Email υπενθύμισης μετά από συνέντευξη ή αίτηση: παραδείγματα, σωστό timing και τι να γράψεις

Ένα σωστό follow-up email μπορεί να σε κρατήσει «ζωντανό» στη μνήμη του εργοδότη, να δείξει επαγγελματισμό και, σε ορισμένες περιπτώσεις, να γείρει την πλάστιγγα υπέρ σου. Δεν κάνει θαύματα. Δεν σώζει μια κακή συνέντευξη και δεν μετατρέπει ένα αδύναμο βιογραφικό σε δυνατή υποψηφιότητα. Παρ’ όλα αυτά, σε μια αγορά όπου οι recruiters και οι υπεύθυνοι επιλογής προσωπικού ανοίγουν δεκάδες αιτήσεις την ημέρα, ένα καλογραμμένο μήνυμα συχνά κάνει τη διαφορά.

Το ίδιο ισχύει και νωρίτερα στη διαδικασία. Αν έχεις στείλει αίτηση και δεν έχεις λάβει καμία απάντηση, ένα σύντομο follow-up μετά την αίτηση μπορεί να ξαναφέρει το όνομά σου στην κορυφή της λίστας. Το μυστικό είναι απλό, αλλά όχι αυτονόητο: σωστό timing, καθαρός τόνος και καθόλου απελπισία. Οι περισσότεροι υποψήφιοι πέφτουν σε ένα από δύο λάθη. Είτε στέλνουν πολύ νωρίς, είτε γράφουν ένα τεράστιο email που κανείς δεν θέλει να διαβάσει στο κινητό του ανάμεσα σε δύο meetings.

Ένα καλό follow-up κάνει τρία πράγματα. Υπενθυμίζει ποιος είσαι. Δείχνει ότι σε ενδιαφέρει πραγματικά η θέση. Και διευκολύνει το επόμενο βήμα. Μέχρι εκεί. Δεν χρειάζονται βαρύγδουπες διατυπώσεις, ούτε ιστορία ζωής σε πέντε παραγράφους. Χρειάζεται ένα ανθρώπινο μήνυμα που σέβεται τον χρόνο του παραλήπτη.

Γιατί μετράει το follow-up και μετά την αίτηση και μετά τη συνέντευξη

Υπάρχει η αντίληψη ότι ένα follow-up email είναι κάποιο μυστικό κόλπο που φέρνει προσφορά εργασίας. Δεν λειτουργεί έτσι. Αν όμως ο υπεύθυνος προσλήψεων εξετάζει 40 παρόμοια βιογραφικά, αν η ομάδα καθυστερεί, αν υπάρχουν δύο υποψήφιοι με αντίστοιχο προφίλ, τότε το σωστό μήνυμα μπορεί να βοηθήσει. Και το έχω δει να συμβαίνει πολλές φορές.

Στο στάδιο της αίτησης, η υπενθύμιση είναι χρήσιμη κυρίως όταν η αγγελία παραμένει ανοιχτή, όταν έχει περάσει η προθεσμία που είχαν αναφέρει ή όταν έχεις κάποια προηγούμενη επαφή με την εταιρεία. Μετά τη συνέντευξη, ο λόγος είναι ακόμη πιο ξεκάθαρος. Ένα προσεγμένο email ευχαριστίας ενισχύει την εικόνα σου, ξαναφέρνει στο προσκήνιο τα δυνατά σου σημεία και σου δίνει χώρο να προσθέσεις μια λεπτομέρεια που ξέχασες να αναφέρεις εκείνη τη στιγμή.

Οι ομάδες HR συνήθως εκτιμούν τους υποψηφίους που επικοινωνούν με σαφήνεια και μέτρο. Δεν εκτιμούν την υπερβολή. Τρία emails σε τέσσερις μέρες, αίτημα σύνδεσης σε κάθε social πλατφόρμα και τηλεφώνημα στη γραμματεία δεν δείχνουν επιμονή. Δείχνουν έλλειψη κρίσης.

