, contrôle de cohérence dans la gestion des commandes, demander les devis auprès des fournisseurs et prestataires, suivre de la planification des contrôles périodiques et maintenance des établissements
  • Gestion commerciale : Réception et traitement des appels clients – répartition des diverses demandes par atelier du Pôle Vie Professionnel (devis, réclamations etc…), réalisation du traitement commercial et administratif des commandes des clients dans un objectif de qualité, communiquer à la clientèle et aux prospects les offres commerciales des établissements, établissement de divers reportings en lien avec l’activité commerciale des ateliers
Ce que nous offrons
Ce que nous offrons
  • 18 congés annuels supplémentaires
  • Primes Laforcade 238 euros/ mois
  • mutuelle entreprise
  • chèques vacances
  • chèques cadeaux en fin d'année
  • Temps plein
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Assistant administratif

Rattaché(e) aux équipes projets et au département ingénierie, vous intervenez en...
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Exigences
  • Formation administrative de type BTS/DUT (gestion, assistanat, secrétariat) ou équivalent, ou expérience professionnelle significative sur un poste similaire
  • Expérience souhaitée de 2 à 5 ans dans un rôle d’assistant(e) administratif(ve), idéalement en bureau d’études, milieu technique, industriel ou ferroviaire
  • Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et aisance avec les outils de gestion documentaire (GED)
  • Bonne expression écrite et orale en français, capacité à rédiger des comptes‑rendus et des documents structurés
  • Organisation, rigueur, respect des procédures et capacité à gérer des priorités multiples dans un environnement projet
  • Esprit d’équipe, sens du service et bonnes capacités de communication avec des interlocuteurs techniques et opérationnels
Responsabilités
Responsabilités
  • Gérer la réception, l’enregistrement et la diffusion des courriers, e‑mails et documents projet en respectant les règles de confidentialité et les procédures internes
  • Assurer la mise à jour et l’organisation de la GED (gestion électronique des documents) : nommage, indexation, archivage et gestion des versions des documents techniques et contractuels
  • Préparer et suivre les envois et réceptions de dossiers (physiques et dématérialisés) auprès des clients, des sous‑traitants et des autorités
  • Assister les chefs de projet et les ingénieur(e)s dans le suivi administratif des dossiers : constitution des dossiers, suivi des échéances, préparation des réunions et comptes rendus
  • Rédiger, mettre en forme et relire les documents courants (compte‑rendu, courriers, tableaux de bord, supports de présentation) et garantir leur conformité aux standards internes
  • Suivre les plannings administratifs, relancer les interlocuteurs et tenir à jour les indicateurs de suivi (actions, points d’alerte, jalons administratifs)
  • Enregistrer et suivre les commandes fournisseurs et sous‑traitants : saisie des bons de commande, suivi des livraisons et relance des prestataires
  • Préparer les éléments pour la facturation client et la saisie comptable : contrôle des pièces justificatives, transmission au service comptable et suivi des paiements
  • Participer à la gestion des notes de frais et des éléments administratifs liés aux déplacements des équipes projet
  • Organiser les réunions, réservations de salles, vidéoconférences et rendez‑vous, assurer la préparation matérielle et diffuser les invitations et documents associés
  • Temps plein
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Le pôle APF France handicap Hainaut Cambrésis recrute un assistant administratif...
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Exigences
Exigences
  • Diplôme exigé : BTS Assistant manager
  • Expérience exigée : 3 ans
  • Rigueur et organisation
  • Aisance relationnelle
  • Volonté de travailler en équipe
  • Bienveillance
Responsabilités
Responsabilités
  • Assistance administrative des services
  • Premier contact des usagers et des partenaires
  • Accueil téléphonique et physique
  • Garant de la communication entre les professionnels, les équipes, les partenaires et les personnes accompagnées
  • Gestion administrative
  • Suivi RH
  • Suivi comptable : saisie des données dans un logiciel de GED, gestion des fournisseurs
  • Accueil et la communication
  • Suivi d'activités
  • Gestion logistique
  • Temps plein
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