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Notre client, une véritable icône dans le secteur de la joaillerie de luxe, est à la recherche d'un-e adjointe juridique/administrative. Vous jouerez un rôle de premier plan en offrant un soutien administratif, juridique et parajuridique de haut niveau, tout en collaborant occasionnellement avec le PDG et l'équipe des ressources humaines.
Responsabilités
Rédiger les ordres du jour, les procès-verbaux, les courriels et la correspondance pour les réunions du conseil d'administration et des comités
Gérer la plateforme documentaire du conseil d'administration et contribuer à l'organisation des réunions du conseil, des comités et des assemblées générales
Apporter un soutien administratif aux transactions, aux financements et aux projets spéciaux
Coordonner les dépôts auprès de la SEC et les soumissions EDGAR
Tenir à jour les registres sociaux, le manuel des administrateurs et les listes clés (honoraires juridiques, marques de commerce, litiges, agents inscrits)
Assurer la liaison avec l'agent de transfert pour les assemblées générales, les transferts d'actions et l'exercice d'options
Effectuer des recherches en propriété intellectuelle
Gérer le système de classement électronique et les rappels de conformité
Préparer les conventions d'options d'achat d'actions, mettre à jour les questionnaires de responsabilité des administrateurs et dirigeants et les documents d'immigration de base pour les permis de travail
Obtenir et conserver des copies signées des accords
Organiser les calendriers, les réunions et les déplacements
traiter les notes de frais et les factures
Rédiger, réviser et traduire la correspondance et les contrats (anglais/français)
Gérer le courrier du service, l’archivage et les commandes de fournitures
participer aux tâches administratives quotidiennes
Apporter un soutien administratif au service des ressources humaines, au besoin
Apporter un soutien administratif ponctuel au président-directeur général et aux autres membres de la haute direction, au besoin
Préparer et traiter les documents d’entreprise
Tenir à jour les registres et les organigrammes
Participer à la préparation des documents pour les assemblées des actionnaires
Préparer les résolutions
Effectuer des recherches juridiques
Vérifier la conformité de certains documents
Exigences
Minimum de cinq (5) ans d'expérience à un poste similaire et connaissances de base en droit des sociétés
Diplôme d'études collégiales en administration ou expérience équivalente
Certificat d'assistant juridique ou expérience équivalente
Esprit d'équipe
Excellentes aptitudes interpersonnelles et de communication
Souci du détail
Sens de l'organisation
Capacité à travailler sous pression et à gérer plusieurs dossiers simultanément
Excellente maîtrise de Word et Outlook
Connaissances de base d'Excel et de PowerPoint
Bilingue : français et anglais (parlé et écrit)
Ce que nous offrons
Salaire compétitif
Role permanent temps plein (40h/semaine)
3 semaines de vacances + 5 journees personnelles
Employee discount
Assurance dentaire et medicale
Mode de travail hybride (au bureau du mardi au jeudi)
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