Πότε να στείλεις follow-up μετά από αίτηση εργασίας

Αν αναρωτιέσαι πότε είναι σωστό να κάνεις follow-up μετά από αίτηση, ξεκίνα από τον χρόνο. Αν στείλεις πολύ νωρίς, φαίνεσαι ανυπόμονος. Αν αργήσεις υπερβολικά, ίσως η διαδικασία έχει ήδη προχωρήσει χωρίς εσένα. Ένας πρακτικός κανόνας είναι οι 7 έως 10 ημέρες μετά την υποβολή, εκτός αν η αγγελία ή ο recruiter σου έχει δώσει συγκεκριμένο χρονοδιάγραμμα.

Αν η αγγελία γράφει ότι οι αιτήσεις κλείνουν Παρασκευή, μην στείλεις Πέμπτη πρωί ζητώντας ενημέρωση. Αν recruiter σου είπε ότι θα ξεκινήσει αξιολόγηση την επόμενη εβδομάδα, περίμενε να περάσει πραγματικά αυτή η εβδομάδα. Η υπομονή, όταν συνδυάζεται με σωστή στιγμή, σε κάνει να φαίνεσαι σοβαρός.

Ο παρακάτω πίνακας βοηθά να αποφασίσεις πιο ψύχραιμα:

Ένα follow-up μετά από αίτηση δεν χρειάζεται να ρωτά «παραλάβατε το βιογραφικό μου;», εκτός αν πιστεύεις ότι υπήρξε τεχνικό πρόβλημα. Καλύτερα να θεωρήσεις ότι η αίτησή σου έφτασε κανονικά. Αυτό που θέλεις είναι μια ευγενική υπενθύμιση με έμφαση στο γιατί είσαι σχετικός για τη θέση.

Παράδειγμα email follow-up μετά από αίτηση

Αυτό το παράδειγμα ταιριάζει όταν έχεις υποβάλει αίτηση και δεν έχεις λάβει καμία απάντηση:

Θέμα: Follow-up για τη θέση Marketing Coordinator

Καλησπέρα σας κυρία Παπαδοπούλου,

Υπέβαλα την αίτησή μου για τη θέση Marketing Coordinator την περασμένη Τρίτη και θα ήθελα να εκφράσω ξανά το ενδιαφέρον μου για τον ρόλο. Η θέση μου τράβηξε την προσοχή επειδή συνδυάζει οργάνωση καμπανιών, διαχείριση περιεχομένου και συνεργασία με διαφορετικά τμήματα, στοιχεία που αποτελούν βασικό μέρος της τρέχουσας δουλειάς μου στην BrightWave Media.

Στον σημερινό μου ρόλο υποστηρίζω εβδομαδιαία email campaigns, συντονίζω το content calendar και συνεργάζομαι καθημερινά με την ομάδα πωλήσεων και το δημιουργικό τμήμα ώστε οι καμπάνιες να βγαίνουν στην ώρα τους. Θεωρώ ότι αυτή η εμπειρία ταιριάζει αρκετά με όσα ζητάτε.

Αν η ομάδα σας βρίσκεται ακόμη στη φάση αξιολόγησης, θα χαρώ να στείλω οποιαδήποτε επιπλέον πληροφορία χρειαστεί.

Ευχαριστώ πολύ για τον χρόνο σας,
Μαρία Κωνσταντίνου

Το παραπάνω λειτουργεί επειδή είναι συγκεκριμένο, σύντομο και εύκολο να διαβαστεί γρήγορα. Δεν παρακαλά. Δεν πιέζει. Δεν επαναλαμβάνει το ίδιο πράγμα τρεις φορές.

Πότε να στείλεις email μετά από συνέντευξη

Μετά από συνέντευξη, το πρώτο follow-up πρέπει ιδανικά να φύγει μέσα σε 24 ώρες. Αυτό είναι το καλύτερο παράθυρο. Η συζήτηση είναι ακόμη φρέσκια στο μυαλό του interviewer και το μήνυμά σου δείχνει σωστό επαγγελματικό ένστικτο. Αν η συνέντευξη έγινε αργά το απόγευμα, το επόμενο πρωί είναι μια χαρά.

