Adjoint à la direction et secrétaire adjoint

• Prépare les documents du conseil d’administration (ordre du jour, avis de convocation et certaines recommandations, etc.)
• Participe à la préparation du rapport annuel et assure le dépôt légal auprès de Bibliothèque et Archives nationales du Québec
• Tient à jour la liste des contrats octroyés de 25 000 $ et plus pour le suivi de la reddition de comptes en gestion contractuelle
• Complète la reddition de comptes annuelle sur l’extranet des marchés publics
• Soutiens les chargés de projet dans la préparation des appels d’offres afin de respecter le cadre normatif de la Loi sur les contrats des organismes publics et ses règlements
• Tient à jour le cahier des charges standard de la SDBJ en tenant compte des modifications apportées par le Secrétariat du Conseil du trésor aux clauses des documents types d’appels d’offres (extranet des marchés publics)
• Vérifie les bons de commande supérieurs à 25 000 $ avant d’obtenir les différentes approbations
• Prépare certaine correspondance du service des affaires juridiques et de la gestion contractuelle, effectue le classement (physique et numérique) et le suivi de certains dossiers du service, du vice-président à l’exploitation et du président-directeur général
• Coordonne l’archivage des dossiers de tous les services
• Effectue le déclassement annuel des dossiers
• Collabore à la gestion du site Internet et de l’intranet (appels d’offres, publications, politiques et procédures, documents du conseil, etc.)
• Accomplit toutes autres tâches connexes

• Disposer un diplôme d’études collégiales (DEC) en administration ou dans le domaine juridique ou toute combinaison de formation ou d’expérience jugée équivalente
• Disposer de trois (3) à cinq (5) années d’expérience pertinentes
• Maîtriser les logiciels Word, Excel et Outlook
• Faire preuve d’autonomie et démontrer une excellente organisation de travail
• Faire preuve de jugement et de discrétion

Maîtriser l’anglais sera considéré comme un atout

• Prime de disparité régionale annuelle de 4 320 $ (sans personne à charge) ou 5 747 $ (avec personne à charge)
• Remboursement des frais de déménagement
• Régime complet d’avantages sociaux (vacances, régime de retraite, assurance collective, etc.)