Description du poste:
Vos missions : 1. Organisation de l'agenda du Directeur - Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien du Directeur (prise de rendez-vous, courriers, e-mails, congés) - Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques - Accueillir physiquement les rendez-vous - Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques, etc) - Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du Responsable de département ou du Directeur (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions, etc) - Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers 2. Gestion, suivi, archivage des comptes rendus et documentation du responsable et de son entité - Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à son dirigeant que les informations essentielles - Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information en physique et numérique) - Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting, etc) - Gérer les notes de frais - Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons 3. Communication - Rédiger et/ou diffuser des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus, etc) - Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l'entreprise ou de l'extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant) - Gérer les listes de diffusion achats Lorient - Gérer les accès réseau (création / modification) 4- Activités transverses achat - Soutien administratif des acheteurs - Suivi et analyse des effectifs S/T Lorient (par trimestre) - Autres activités possibles à définir Relations internes - Échanger, demander et communiquer des informations à son responsable et son entité - Échanger (donner et demander) des informations avec les autres entités avec lesquelles il collabore afin de créer du lien Relations externes - Échanger (organisation de rendez-vous) avec des fournisseurs, clients, autorités, etc
