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Notre client à Dorval qui s'occupe de plusieurs bâtiments commerciaux et résidentiels est actuellement à la recherche d'un administrateur de bureau qui sera responsable de diverses tâches au sein de l'entreprise. Cette personne travaillera sur le site en effectuant des tâches cléricales, administratives et orientées vers le client. Il s'agit d'un contrat temporaire d'au moins 3 mois avec une forte possibilité d'extension.
Responsabilités
-Fournir un soutien administratif et une coordination au gestionnaire immobilier
-Aider les gestionnaires immobiliers à obtenir des devis de fournisseurs et d'entrepreneurs
- Comptes débiteurs - Recouvrer les arriérés, assurer le paiement des loyers en temps voulu, y compris les devis
- Assister les gestionnaires immobiliers dans l'obtention de devis de fournisseurs et d'entrepreneurs
-Comptes créditeurs - Assurer le paiement des factures en temps voulu, préparer les rétrocessions des locataires, obtenir l'approbation de la direction, saisir les données dans JD Edwards, et maintenir une tenue de dossiers précise
-Aider à traiter les demandes de renseignements et les situations d'urgence des exploitants d'immeubles
-Répondre aux appels téléphoniques
-Il s'occupe de la collecte et de la livraison des chèques de loyer et de divers matériels en provenance et à destination des propriétés gérées
-Aider à la préparation des rapprochements de fin d'année et des lettres d'avis de location annuelles
-Examiner et imprimer les rapports mensuels correspondants et s'assurer de l'exactitude de la liste des loyers et de la mise à jour des loyers
-Les comptes fournisseurs - examiner et coder toutes les factures et traiter les dépôts bancaires quotidiens
-Traiter les demandes de renseignements et les préoccupations quotidiennes des locataires et tenir à jour toutes les informations relatives à la location
-Saisie précise des informations relatives à l'administration des baux pour les nouveaux locataires, les renouvellements, etc. et envoi des dossiers de bienvenue aux nouveaux locataires
-Maintenir des systèmes de classement pour les contrats, les certificats d'assurance, les informations sur les locataires, etc
-Tâches administratives et de bureau en général, si nécessaire
Exigences
Capacité à communiquer efficacement et professionnellement, à l'oral et à l'écrit, avec les propriétaires, les locataires et les membres de l'équipe en Francais et Anglais
Capacité à développer et à maintenir des relations de travail coopératives
1 à 2 ans d'expérience en tant qu'administrateur de biens ou 3 ans et plus dans un rôle administratif avec des responsabilités AP/AR
Capacité à développer et à maintenir des relations de travail coopératives
Comportement professionnel au téléphone
Maturité et esprit d'équipe motivé
Engagé dans la croissance personnelle et l'intégrité en accord avec les objectifs de l'entreprise
Capacité à faire preuve de confidentialité
Solides compétences en gestion du temps, y compris la capacité de travailler sous pression et d'obtenir des résultats de qualité
Orientation vers les résultats, souci du détail et précision
Innovation avérée avec une volonté de gérer et de s'adapter au changement
Solides compétences informatiques, y compris des compétences intermédiaires à avancées en MS Word, Excel, Microsoft Office et Outlook
Communiquer en Anglais avec des [clients/partenaires/employés] [anglophones] situés hors du Québec sur une base [quotidienne/régulière]
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