Ένα δυνατό thank-you email μετά από συνέντευξη συνήθως περιλαμβάνει πέντε βασικά μέρη:

• μια άμεση ευχαριστία για τον χρόνο της συνέντευξης
• μια συγκεκριμένη αναφορά σε κάτι που συζητήθηκε
• έναν ή δύο λόγους που σε κάνουν κατάλληλο για τον ρόλο
• μια σύντομη έκφραση ενδιαφέροντος για τη θέση
• ένα κλείσιμο χαμηλής πίεσης, χωρίς να ζητάς απάντηση «εδώ και τώρα»

Αυτή είναι η δομή. Δεν χρειάζεται να την κάνεις πιο περίπλοκη. Οι περισσότεροι hiring managers διαβάζουν τέτοια emails από το κινητό, ανάμεσα σε συναντήσεις, εγκρίσεις και εσωτερικά μηνύματα. Αν πρέπει να κάνουν τέσσερα scroll για να φτάσουν στο τέλος, μάλλον έχεις γράψει περισσότερα απ’ όσα έπρεπε.

Παράδειγμα email μετά από συνέντευξη

Θέμα: Ευχαριστώ για τη σημερινή συνέντευξη

Καλησπέρα σας κύριε Αντωνίου,

Σας ευχαριστώ πολύ για τον χρόνο σας σήμερα σχετικά με τη θέση Customer Success Manager στη SoftBridge. Χάρηκα ιδιαίτερα τη συζήτησή μας, κυρίως το κομμάτι για τη βελτίωση του onboarding σε πελάτες μεσαίου μεγέθους και για το πώς μπορεί να μειωθεί η τριβή μεταξύ πωλήσεων και υποστήριξης.

Ο ρόλος θεωρώ ότι ταιριάζει πολύ με την εμπειρία μου. Στη σημερινή μου θέση διαχειρίζομαι onboarding για νέους λογαριασμούς, οργανώνω τριμηνιαία business reviews και συνεργάζομαι στενά με το support ώστε να αντιμετωπίζονται έγκαιρα ζητήματα υιοθέτησης της υπηρεσίας.

Η συζήτησή μας ενίσχυσε ακόμη περισσότερο το ενδιαφέρον μου για τη θέση και για την κατεύθυνση της ομάδας σας. Αν χρειάζεστε οτιδήποτε επιπλέον από την πλευρά μου, θα χαρώ να το στείλω.

Με εκτίμηση,
Νίκος Δημητρίου

Ένα τέτοιο email δουλεύει επειδή ακούγεται αληθινό. Δεν είναι μαζικό ευχαριστήριο που θα μπορούσε να έχει σταλεί σε οποιαδήποτε εταιρεία. Πατάει πάνω στην πραγματική συζήτηση, και αυτό μετράει περισσότερο απ’ όσο φαντάζονται πολλοί υποψήφιοι.

Τι ισχύει συνήθως στην Ελλάδα

Στην Ελλάδα το follow-up συνήθως εκτιμάται, αλλά όχι πάντα με τον ίδιο τρόπο που βλέπεις σε πιο αγγλοσαξονικές αγορές. Σε πολλές ελληνικές εταιρείες, ειδικά μικρομεσαίες ή οικογενειακές, δεν είναι αυτονόητο ότι κάθε υποψήφιος θα λάβει άμεση ενημέρωση μετά την αίτηση ή ακόμη και μετά από πρώτο γύρο συνέντευξης. Αυτό δεν είναι απαραίτητα κακό σημάδι. Συχνά σημαίνει απλώς ότι η διαδικασία τρέχει πιο άτυπα ή ότι ο ίδιος άνθρωπος χειρίζεται και προσλήψεις και άλλα καθημερινά θέματα της δουλειάς.

Για αυτό στην ελληνική αγορά βοηθά να κρατάς το follow-up λιτό, ευγενικό και αρκετά πρακτικό. Αν έχεις στείλει βιογραφικό για θέση που βρήκες σε αγγελία, συνήθως αρκεί ένα email υπενθύμισης. Αν έχει μεσολαβήσει σύσταση από γνωστό μέσα στην εταιρεία, μπορείς να την αναφέρεις διακριτικά, γιατί τέτοιες συστάσεις συχνά έχουν μεγαλύτερο βάρος στην πράξη από ό,τι σε άλλες αγορές.

Επίσης, σε αρκετές περιπτώσεις θα ακούσεις όρους όπως βιογραφικό, συνοδευτική επιστολή ή συστατική επιστολή, αλλά στο follow-up δεν χρειάζεται να τα ξαναστείλεις όλα αν δεν σου το ζητήσουν. Αντίστοιχα, αν η επικοινωνία έγινε τηλεφωνικά ή μέσω αγγελίας σε ελληνική πλατφόρμα εύρεσης εργασίας, πάλι το email παραμένει η πιο ασφαλής επιλογή για υπενθύμιση, επειδή είναι πιο επαγγελματικό και αφήνει καθαρό ίχνος επικοινωνίας.

