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Assistant administratif

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AFP FRANCE

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Emplacement:
Democratic Republic of the Congo , Kinshasa

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Type de contrat:
Non fourni

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Salaire:

Non fourni
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Description du poste:

Le bureau de représentation de l’Agence France-Presse à Kinshasa cherche un/e assistant administratif à mi-temps. Placé/e sous la responsabilité de la Directrice du Bureau, vous êtes chargé/e de la gestion comptable et administrative du bureau, qui couvre l’actualité en République démocratique du Congo et au Congo Brazzaville.

Responsabilités:

  • Gestion comptable et administrative du bureau
  • Suivi des congés des salariés
  • Enregistrement et archivage des documents administratifs confidentiels
  • Démarches auprès des administrations locales
  • Gestion de la paie en lien avec un cabinet externe local
  • Tenue des journaux comptables
  • Gestion de la trésorerie du bureau
  • Vérification de notes de frais
  • Recouvrement des paiements des clients
  • Paiement des factures des fournisseurs
  • Contrôle et paiement des piges
  • Demandes de fonds auprès du Siège
  • Suivi des opérations bancaires
  • Aide à l'organisation des voyages des journalistes (réservations, achats)
  • Garant du respect de la politique régionale sur les déplacements professionnels
  • Aide pour les accréditations
  • Réalisation mensuelle du suivi et enregistrement des dépenses du bureau
  • Accueil des éventuels visiteurs

Exigences:

  • Maîtrise de Word, Excel et Outlook
  • Expérience de 5 ans ou plus en gestion administrative (idéalement avec un media, une ONG ou une organisation internationale)
  • Excellent niveau de français et aptitude à rédiger des courriers ou des emails
  • La maîtrise de l’anglais est un plus
  • Organisation et rigueur
  • Ponctualité
  • Confidentialité
  • Anticipation et capacité d’adaptation
  • Esprit d’équipe
  • Une connaissance des procédures douanières ou administratives locales est un plus

Souhaitable:

  • La maîtrise de l’anglais est un plus
  • Une connaissance des procédures douanières ou administratives locales est un plus
Ce que nous offrons:
  • Nombre de jours de congés attractif
  • Télétravail
  • Restaurant d’entreprise
  • Locaux modernes
  • Mutuelle d’entreprise largement prise en charge par l’employeur

Informations supplémentaires:

