Adjointe executive

• Gérer les calendriers et les activités quotidiennes du PDG et du président du groupe
• Planifier et coordonner les réunions et les événements pour l'équipe de direction (calendrier, réservations, équipement, fournitures, rafraîchissements, etc.)
• Coordonner l'organisation des voyages nationaux et internationaux et l'hébergement de l'ELS
• Traiter les factures et les notes de frais et rapprocher les relevés et les reçus
• Préparer des présentations, des documents de réunion et des rapports, selon les besoins
• Rédiger des lettres et des communications
• Rédiger les procès-verbaux des réunions et assurer le suivi des mesures à prendre, le cas échéant
• Effectuer les tâches de bureau courantes nécessaires au fonctionnement et à la présentation d'un environnement de bureau professionnel
• Fournir une assistance pour les appels trimestriels de tous les employés et les réunions d'information hebdomadaires sur les opérations
• Aider et soutenir la planification des événements de l'entreprise
• Remplacer la réception un jour par semaine et agir en tant que remplaçant, le cas échéant
• Effectuer des courses générales selon les besoins
• Autres projets et missions connexes, selon les besoins

• Minimum de 5 à 10 ans d'expérience pertinente et expérience préalable dans un rôle d'assistant de direction
• Excellentes compétences en communication verbale et écrite, y compris la capacité de communiquer efficacement avec les clients internes et externes
• Excellent sens de l'organisation (capacité à établir des priorités, à effectuer plusieurs tâches et à gérer efficacement son temps)
• Flexibilité et capacité d'adaptation pour respecter les délais et gérer les changements de priorités
• Souci du détail et souci de la qualité du travail
• Excellente maîtrise de l'informatique (MS Office - Word, Excel, PowerPoint, MS Project et Outlook)
• Motivé, autonome, plein de ressources et doté d'une attitude positive et professionnelle
• Solides compétences en matière de résolution de problèmes et capacité à identifier des solutions alternatives
• Faire preuve de diplomatie, d'un bon jugement et de tact
• Faire preuve d'un haut niveau de confidentialité
• Orienté vers le travail d'équipe, capable de travailler de manière indépendante et de faire preuve de créativité
• Faire preuve d'un soutien fort et visible à nos valeurs
• Respecter toutes les politiques et procédures de l'entreprise
• Excellentes compétences en communication orale et écrite
• Solides compétences interpersonnelles
• Attitude positive et professionnelle et capacité à prendre des initiatives
• Sens aigu de l'urgence et capacité à fonctionner dans un environnement où le rythme est soutenu

La connaissance de l'AMS et/ou de SharePoint est un atout

• Lundi-vendredi 8h30-16h30 (flexible)
• 3 semaines de vacances
• Prestations de santé et de soins dentaires
• Jours flottants
• Fermeture pour les vacances de Noël
• Téléphone cellulaire fourni
• 2-3jours de travail à domicile après la période d'essai, à la discrétion de l'employeur