Αν έδωσες συνέντευξη με περισσότερα από ένα άτομα

Στείλε ξεχωριστό email στον καθένα, αν αυτό είναι εφικτό. Δεν χρειάζεται να είναι μεγάλο. Χρειάζεται όμως να αναφέρει κάτι συγκεκριμένο από τη δική του συμμετοχή στη συζήτηση. Αν η Αγγελική από το finance στάθηκε στα reports και στα KPIs, μίλησε γι’ αυτό. Αν ο Γιάννης από την ομάδα τόνισε την κουλτούρα συνεργασίας και τη δομή του τμήματος, αναφέρσου εκεί. Το copy-paste φαίνεται αμέσως.

Σύντομο παράδειγμα για δεύτερο interviewer

Θέμα: Ευχαριστώ για τη συζήτησή μας

Καλησπέρα σας κυρία Λάμπρου,

Ευχαριστώ πολύ για τη σημερινή συζήτηση σχετικά με τη θέση Operations Analyst. Μου φάνηκε ιδιαίτερα ενδιαφέρον το σημείο όπου περιγράψατε πώς η ομάδα σας χρησιμοποιεί weekly reporting για να εντοπίζει έγκαιρα bottlenecks στη λειτουργία.

Στην τρέχουσα θέση μου στην LogiTrans συμμετέχω στη δημιουργία μηνιαίων dashboards και στην παρακολούθηση δεικτών απόδοσης για τρεις αποθήκες, οπότε η προσέγγιση που περιγράψατε μου φάνηκε πολύ οικεία.

Χάρηκα πολύ για τη γνωριμία και παραμένω πολύ θετική απέναντι στη συγκεκριμένη ευκαιρία.

Με εκτίμηση,
Ελένη Σταυροπούλου

Αν ξέχασες να αναφέρεις κάτι σημαντικό στη συνέντευξη

Το follow-up είναι το σωστό σημείο για να προσθέσεις μια πληροφορία που όντως έμεινε απ’ έξω. Μία πληροφορία. Όχι πέντε. Δεν ξαναδίνεις συνέντευξη μέσω email. Κλείνεις ένα κενό με έξυπνο τρόπο.

Παράδειγμα προσθήκης σημαντικής λεπτομέρειας

Καλησπέρα σας κυρία Ιωάννου,

Σας ευχαριστώ ξανά για τη σημερινή συζήτηση. Μετά τη συνέντευξη συνειδητοποίησα ότι δεν ανέφερα μια σημαντική λεπτομέρεια σχετικά με το έργο ERP που συζητήσαμε. Στην προηγούμενη εταιρεία μου, τη Delta Foods, είχα αναλάβει τον συντονισμό της υλοποίησης του νέου συστήματος και την εκπαίδευση 42 εργαζομένων σε τρία σημεία λειτουργίας.

Επειδή αναφέρατε ότι η διαχείριση αλλαγής είναι βασικό κομμάτι του ρόλου, θεώρησα χρήσιμο να προσθέσω αυτή την πληροφορία.

Σας ευχαριστώ και πάλι, και παραμένω πολύ ενδιαφερόμενος για τη θέση.

Με εκτίμηση,
Σπύρος Μανώλης

Σύντομο, ουσιαστικό, χωρίς φλυαρία. Έτσι πρέπει.

Πώς να κάνεις follow-up χωρίς να γίνεις ενοχλητικός

Εδώ κολλάει πολύς κόσμος. Θέλει να δείξει ενδιαφέρον, αλλά φοβάται μήπως περάσει στην άλλη πλευρά και φανεί πιεστικός. Λογική ανησυχία. Η λύση βρίσκεται σε μερικούς απλούς κανόνες που ισχύουν σχεδόν πάντα.