Offre publiée:
13 mars 2026

Type d'emploi:
Temps partiel
Type de travail:
Travail sur site
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  • Bac+2 in business management or commercial assistance
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  • Mastery of Microsoft Office
  • Excellent interpersonal skills for dealing with clients over the phone or in person
  • Versatility and organization
  • Ability to keep calm in all situations
Responsabilités
Responsabilités
  • Welcoming clients, both by phone and in person at the counter
  • Ensuring client satisfaction in line with marketing and commercial policy
  • Liaising with the company's operational services
  • Receiving client requests
  • Providing information to a clientele that is 90% professional
  • Preparing quotes, invoices, and any credit notes
  • Entering orders and managing their follow-up: delivery notes, product availability, delays, after-sales files, blocking and unblocking client accounts, any disputes
  • Communicating technical information about products upon request
  • Monitoring stock management
  • Handling the administrative management of the service
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  • First experience in administrative and commercial assistance
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Responsabilités
Responsabilités
  • Receiving incoming calls from customers
  • Taking note of the breakdown and exchanging with the customer for initial remote support (following checklist)
  • Transferring unresolved breakdowns to technicians
  • Creating orders and quotes related to maintenance
  • Daily follow-up with field technicians
  • Planning technician interventions
  • Temps plein
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  • Formation en administration, gestion ou commerce
  • Expérience sur un poste similaire appréciée (relation client, facturation, gestion administrative)
  • Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, CRM)
  • Aisance téléphonique et bon relationnel
  • Organisation, rigueur et sens des priorités
  • Esprit d’équipe et autonomie
Responsabilités
Responsabilités
  • Assurer le support administratif et commercial de l’équipe commerciale
  • Gérer la relation client (professionnels et particuliers)
  • Prendre en charge la facturation mensuelle
  • Gestion administrative courante
  • Gestion quotidienne de la boîte mail générale (assistance) et personnelle
  • Réception et traitement des appels entrants via le standard téléphonique
  • Rédaction, contrôle et suivi des contrats et avenants
  • Préparation, réalisation et contrôle de la facturation
  • Assistance administrative auprès des commerciaux terrain
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Ce que nous offrons
  • Horaires de travail flexibles
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  • Maîtrise de la saisie comptable et gestion des règlements fournisseurs
  • Capacité à établir des états de rapprochements et assister aux déclarations fiscales
  • Diplôme Bac+2 en comptabilité ou équivalent souhaité
  • Capacité à gérer des tâches administratives diverses et assurer un suivi rigoureux des dossiers
Responsabilités
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  • Saisie comptable des différentes sociétés du groupe (achats, banque, …)
  • Emission des règlements fournisseurs
  • Établir les états de rapprochements mensuels des sociétés
  • Aide à l'établissement des déclarations fiscales (DAS2 …)
  • Divers travaux comptables (lettrage, téléchargement des factures, classement…)
  • Divers travaux administratifs
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  • Formation administrative de type BTS/DUT (gestion, assistanat, secrétariat) ou équivalent, ou expérience professionnelle significative sur un poste similaire
  • Expérience souhaitée de 2 à 5 ans dans un rôle d’assistant(e) administratif(ve), idéalement en bureau d’études, milieu technique, industriel ou ferroviaire
  • Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et aisance avec les outils de gestion documentaire (GED)
  • Bonne expression écrite et orale en français, capacité à rédiger des comptes‑rendus et des documents structurés
  • Organisation, rigueur, respect des procédures et capacité à gérer des priorités multiples dans un environnement projet
  • Esprit d’équipe, sens du service et bonnes capacités de communication avec des interlocuteurs techniques et opérationnels
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  • Gérer la réception, l’enregistrement et la diffusion des courriers, e‑mails et documents projet en respectant les règles de confidentialité et les procédures internes
  • Assurer la mise à jour et l’organisation de la GED (gestion électronique des documents) : nommage, indexation, archivage et gestion des versions des documents techniques et contractuels
  • Préparer et suivre les envois et réceptions de dossiers (physiques et dématérialisés) auprès des clients, des sous‑traitants et des autorités
  • Assister les chefs de projet et les ingénieur(e)s dans le suivi administratif des dossiers : constitution des dossiers, suivi des échéances, préparation des réunions et comptes rendus
  • Rédiger, mettre en forme et relire les documents courants (compte‑rendu, courriers, tableaux de bord, supports de présentation) et garantir leur conformité aux standards internes
  • Suivre les plannings administratifs, relancer les interlocuteurs et tenir à jour les indicateurs de suivi (actions, points d’alerte, jalons administratifs)
  • Enregistrer et suivre les commandes fournisseurs et sous‑traitants : saisie des bons de commande, suivi des livraisons et relance des prestataires
  • Préparer les éléments pour la facturation client et la saisie comptable : contrôle des pièces justificatives, transmission au service comptable et suivi des paiements
  • Participer à la gestion des notes de frais et des éléments administratifs liés aux déplacements des équipes projet
  • Organiser les réunions, réservations de salles, vidéoconférences et rendez‑vous, assurer la préparation matérielle et diffuser les invitations et documents associés
  • Temps plein
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Le pôle APF France handicap Hainaut Cambrésis recrute un assistant administratif...
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Exigences
Exigences
  • Diplôme exigé : BTS Assistant manager
  • Expérience exigée : 3 ans
  • Rigueur et organisation
  • Aisance relationnelle
  • Volonté de travailler en équipe
  • Bienveillance
Responsabilités
Responsabilités
  • Assistance administrative des services
  • Premier contact des usagers et des partenaires
  • Accueil téléphonique et physique
  • Garant de la communication entre les professionnels, les équipes, les partenaires et les personnes accompagnées
  • Gestion administrative
  • Suivi RH
  • Suivi comptable : saisie des données dans un logiciel de GED, gestion des fournisseurs
  • Accueil et la communication
  • Suivi d'activités
  • Gestion logistique
  • Temps plein
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