Assistance de direction de la Directrice de Cabinet

• Assister le Bureau de la Directrice du Cabinet du Secrétaire général de l’OCDE dans les tâches quotidiennes et dans l’organisation des rendez-vous, réunions internes, missions et autres activités
• Gérer le flux d’informations parvenant au Cabinet, transmettre les informations importantes sur une vaste gamme de sujets relatifs à des évolutions externes et internes, en lien à la fois avec les résultats de fond et les questions d’organisation. Signaler les sujets prioritaires et sensibles
• Organiser et concourir à la préparation des déplacements professionnels, notamment réserver les voyages et les chambres d’hôtel, effectuer les demandes de visas, traiter les notes de frais et procéder aux activités de suivi en collaboration étroite avec l’équipe chargée des missions et le conseiller ou la conseillère responsable
• Gérer les relations à haut niveau avec les bureaux des Directeurs et Directrices de l’OCDE et des Ambassadeurs et Ambassadrices auprès de l’Organisation, ainsi qu’avec les responsables politiques de haut rang et d’autres acteurs clés éminents. Nouer des liens solides avec des acteurs et des réseaux à l’intérieur et à l’extérieur de l’Organisation afin de faciliter ces relations
• Accomplir tout l’éventail des tâches d’assistance administrative, notamment organiser les répertoires, effectuer les réservations, gérer des rendez-vous, traiter le courrier, rédiger et envoyer la correspondance et autres lettres courantes et imprimer des documents, filtrer les appels téléphoniques et y répondre, et suivre les demandes et les projets afin de s’assurer que les délais sont respectés
• Travailler en étroite collaboration avec l’assistant·e personnel·le du Directeur adjoint ou de la Directrice adjointe de Cabinet et avec les assistant·es personnel·les du Secrétaire général et de l’équipe du Cabinet du Secrétaire général afin de fournir l’assistance requise et s’acquitter d’autres tâches administratives en tant que de besoin

• Diplôme d’études supérieures et/ou qualifications en études de secrétariat
• Au moins trois ans d’expérience dans des fonctions d’assistance de direction ou d’assistance administrative, de préférence dans une organisation internationale
• Excellente connaissance des procédures administratives de l’OCDE et de ses règles et procédures en matière de réunions, ou expérience pertinente acquise dans d’autres organisations internationales
• Connaissance des technologies et outils actuels et émergents et aptitude avérée à s’épanouir et à innover dans un environnement axé sur les technologies
• Expérience de la gestion de demandes contradictoires dans le respect de délais stricts, et aptitude à travailler sous pression en toute autonomie, rapidement et avec exactitude
• Grande discrétion et aptitude à travailler et à communiquer efficacement avec tact et diplomatie dans un environnement multiculturel avec des collègues de tous niveaux et avec les délégations et des parties prenantes de haut rang
• Excellentes connaissance et expérience de la suite MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint), ainsi que des logiciels et des applications utilisés à l’OCDE (OLIS, Environnement Auteur, EMS/CRMS, SAP, PRISM, SRP, SRM)
• Parfaite maîtrise d’une des deux langues officielles de l’OCDE (le français et l’anglais) et connaissance de l’autre langue, que la personne retenue s’engage à porter à un bon niveau
• Les membres du personnel de l’OCDE sont censés faire preuve d’un comportement conforme aux six compétences clés qui seront évaluées dans le cadre de la procédure de recrutement organisée au titre de la présente offre d’emploi : Vision et stratégie (niveau 1)
• Renforcement des capacités des personnes (niveau 2)
• Éthique et intégrité (niveau 2)
• Collaboration et horizontalité (niveau 2)
• Obtention de résultats (niveau 1)
• Innovation et acceptation du changement (niveau 1)

La connaissance d’autres langues serait un atout

Salaire mensuel de base à partir de 5 889 EUR, plus allocations/indemnités en fonction de la situation personnelle, exonérés d’impôt sur le revenu en France