• Χρησιμοποίησε ξεκάθαρο θέμα email που να αναφέρει τη θέση
• Κράτησε το μήνυμα συνήθως μεταξύ 80 και 180 λέξεων
• Βάλε μία συγκεκριμένη αναφορά ώστε να μη μοιάζει με μαζική αποστολή
• Ζήτησε ενημέρωση ευγενικά, όχι απαιτητικά
• Κλείσε με φράση χαμηλής πίεσης, όπως ότι είσαι διαθέσιμος να στείλεις περισσότερα στοιχεία
• Έλεγξε πολύ προσεκτικά όνομα, τίτλο θέσης και ονομασία εταιρείας

Τα κακά follow-up έχουν συνήθως τρία προβλήματα. Είναι πολύ μεγάλα. Είναι πολύ αόριστα. Ή ακούγονται παθητικά επιθετικά, με φράσεις του τύπου «δεν έχω λάβει καμία ενημέρωση» ή «εκπλήσσομαι που δεν έχω απάντηση». Κόψ’ τα αυτά. Κανένας recruiter δεν χαίρεται να τον μαλώνει ένας άγνωστος στο inbox του.

Θέματα email που δουλεύουν στην πράξη

Τα θέματα δεν χρειάζεται να είναι έξυπνα. Χρειάζεται να είναι καθαρά. Τα «πιασάρικα» subject lines ταιριάζουν σε newsletters, όχι σε επικοινωνία για δουλειά.

• Follow-up για τη θέση Sales Associate
• Ευχαριστώ για τη συνέντευξη για τη θέση Project Manager
• Χάρηκα για τη σημερινή συζήτησή μας
• Follow-up μετά τη συνέντευξή μας για τον ρόλο Operations Analyst
• Ενημέρωση για τα επόμενα βήματα στη θέση Graphic Designer

Αν η εταιρική κουλτούρα είναι πιο επίσημη, προτίμησε πιο τυπικό θέμα. Αν είναι startup με χαλαρό ύφος, μπορείς να μείνεις σε κάτι απλό και φιλικό. Η σαφήνεια πάντως κερδίζει σχεδόν πάντα.

Πόσες φορές είναι λογικό να κάνεις follow-up

Για αίτηση χωρίς καμία απάντηση, ένα follow-up είναι συνήθως αρκετό. Δεύτερο μπορεί να σταθεί μόνο αν σου είχαν δώσει συγκεκριμένο χρονοδιάγραμμα και αυτό πέρασε χωρίς ενημέρωση. Περισσότερα από δύο σπάνια βοηθούν, εκτός αν έχεις ενεργή επικοινωνία με recruiter που ήδη σου απαντά.

Για συνέντευξη, στέλνεις ευχαριστήριο μέσα σε 24 ώρες. Αν σου είπαν ότι θα απαντήσουν μέχρι μια συγκεκριμένη ημερομηνία και αυτή περάσει, περίμενε περίπου 2 με 3 εργάσιμες και κάνε ένα ευγενικό check-in. Αν δεν υπάρξει ανταπόκριση ούτε τότε, ένα τελευταίο follow-up περίπου μία εβδομάδα αργότερα είναι απολύτως θεμιτό. Μετά, κάνεις πίσω.

Πολλές καθυστερήσεις δεν έχουν καμία σχέση με εσένα. Ένας manager μπορεί να λείπει σε άδεια. Το budget μπορεί να μην έχει εγκριθεί ακόμη. Κάποιος από την επιτροπή συνεντεύξεων μπορεί να αρρώστησε. Μπορεί να προέκυψε εσωτερικός υποψήφιος την τελευταία στιγμή. Η σιωπή δεν σημαίνει πάντα απόρριψη, αλλά τα αλλεπάλληλα emails επίσης δεν ξεκολλάνε μια παγωμένη διαδικασία.

Ενδείξεις ότι πήγε καλά η συνέντευξη, και άλλες που παρεξηγούνται εύκολα

Πολλοί ψάχνουν σημάδια ότι μάλλον θα πάρουν τη δουλειά μετά τη συνέντευξη. Απόλυτη βεβαιότητα δεν υπάρχει ποτέ μέχρι να έχεις γραπτή προσφορά. Υπάρχουν όμως ορισμένα μοτίβα που συνήθως δείχνουν σοβαρό ενδιαφέρον.

