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Assistant Administratif

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Eureka Education

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Emplacement:
France , Reims

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Type de contrat:
Non fourni

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Salaire:

1900.00 EUR / Mois
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Description du poste:

Permettre à tout un chacun de trouver sa juste place dans le monde d’aujourd’hui et de demain grâce à des formations professionnalisantes en phase avec les besoins de notre société. Rejoignez l’une des écoles du groupe Eureka Education, un Groupe engagé pour l'avenir ! Le groupe Eureka Education regroupe plus de 20 écoles en France et en Suisse réparties sur plus de 130 campus. Notre objectif est de permettre à chacun de trouver sa juste place dans le monde d’aujourd’hui et de demain grâce à des formations professionnalisantes en phase avec les besoins de notre société. L'ECOLE TERRADE s’inscrit pleinement dans cette démarche. Elle est l’école de référence sur les métiers de la coiffure, de l’esthétique, de la santé et du bien-être. Forte de 65 campus et 10 000 apprenants, l’école Terrade offre un large panel de formations du CAP au Bac+5. Nos apprenants bénéficient d’un accompagnement individualisé, des dernières innovations pédagogiques et d’un réseau unique de partenaires professionnels. La mission de l’Ecole Terrade est la transmission de compétences et de savoirs pour permettre à tous l’accès à une employabilité durable.

Responsabilités:

  • Gestion administrative des écoles (hors vie scolaire) : suivi et mise à jour des documents administratifs, coordination avec les différents services
  • Suivi des transitions professionnelles : accompagnement administratif des dispositifs liés à France Travail, ANFH et Transition Pro
  • Gestion des contrats d’apprentissage : vérification des conformités, suivi des avenants et ruptures, gestion des dépôts administratifs
  • Appels d’offres et subventions : préparation des dossiers de demandes de subventions OPCO, suivi des appels d’offres en lien avec les financements
  • Gestion des non-conformités : contrôle et correction des dossiers administratifs pour assurer leur conformité aux réglementations en vigueur

Exigences:

  • Expérience réussie sur un poste similaire, idéalement au sein d’un organisme de formation
  • Maîtrise de l’outil informatique et capacité à s’adapter rapidement à différents logiciels et plateformes
  • Aisance avec la rédaction d’argumentations écrites et maîtrise parfaite du français
  • Autonomie et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
  • Bienveillance, transparence et esprit d’équipe
Ce que nous offrons:

Plusieurs jours de télétravail seront proposés sur ce poste

Informations supplémentaires:

Offre publiée:
31 janvier 2026

Expiration:
31 décembre 2026

Type d'emploi:
Temps plein
Type de travail:
Travail hybride
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  • Bac+2 in business management or commercial assistance
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  • Excellent interpersonal skills for dealing with clients over the phone or in person
  • Versatility and organization
  • Ability to keep calm in all situations
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Responsabilités
  • Welcoming clients, both by phone and in person at the counter
  • Ensuring client satisfaction in line with marketing and commercial policy
  • Liaising with the company's operational services
  • Receiving client requests
  • Providing information to a clientele that is 90% professional
  • Preparing quotes, invoices, and any credit notes
  • Entering orders and managing their follow-up: delivery notes, product availability, delays, after-sales files, blocking and unblocking client accounts, any disputes
  • Communicating technical information about products upon request
  • Monitoring stock management
  • Handling the administrative management of the service
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  • Commercial Assistant qualification
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  • First experience in administrative and commercial assistance
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  • Comfortable with the telephone
  • Wishes to invest in a permanent position
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  • Receiving incoming calls from customers
  • Taking note of the breakdown and exchanging with the customer for initial remote support (following checklist)
  • Transferring unresolved breakdowns to technicians
  • Creating orders and quotes related to maintenance
  • Daily follow-up with field technicians
  • Planning technician interventions
  • Temps plein
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Exigences
  • Formation en administration, gestion ou commerce
  • Expérience sur un poste similaire appréciée (relation client, facturation, gestion administrative)
  • Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, CRM)
  • Aisance téléphonique et bon relationnel
  • Organisation, rigueur et sens des priorités
  • Esprit d’équipe et autonomie
Responsabilités
Responsabilités
  • Assurer le support administratif et commercial de l’équipe commerciale
  • Gérer la relation client (professionnels et particuliers)
  • Prendre en charge la facturation mensuelle
  • Gestion administrative courante
  • Gestion quotidienne de la boîte mail générale (assistance) et personnelle
  • Réception et traitement des appels entrants via le standard téléphonique
  • Rédaction, contrôle et suivi des contrats et avenants
  • Préparation, réalisation et contrôle de la facturation
  • Assistance administrative auprès des commerciaux terrain
  • Suivi commercial & CRM
Ce que nous offrons
Ce que nous offrons
  • Horaires de travail flexibles
  • Afterworks, Déjeuners d'équipe, etc.
  • Mutuelle santé prise en charge à 100%
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  • Maîtrise de la saisie comptable et gestion des règlements fournisseurs
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  • Diplôme Bac+2 en comptabilité ou équivalent souhaité
  • Capacité à gérer des tâches administratives diverses et assurer un suivi rigoureux des dossiers
Responsabilités
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  • Saisie comptable des différentes sociétés du groupe (achats, banque, …)
  • Emission des règlements fournisseurs
  • Établir les états de rapprochements mensuels des sociétés
  • Aide à l'établissement des déclarations fiscales (DAS2 …)
  • Divers travaux comptables (lettrage, téléchargement des factures, classement…)
  • Divers travaux administratifs
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  • Aucune formation spécifique obligatoire
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  • Formation administrative de type BTS/DUT (gestion, assistanat, secrétariat) ou équivalent, ou expérience professionnelle significative sur un poste similaire
  • Expérience souhaitée de 2 à 5 ans dans un rôle d’assistant(e) administratif(ve), idéalement en bureau d’études, milieu technique, industriel ou ferroviaire
  • Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et aisance avec les outils de gestion documentaire (GED)
  • Bonne expression écrite et orale en français, capacité à rédiger des comptes‑rendus et des documents structurés
  • Organisation, rigueur, respect des procédures et capacité à gérer des priorités multiples dans un environnement projet
  • Esprit d’équipe, sens du service et bonnes capacités de communication avec des interlocuteurs techniques et opérationnels
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Responsabilités
  • Gérer la réception, l’enregistrement et la diffusion des courriers, e‑mails et documents projet en respectant les règles de confidentialité et les procédures internes
  • Assurer la mise à jour et l’organisation de la GED (gestion électronique des documents) : nommage, indexation, archivage et gestion des versions des documents techniques et contractuels
  • Préparer et suivre les envois et réceptions de dossiers (physiques et dématérialisés) auprès des clients, des sous‑traitants et des autorités
  • Assister les chefs de projet et les ingénieur(e)s dans le suivi administratif des dossiers : constitution des dossiers, suivi des échéances, préparation des réunions et comptes rendus
  • Rédiger, mettre en forme et relire les documents courants (compte‑rendu, courriers, tableaux de bord, supports de présentation) et garantir leur conformité aux standards internes
  • Suivre les plannings administratifs, relancer les interlocuteurs et tenir à jour les indicateurs de suivi (actions, points d’alerte, jalons administratifs)
  • Enregistrer et suivre les commandes fournisseurs et sous‑traitants : saisie des bons de commande, suivi des livraisons et relance des prestataires
  • Préparer les éléments pour la facturation client et la saisie comptable : contrôle des pièces justificatives, transmission au service comptable et suivi des paiements
  • Participer à la gestion des notes de frais et des éléments administratifs liés aux déplacements des équipes projet
  • Organiser les réunions, réservations de salles, vidéoconférences et rendez‑vous, assurer la préparation matérielle et diffuser les invitations et documents associés
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Exigences
  • Diplôme exigé : BTS Assistant manager
  • Expérience exigée : 3 ans
  • Rigueur et organisation
  • Aisance relationnelle
  • Volonté de travailler en équipe
  • Bienveillance
Responsabilités
Responsabilités
  • Assistance administrative des services
  • Premier contact des usagers et des partenaires
  • Accueil téléphonique et physique
  • Garant de la communication entre les professionnels, les équipes, les partenaires et les personnes accompagnées
  • Gestion administrative
  • Suivi RH
  • Suivi comptable : saisie des données dans un logiciel de GED, gestion des fournisseurs
  • Accueil et la communication
  • Suivi d'activités
  • Gestion logistique
  • Temps plein
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