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Assistant Administratif

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LHH

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Emplacement:
France , Paris

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Type de contrat:
Non fourni

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Salaire:

Non fourni
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L'offre d'emploi a expiré

Description du poste:

Dans ce cadre, les missions du/de l’Assistant (e) sont les suivantes : En interface avec la Directrice de Projet, les Chefs de Projet et les consultants, vous serez en charge de vérifier et sécuriser les dossiers des salariés en conformité avec le process défini pour 9 sites; Réception et vérification des demandes de simulations financières des consultants au bénéfice des salariés et dépôt sur l’interface client-paie; Suivi du retour de la paie et mise à jour du fichier excel; Renvoi des simulations auprès des consultants; Réception et vérification des candidatures au départ volontaire des consultants au bénéfice des salariés et dépôt sur l’interface client; Mise à jour du fichier des candidatures sur l’interface client; Suivi du retour des comités de validation locaux

Responsabilités:

  • En interface avec la Directrice de Projet, les Chefs de Projet et les consultants, vous serez en charge de vérifier et sécuriser les dossiers des salariés en conformité avec le process défini pour 9 sites
  • Réception et vérification des demandes de simulations financières des consultants au bénéfice des salariés et dépôt sur l’interface client-paie
  • Suivi du retour de la paie et mise à jour du fichier excel
  • Renvoi des simulations auprès des consultants
  • Réception et vérification des candidatures au départ volontaire des consultants au bénéfice des salariés et dépôt sur l’interface client
  • Mise à jour du fichier des candidatures sur l’interface client
  • Suivi du retour des comités de validation locaux

Exigences:

  • En interface avec la Directrice de Projet, les Chefs de Projet et les consultants, vous serez en charge de vérifier et sécuriser les dossiers des salariés en conformité avec le process défini pour 9 sites
  • Réception et vérification des demandes de simulations financières des consultants au bénéfice des salariés et dépôt sur l’interface client-paie
  • Suivi du retour de la paie et mise à jour du fichier excel
  • Renvoi des simulations auprès des consultants
  • Réception et vérification des candidatures au départ volontaire des consultants au bénéfice des salariés et dépôt sur l’interface client
  • Mise à jour du fichier des candidatures sur l’interface client
  • Suivi du retour des comités de validation locaux

Informations supplémentaires:

Offre publiée:
20 septembre 2025

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Responsabilités
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  • Ensuring client satisfaction in line with marketing and commercial policy
  • Liaising with the company's operational services
  • Receiving client requests
  • Providing information to a clientele that is 90% professional
  • Preparing quotes, invoices, and any credit notes
  • Entering orders and managing their follow-up: delivery notes, product availability, delays, after-sales files, blocking and unblocking client accounts, any disputes
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  • Formation en administration, gestion ou commerce
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Responsabilités
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  • Horaires de travail flexibles
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  • Diplôme Bac+2 en comptabilité ou équivalent souhaité
  • Capacité à gérer des tâches administratives diverses et assurer un suivi rigoureux des dossiers
Responsabilités
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  • Saisie comptable des différentes sociétés du groupe (achats, banque, …)
  • Emission des règlements fournisseurs
  • Établir les états de rapprochements mensuels des sociétés
  • Aide à l'établissement des déclarations fiscales (DAS2 …)
  • Divers travaux comptables (lettrage, téléchargement des factures, classement…)
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  • Repérer, gérer les dysfonctionnements et alerter la hiérarchie
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  • Formation administrative de type BTS/DUT (gestion, assistanat, secrétariat) ou équivalent, ou expérience professionnelle significative sur un poste similaire
  • Expérience souhaitée de 2 à 5 ans dans un rôle d’assistant(e) administratif(ve), idéalement en bureau d’études, milieu technique, industriel ou ferroviaire
  • Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et aisance avec les outils de gestion documentaire (GED)
  • Bonne expression écrite et orale en français, capacité à rédiger des comptes‑rendus et des documents structurés
  • Organisation, rigueur, respect des procédures et capacité à gérer des priorités multiples dans un environnement projet
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Responsabilités
  • Gérer la réception, l’enregistrement et la diffusion des courriers, e‑mails et documents projet en respectant les règles de confidentialité et les procédures internes
  • Assurer la mise à jour et l’organisation de la GED (gestion électronique des documents) : nommage, indexation, archivage et gestion des versions des documents techniques et contractuels
  • Préparer et suivre les envois et réceptions de dossiers (physiques et dématérialisés) auprès des clients, des sous‑traitants et des autorités
  • Assister les chefs de projet et les ingénieur(e)s dans le suivi administratif des dossiers : constitution des dossiers, suivi des échéances, préparation des réunions et comptes rendus
  • Rédiger, mettre en forme et relire les documents courants (compte‑rendu, courriers, tableaux de bord, supports de présentation) et garantir leur conformité aux standards internes
  • Suivre les plannings administratifs, relancer les interlocuteurs et tenir à jour les indicateurs de suivi (actions, points d’alerte, jalons administratifs)
  • Enregistrer et suivre les commandes fournisseurs et sous‑traitants : saisie des bons de commande, suivi des livraisons et relance des prestataires
  • Préparer les éléments pour la facturation client et la saisie comptable : contrôle des pièces justificatives, transmission au service comptable et suivi des paiements
  • Participer à la gestion des notes de frais et des éléments administratifs liés aux déplacements des équipes projet
  • Organiser les réunions, réservations de salles, vidéoconférences et rendez‑vous, assurer la préparation matérielle et diffuser les invitations et documents associés
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Exigences
Exigences
  • Diplôme exigé : BTS Assistant manager
  • Expérience exigée : 3 ans
  • Rigueur et organisation
  • Aisance relationnelle
  • Volonté de travailler en équipe
  • Bienveillance
Responsabilités
Responsabilités
  • Assistance administrative des services
  • Premier contact des usagers et des partenaires
  • Accueil téléphonique et physique
  • Garant de la communication entre les professionnels, les équipes, les partenaires et les personnes accompagnées
  • Gestion administrative
  • Suivi RH
  • Suivi comptable : saisie des données dans un logiciel de GED, gestion des fournisseurs
  • Accueil et la communication
  • Suivi d'activités
  • Gestion logistique
  • Temps plein
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