Θετικές ενδείξεις είναι συχνά οι εξής:

• η συνέντευξη κράτησε περισσότερο από όσο είχε προγραμματιστεί επειδή η συζήτηση «έρεε»
• ο interviewer μίλησε αναλυτικά για επόμενα βήματα και χρονοδιάγραμμα
• γνώρισες επιπλέον μέλη της ομάδας χωρίς να ήταν αρχικά προγραμματισμένο
• σε ρώτησαν συγκεκριμένα για διαθεσιμότητα, προθεσμία αποχώρησης ή πιθανή ημερομηνία έναρξης
• αφιέρωσαν χρόνο για να σου «πουλήσουν» τη θέση, την ομάδα ή την εταιρεία
• η συζήτηση έγινε πολύ πρακτική, με αναφορές σε εργαλεία, projects, onboarding ή στόχους τριμήνου

Υπάρχουν όμως και σημάδια που ακούγονται ενθαρρυντικά, αλλά από μόνα τους δεν σημαίνουν πολλά:

• «θα είμαστε σύντομα σε επαφή»
• «έχετε πολύ καλή εμπειρία»
• ευχάριστη κουβέντα στο τέλος
• χαμόγελα, χιούμορ ή καλή χημεία
• η αναφορά ότι είσαι ένας από αρκετούς δυνατούς υποψηφίους

Ένας hiring manager μπορεί να σε συμπαθεί πραγματικά και πάλι να επιλέξει άλλον. Ίσως επειδή ο άλλος έχει πιο εξειδικευμένη εμπειρία στον κλάδο. Ίσως επειδή εμφανίστηκε εσωτερικός υποψήφιος αργά. Ίσως επειδή άλλαξαν οι ανάγκες του ρόλου. Για αυτό έχει νόημα η συγκρατημένη αισιοδοξία, όχι η υπερανάλυση κάθε λέξης.

Δες τα θετικά σημάδια ως ενθάρρυνση, όχι ως απόδειξη. Συνέχισε να κάνεις αιτήσεις μέχρι να έχεις γραπτή προσφορά και επιβεβαιωμένη ημερομηνία έναρξης.

Έτοιμα παραδείγματα για συνηθισμένες περιπτώσεις

Η θεωρία βοηθά, αλλά τα πλήρη παραδείγματα βοηθούν περισσότερο. Παρακάτω θα βρεις emails που μπορείς να προσαρμόσεις χωρίς να ακούγονται ρομποτικά.

Όταν πέρασε η προθεσμία που είχε δώσει η εταιρεία

Θέμα: Follow-up για τα επόμενα βήματα στη θέση Data Analyst

Καλησπέρα σας κυρία Βλάχου,

Ελπίζω να είστε καλά. Στη συνέντευξή μας είχατε αναφέρει ότι η ομάδα υπολόγιζε να ολοκληρώσει την αξιολόγηση έως την Τρίτη, γι’ αυτό θα ήθελα να ρωτήσω αν υπάρχει κάποια νεότερη ενημέρωση σχετικά με τη θέση Data Analyst.

Παραμένω πολύ θετικός για την ευκαιρία, ιδιαίτερα λόγω της έμφασης που δίνετε στην ανάπτυξη dashboards και στη συνεργασία με διαφορετικά business units. Αν χρειάζεστε οτιδήποτε επιπλέον από μένα στο μεταξύ, θα χαρώ να το στείλω.

Με εκτίμηση,
Ανδρέας Πετρόπουλος

Μετά από τελική συνέντευξη

Θέμα: Ευχαριστώ για την τελική συνέντευξη

Καλησπέρα σας κύριε Γεωργίου,

Σας ευχαριστώ ξανά για την ευκαιρία να συναντήσω χθες την ομάδα σας σχετικά με τη θέση Senior Product Marketing Specialist. Χάρηκα ιδιαίτερα που άκουσα πώς ο ρόλος θα υποστηρίξει το λανσάρισμα του νέου προϊόντος μέσα στα επόμενα δύο τρίμηνα. Η συζήτηση αυτή επιβεβαίωσε το ενδιαφέρον μου για τη θέση.

Πιστεύω ότι η εμπειρία μου στον συντονισμό υλικών λανσαρίσματος, στη διαχείριση deadlines ανάμεσα σε marketing και product, καθώς και στον χειρισμό αλλαγών της τελευταίας στιγμής, θα μου επιτρέψει να συνεισφέρω γρήγορα.

Ευχαριστώ και πάλι για τον χρόνο και την προσοχή σας.

