Assistant Administratif - Département Hospitalité Emplois

Description du poste

Rattaché au Head of Hospitality votre mission principale est d’assurer le support administratif et le suivi budgétaire du département Hospitality.

Gérer l’ensemble du cycle de facturation du département (réception, suivi, conformité)
Créer et suivre administrativement les fournisseurs, en collaboration avec les Achats
Suivre le budget du département et maintenir à jour les tableaux de bord (budgets, achats, factures, stocks)
Coordonner les commandes marchés et garantir le respect des processus internes
Gérer le stock de gifts : inventaires, commandes, réassorts et suivi budgétaire dédié
Créer de nouvelles références articles et assurer la fiabilité des données dans les outils internes
Assurer le remplacement ponctuel à la réception : accueil visiteurs, badges, appels, standards AP
Soutenir le MAAP (Musée Atelier Audemars Piguet) Coordinator dans la gestion opérationnelle des flux visiteurs et la mise à jour quotidienne des listings
Contribuer à la fluidité du parcours visiteurs et au respect des standards d’accueil AP

formation commerciale ou administrative (CFC employé de commerce, maturité professionnelle ou Bachelor en gestion)
2 à 4 ans d’expérience en gestion administrative, suivi budgétaire et coordination opérationnelle
pratique confirmée du traitement de factures, de la création fournisseurs et du suivi de commandes
à l’aise avec la gestion de données et la tenue de tableaux de bord (budgets, achats, stocks)
maîtrise ou familiarité avec les outils suivants : IVALUA, M3, Salesforce, Secutix, Nimbus
première expérience dans l’accueil ou la gestion des flux visiteurs
reconnu pour son autonomie, sa rigueur, son sens de l’organisation et sa fiabilité
à l’aise dans les interactions internes et externes avec un fort sens du service

prise en charge des assurances maladie (base et complémentaire)
5 semaines annuelles de vacances et 2 semaines supplémentaires entre Noël et Nouvel An grâce au cumul quotidien de minutes additionnelles
contribution à vos activités sportives ou culturelles
possibilité selon la fonction de travailler à distance
restaurant d’entreprise
LPP avantageuse