Με εκτίμηση,
Δήμητρα Αλεξίου

Όταν έχεις σύσταση από άνθρωπο μέσα στην εταιρεία

Θέμα: Follow-up για τη θέση HR Generalist

Καλησπέρα σας κυρία Στεφάνου,

Πρόσφατα υπέβαλα αίτηση για τη θέση HR Generalist και θα ήθελα να κάνω ένα σύντομο follow-up σχετικά με την υποψηφιότητά μου. Τη θέση μου πρότεινε ο Κώστας Μακρής από το τμήμα Operations, ο οποίος θεώρησε ότι η εμπειρία μου σε employee relations και onboarding θα μπορούσε να είναι σχετική με τις ανάγκες της ομάδας σας.

Με ενδιαφέρει πολύ ο ρόλος και θα χαιρόμουν να συζητήσουμε πώς το υπόβαθρό μου θα μπορούσε να υποστηρίξει την ομάδα σας. Αν είναι χρήσιμο, μπορώ να στείλω επιπλέον πληροφορίες ή συστάσεις.

Σας ευχαριστώ πολύ,
Κατερίνα Μωραΐτη

Όταν έκανες αίτηση για θέση στο Δημόσιο ή σε μεγάλο οργανισμό

Σε πιο δομημένα περιβάλλοντα, όπως μεγάλοι όμιλοι, τράπεζες ή οργανισμοί με τυποποιημένες διαδικασίες, χρειάζεται λίγο πιο επίσημο ύφος. Όχι ψυχρό, απλώς πιο συγκρατημένο.

Θέμα: Σχετικά με την αίτησή μου για τη θέση Υπευθύνου Προμηθειών

Αξιότιμη κυρία Νικολάου,

Θα ήθελα να επικοινωνήσω σχετικά με την αίτησή μου για τη θέση Υπευθύνου Προμηθειών, την οποία υπέβαλα στις 5 Μαρτίου. Παραμένω ιδιαίτερα ενδιαφερόμενος για τη συγκεκριμένη ευκαιρία, καθώς η εμπειρία μου σε διαγωνιστικές διαδικασίες, διαχείριση προμηθευτών και έλεγχο συμβάσεων θεωρώ ότι ανταποκρίνεται στις απαιτήσεις του ρόλου.

Εφόσον η διαδικασία αξιολόγησης βρίσκεται σε εξέλιξη, θα εκτιμούσα οποιαδήποτε ενημέρωση σχετικά με τα επόμενα βήματα.

Στη διάθεσή σας για κάθε πρόσθετη πληροφορία.

Με εκτίμηση,
Παναγιώτης Ρίζος

Συνηθισμένα λάθη που αποδυναμώνουν το follow-up

Έχω δει εκατοντάδες email υποψηφίων και τα ίδια λάθη επιστρέφουν ξανά και ξανά. Αν τα αποφύγεις, έχεις ήδη προβάδισμα απέναντι σε μεγάλο μέρος του ανταγωνισμού.

• γράφεις κατεβατό αντί για σύντομο μήνυμα
• στέλνεις το ίδιο γενικό κείμενο σε όλους τους interviewers
• κάνεις follow-up υπερβολικά πολλές φορές σε λίγες μέρες
• γράφεις λάθος το όνομα του interviewer ή της εταιρείας
• μιλάς κυρίως για το πόσο πολύ χρειάζεσαι δουλειά, αντί για το γιατί ταιριάζεις στον ρόλο
• ακούγεσαι εκνευρισμένος, ειρωνικός ή entitled
• ρωτάς πράγματα που έχουν ήδη απαντηθεί στην αγγελία ή στη συνέντευξη

Υπάρχει και ένα ακόμη λάθος που αρκετοί κάνουν από άγχος. Επισυνάπτουν ξαφνικά πτυχία, βεβαιώσεις, portfolio, συστάσεις και μια νέα έκδοση βιογραφικού χωρίς να τους το έχει ζητήσει κανείς. Το follow-up δεν είναι σημείο για να πετάξεις όλο το αρχείο σου μέσα σε ένα email. Αν πρέπει να μοιραστείς κάτι, ανάφερέ το σύντομα και στείλ’ το μόνο αν έχει πραγματική αξία για τη συγκεκριμένη θέση.

Τι να κάνεις αν πάλι δεν απαντήσουν

Καμία απάντηση μετά την αίτηση; Στείλε ένα follow-up, ίσως και δεύτερο αν υπήρχε σαφές χρονοδιάγραμμα που ξεπεράστηκε, και μετά συνέχισε παρακάτω. Καμία απάντηση μετά τη συνέντευξη; Στείλε το thank-you email σου, έπειτα ένα ή δύο ευγενικά check-ins με βάση το timing που σου έδωσαν, και ύστερα σταμάτα.

Αυτό πονάει, αλλά είναι μέρος της αναζήτησης εργασίας. Κάποιες εταιρείες επικοινωνούν άψογα. Άλλες όχι. Δεν μπορείς να το ελέγξεις. Μπορείς όμως να ελέγξεις αν τα δικά σου emails είναι επαγγελματικά, σωστά χρονισμένα και άξια να διαβαστούν. Αυτό αρκεί.

Μικρές λεπτομέρειες που κάνουν μεγάλη διαφορά

Υπάρχουν μερικές λεπτομέρειες που δεν φαίνονται εντυπωσιακές, αλλά επηρεάζουν πολύ την εντύπωση που αφήνεις:

• Στείλε το email από επαγγελματική διεύθυνση, όχι από κάτι όπως supermarios92 ή princess_kiki
• Αν απαντάς σε υπάρχον thread, κράτησέ το εκεί, ώστε να υπάρχει όλο το ιστορικό της επικοινωνίας
• Απόφυγε τα πολλά θαυμαστικά, τα emoji και τις υπερβολικά ενθουσιώδεις διατυπώσεις
• Αν η συνέντευξη έγινε στα αγγλικά, στείλε και το follow-up στα αγγλικά, εκτός αν σου ζητήθηκε αλλιώς
• Αν έχεις κάνει ορθογραφικό λάθος στο όνομα ή στη θέση, διόρθωσέ το πριν πατήσεις αποστολή, γιατί αυτά δεν συγχωρούνται εύκολα

Στην Ελλάδα, ειδικά σε μικρομεσαίες επιχειρήσεις, ο τόνος συχνά είναι πιο ανθρώπινος και λιγότερο «εταιρικός» σε σχέση με πολυεθνικές. Αυτό δεν σημαίνει χαλαρότητα χωρίς όρια. Σημαίνει ότι ένα καθαρό, ευγενικό και άμεσο μήνυμα συνήθως κερδίζει περισσότερο από μια άκαμπτη, υπερβολικά επίσημη διατύπωση.

Ένα απλό πλαίσιο για να γράφεις κάθε follow-up από την αρχή

Αν δεν θέλεις να χρησιμοποιείς έτοιμα templates, κράτα αυτό το απλό πλαίσιο και χτίσε πάνω του:

• Χαιρετισμός με σωστό όνομα
• Αναφορά στη θέση και στο πότε κάνατε συνέντευξη ή πότε έστειλες αίτηση
• Μία συγκεκριμένη σύνδεση με τη συζήτηση ή με τις απαιτήσεις του ρόλου
• Μία σύντομη πρόταση για το γιατί ταιριάζεις
• Ευγενικό κλείσιμο με διάθεση για επιπλέον πληροφορίες

Αν το ακολουθήσεις αυτό, δύσκολα θα ξεφύγεις σε μήκος ή σε τόνο.

Τελική συμβουλή: καθαρό μήνυμα, σωστή στιγμή, καθόλου δράμα

Το καλύτερο follow-up email μετά από συνέντευξη δεν είναι το πιο εντυπωσιακό. Είναι αυτό που φτάνει στην ώρα του, αναφέρεται σε κάτι συγκεκριμένο και δείχνει σεβασμό. Το ίδιο ισχύει και για το follow-up μετά από αίτηση. Οι εργοδότες απαντούν πιο εύκολα στους υποψηφίους που κάνουν την επικοινωνία απλή.

Γράψε σαν επαγγελματίας άνθρωπος. Ανέφερε τη θέση. Θύμισε ένα σχετικό σημείο της συζήτησης ή της εμπειρίας σου. Κράτησέ το σύντομο. Και μετά άσε τη διαδικασία να προχωρήσει. Στο μεταξύ, συνέχισε να κάνεις αιτήσεις. Αυτή είναι η πιο υγιής κίνηση, και συνήθως η πιο έξυπνη.

Κοινοποίηση: