από Simon Bodych
18 λεπτά ανάγνωσης
Η επικοινωνία δεν είναι ένα «χάρισμα» που είτε το έχεις είτε όχι. Είναι σύνολο από επιμέρους δεξιότητες που φαίνονται παντού, στη συνέντευξη, στο email που στέλνεις σε πελάτη, στον τρόπο που διαφωνείς σε μια σύσκεψη, ακόμη και στο πώς λες «δεν προλαβαίνω» χωρίς να ακούγεσαι αμυντικός. Όποιος δουλεύει με ανθρώπους, δηλαδή όλοι μας, κρίνεται καθημερινά από αυτό.
Στην πράξη, οι περισσότεροι δεν έχουν γενικά «καλή» ή «κακή» επικοινωνία. Έχουν δυνατά σημεία και τυφλά σημεία. Κάποιος μιλά πειστικά μπροστά σε ομάδα, αλλά γράφει ασαφή μηνύματα. Κάποια άλλη ακούει εξαιρετικά, αλλά δυσκολεύεται να δώσει δύσκολο feedback. Άλλος είναι άμεσος και καθαρός με συναδέλφους, αλλά στη συνέντευξη πλατειάζει και χάνει το νόημα. Αυτό είναι φυσιολογικό.
Αν θες να βελτιωθείς, το πρώτο βήμα είναι να σταματήσεις να σκέφτεσαι την επικοινωνία σαν μία γενική ικανότητα. Δεν είναι. Είναι σαφήνεια, ακρόαση, γραπτός λόγος, ενσυναίσθηση, διεκδικητικότητα, διαχείριση σύγκρουσης, προσαρμογή στο κοινό, σωστή τεκμηρίωση και μερικά ακόμη. Το καλό νέο είναι ότι όλα αυτά δουλεύονται.
Αυτός ο οδηγός τα βάζει σε τάξη. Θα δεις ποιες δεξιότητες μετράνε περισσότερο, πού συνήθως χαλάει η επικοινωνία στον χώρο εργασίας, πώς φαίνεται η καλή συμπεριφορά στην πράξη, και πώς να δείξεις αυτές τις ικανότητες τόσο στο βιογραφικό όσο και στη συνέντευξη.
Δεξιότητες επικοινωνίας είναι οι συνήθειες και οι ικανότητες που σε βοηθούν να μεταφέρεις καθαρά ένα μήνυμα, να καταλαβαίνεις σωστά τους άλλους και να προχωρά η δουλειά χωρίς περιττές παρεξηγήσεις. Δεν περιορίζονται στο να μιλάς ωραία. Περιλαμβάνουν το πώς ακούς, πώς γράφεις, πώς ρωτάς, πώς διαφωνείς, πώς διαβάζεις τον τόνο του άλλου και πώς αλλάζεις ύφος ανάλογα με την περίσταση.
Εδώ κρύβεται και η ουσία. Δεν μιλάς το ίδιο σε έναν recruiter, στον προϊστάμενό σου, σε έναν junior συνάδελφο και σε έναν πελάτη που έχει νεύρα επειδή έπεσε το σύστημα. Αν χρησιμοποιείς παντού το ίδιο ύφος, αργά ή γρήγορα θα αποτύχεις, ακόμη κι αν έχεις γνώσεις.
Μια πιο χρήσιμη οπτική είναι η εξής, κάθε δεξιότητα επικοινωνίας λύνει ένα συγκεκριμένο πρόβλημα. Η σαφήνεια μειώνει τη σύγχυση. Η ενεργητική ακρόαση περιορίζει τις λάθος υποθέσεις. Η συντομία σώζει χρόνο. Η ενσυναίσθηση μειώνει την άμυνα του άλλου. Το καλό feedback βελτιώνει την απόδοση. Η σωστή διαχείριση σύγκρουσης προστατεύει τις σχέσεις και το αποτέλεσμα.
Οι λίστες τύπου «10 soft skills που χρειάζεσαι» συνήθως δεν βοηθούν κανέναν. Το χρήσιμο είναι να ξέρεις τι χρειάζεται σε κάθε πραγματικό σενάριο. Εκεί φαίνονται οι αδυναμίες και εκεί βελτιώνεσαι γρήγορα.
| Περίσταση στον χώρο εργασίας | Δεξιότητες επικοινωνίας που μετράνε περισσότερο | Πώς φαίνεται η καλή επικοινωνία |
|---|---|---|
| Συνεντεύξεις | Σαφήνεια, αυτοπεποίθηση, ακρόαση, αφήγηση | Άμεσες απαντήσεις, σχετικά παραδείγματα, ουσιαστικές ερωτήσεις προς τον εργοδότη |
| Συσκέψεις | Συντομία, ενεργητική ακρόαση, σωστή εναλλαγή λόγου, σύνοψη | Μένει στο θέμα, μιλά με σκοπό, καταγράφει αποφάσεις |
| Email και chat | Καθαρός γραπτός λόγος, σωστός τόνος, δομή, συνέπεια στις απαντήσεις | Σαφές θέμα, μικρές παράγραφοι, συγκεκριμένο αίτημα, χωρίς αόριστα μηνύματα |
| Σύγκρουση | Συναισθηματικός έλεγχος, ενσυναίσθηση, διεκδικητικότητα, επίλυση προβλήματος | Θίγει το θέμα νωρίς, μιλά με γεγονότα, αποφεύγει τις κατηγορίες, ψάχνει λύση |
| Ηγεσία | Διατύπωση κατεύθυνσης, feedback, πειθώ, διαφάνεια | Θέτει προσδοκίες, εξηγεί το γιατί, προσαρμόζει το μήνυμα στο κοινό |
| Εξ αποστάσεως εργασία | Ασύγχρονη επικοινωνία, τεκμηρίωση, σωστή επιλογή καναλιού | Γράφει καθαρές ενημερώσεις, καταγράφει αποφάσεις, δεν γεμίζει άσκοπα το ημερολόγιο με meetings |
Η ενεργητική ακρόαση δεν είναι απλή σιωπή μέχρι να έρθει η σειρά σου να μιλήσεις. Είναι προσπάθεια κατανόησης. Ακούς τι λέει ο άλλος, ελέγχεις αν κατάλαβες σωστά και απαντάς στο πραγματικό θέμα, όχι σε αυτό που υπέθεσες.
Αδύναμη εκδοχή, διακόπτεις, βγάζεις συμπέρασμα στα πρώτα 20 δευτερόλεπτα, απαντάς σε άλλη ερώτηση. Δυνατή εκδοχή, λες: «Άρα το βασικό πρόβλημα δεν είναι η προθεσμία, αλλά ότι άλλαξαν οι προδιαγραφές αφού ξεκίνησε η ανάπτυξη. Το πιάνω σωστά;».
Στην καθημερινότητα αυτό μεταφράζεται σε λιγότερα λάθη, καλύτερες σχέσεις και πιο γρήγορη λύση προβλημάτων. Σε ομάδες με πίεση, είναι από τις πιο υποτιμημένες δεξιότητες.
Οι άνθρωποι που επικοινωνούν καλά συνήθως ακούγονται πιο απλοί, όχι πιο «εντυπωσιακοί». Δεν κρύβονται πίσω από ορολογία, δεν μιλούν κυκλικά και δεν σε αφήνουν να μαντεύεις το συμπέρασμα.
Κακή διατύπωση, «Υπάρχουν διατμηματικά blockers που επηρεάζουν τα deliverables». Πολύ καλύτερη, «Δεν μπορούμε να βγούμε live την Παρασκευή γιατί το νομικό τμήμα δεν έχει εγκρίνει το κείμενο και η ομάδα ανάπτυξης βρήκε πρόβλημα στο checkout».
Η σαφήνεια φέρνει αξιοπιστία. Αν σε ακούνε και καταλαβαίνουν αμέσως τι λες, θεωρούν ότι έχεις έλεγχο του θέματος. Αν χρειάζονται αποκωδικοποίηση, χάνεις πόντους, ακόμη κι αν έχεις δίκιο.
Το γράψιμο επηρεάζει περισσότερα απ’ όσα νομίζει ο περισσότερος κόσμος. Ένα θολό email μπορεί να δημιουργήσει μισή ώρα χαμένης δουλειάς για τέσσερα άτομα. Ένα βιαστικό μήνυμα στο chat μπορεί να προκαλέσει παρεξήγηση που θα σε ακολουθεί όλη την εβδομάδα.
Ο καλός γραπτός λόγος είναι συγκεκριμένος, εύκολος στο διάβασμα και οργανωμένος. Μπαίνει πρώτα ο σκοπός, μετά το βασικό context, μετά το ζητούμενο και αν χρειάζεται η προθεσμία. Όχι κατεβατά. Όχι ασαφείς υπαινιγμοί.
Συντομία δεν σημαίνει ξερό ύφος. Σημαίνει ότι λες όσα πρέπει, όχι όσα μπορείς. Στις συσκέψεις, στις ενημερώσεις προς προϊστάμενο και στις απαντήσεις συνέντευξης, αυτή η δεξιότητα αξίζει χρυσάφι.
Υπάρχει ένας εύκολος κανόνας. Πες πρώτα το συμπέρασμα. Μετά δώσε δύο ή τρία στοιχεία που το στηρίζουν. Μετά σταμάτα. Οι περισσότεροι χάνουν την πειστικότητά τους επειδή συνεχίζουν να μιλούν αφού έχουν ήδη πει το ουσιαστικό.
Οι καλοί επαγγελματίες δεν στηρίζονται σε εικασίες. Ρωτούν για να βρουν κενά, προτεραιότητες, περιορισμούς και ρίσκα. Μια καλή ερώτηση μπορεί να γλιτώσει εβδομάδες λάθος δουλειάς.
Παράδειγμα. Η Μαρία, account manager σε digital agency της Θεσσαλονίκης, πήρε brief από πελάτη που ζητούσε «άμεση καμπάνια lead generation». Αντί να πει «το αναλαμβάνουμε», ρώτησε τρία απλά πράγματα, ποιος είναι ο στόχος σε αριθμό leads, ποιο κοινό έχει προτεραιότητα και ποιο budget είναι πραγματικά διαθέσιμο. Έτσι ανακάλυψε ότι ο πελάτης ήθελε 300 qualified leads με 1.200 ευρώ σε δύο εβδομάδες, στόχος σχεδόν αδύνατος. Η ερώτηση έσωσε τη συνεργασία πριν ξεκινήσει στραβά.
Γλώσσα σώματος, βλέμμα, στάση, έκφραση προσώπου, ρυθμός φωνής, όλα στέλνουν μήνυμα. Στις βιντεοκλήσεις προστίθενται κι άλλα, αν κοιτάς την κάμερα, αν φαίνεσαι παρών, αν έχεις ανοιχτό μικρόφωνο ενώ πληκτρολογείς εκνευρισμένος, αν δείχνεις ότι βαριέσαι.
Δεν χρειάζεται να γίνεις ηθοποιός. Χρειάζεται να προσέχεις αν η μη λεκτική συμπεριφορά σου υπονομεύει το μήνυμα. Αν λες «είμαι ανοιχτός σε feedback» και ταυτόχρονα σταυρώνεις χέρια, αναστενάζεις και κοιτάς αλλού, ο άλλος ακούει το σώμα σου, όχι τα λόγια σου.
Η ενσυναίσθηση στη δουλειά δεν είναι γλυκανάλατη ευγένεια. Είναι πρακτικό εργαλείο. Σε βοηθά να διατυπώσεις το μήνυμά σου με τρόπο που ο άλλος να μπορεί να το ακούσει χωρίς να σηκώσει άμυνες.
Αν μια προϊσταμένη πει στον εργαζόμενο «πάλι τα έκανες θάλασσα», το μόνο που θα κερδίσει είναι ντροπή ή αντίδραση. Αν πει «στο report της Παρασκευής είχαμε δύο λάθη στις τιμές και αυτό μας εξέθεσε στον πελάτη, θέλω να δούμε πώς θα προσθέσουμε τελικό έλεγχο πριν φύγει», έχει πολλές περισσότερες πιθανότητες να αλλάξει συμπεριφορά.
Διεκδικητικότητα σημαίνει ότι λες καθαρά τι πιστεύεις, τι χρειάζεσαι ή τι προτείνεις, χωρίς επιθετικότητα αλλά και χωρίς απολογητικό τόνο. Πολλοί ικανοί άνθρωποι χάνουν εδώ, ειδικά όταν μιλούν προς ανώτερους.
Το «αν δεν είναι πρόβλημα, ίσως θα μπορούσαμε κάποια στιγμή να το δούμε» δεν είναι διεκδικητικότητα. Είναι θολούρα. Πιο σωστό είναι, «Αυτή την εβδομάδα έχω χωρητικότητα για ένα από τα δύο. Αν δώσουμε προτεραιότητα στο audit του πελάτη, θα μεταφέρω το update του dashboard για την Τρίτη. Συμφωνείς;».
Το καλό feedback είναι συγκεκριμένο, έγκαιρο και εστιάζει στη συμπεριφορά ή στο αποτέλεσμα, όχι στην προσωπικότητα. Η φράση «είσαι απρόσεκτος» δεν βοηθά κανέναν. Η φράση «στην παρουσίαση υπήρχαν δύο παλιές τιμές από προηγούμενη έκδοση, ας βάλουμε checklist πριν στείλουμε deck σε πελάτη» οδηγεί σε αλλαγή.
Η χρονική στιγμή μετράει πολύ. Αν περιμένεις τρεις μήνες για να πεις κάτι, έχει χαθεί το πλαίσιο, έχει φουντώσει ο εκνευρισμός και το feedback μοιάζει με καταγγελία, όχι με βοήθεια.
Αυτή η δεξιότητα παραβλέπεται συνεχώς. Αν κάθε φορά που ακούς κριτική απαντάς με δικαιολογίες, μακροσκελείς εξηγήσεις ή παγώνεις, σύντομα οι άλλοι θα σταματήσουν να σου λένε τι πρέπει να ξέρεις. Και αυτό είναι επικίνδυνο για την καριέρα σου.
Καλή αντίδραση σημαίνει ότι ακούς, ζητάς διευκρινίσεις αν χρειάζεται, ξεχωρίζεις το χρήσιμο από το άδικο και αποφασίζεις τι θα αλλάξεις. Δεν σημαίνει ότι συμφωνείς με τα πάντα. Σημαίνει ότι δεν μπλοκάρεις τη συζήτηση.
Η σύγκρουση δεν είναι από μόνη της κακό πράγμα. Κακό είναι να αφήνεις την ένταση να σαπίζει ή να την κάνεις προσωπική επίθεση. Η καλή διαχείριση σύγκρουσης σημαίνει ότι θίγεις το θέμα νωρίς, μιλάς με γεγονότα και δουλεύεις προς λύση που να στέκει.
Παράδειγμα. Ο Γιάννης, team lead σε εταιρεία logistics στον Ασπρόπυργο, είχε τριβή με τη συνάδελφο από το procurement επειδή οι παραγγελίες έφταναν ελλιπείς. Αντί να της στείλει εκνευρισμένο μήνυμα «ποτέ δεν στέλνετε σωστά τα στοιχεία», της είπε: «Στις τρεις τελευταίες παραγγελίες έλειπαν οι κωδικοί παλέτας και η αποθήκη καθυστέρησε συνολικά 4 ώρες. Θέλω να βρούμε τι λείπει από τη διαδικασία ώστε να μη συμβαίνει ξανά». Άλλο κλίμα, άλλο αποτέλεσμα.
Η πειθώ στην εργασία σπάνια μοιάζει με κινηματογραφικό λόγο. Συνήθως είναι η ικανότητα να εξηγήσεις λογικά τα οφέλη, τα ρίσκα και τις εναλλακτικές, με τρόπο που να ταιριάζει στο ακροατήριο.
Ο οικονομικός διευθυντής θα ακούσει κόστος, απόδοση και ρίσκο. Η ομάδα προϊόντος θέλει επίδραση στον χρήστη. Η διοίκηση θέλει καθαρή εικόνα και ταχύτητα απόφασης. Αν λες σε όλους το ίδιο ακριβώς πράγμα, η επιρροή σου πέφτει.
Αυτή η δεξιότητα ξεχωρίζει τους πραγματικά καλούς communicators. Το ίδιο θέμα το εξηγείς διαφορετικά σε οικονομικό διευθυντή, σε recruiter, σε πελάτη λιανικής, σε νέο μέλος ομάδας. Όχι επειδή αλλάζεις τα γεγονότα, αλλά επειδή αλλάζεις γλώσσα, λεπτομέρεια και προτεραιότητες.
Ένας data analyst μπορεί να γνωρίζει απ’ έξω όλη τη μεθοδολογία μιας ανάλυσης. Αν όμως τη παρουσιάσει με τον ίδιο τρόπο στον CEO και σε έναν fellow analyst, θα χάσει το ένα από τα δύο ακροατήρια.
Τεράστιο μέρος της επαγγελματικής επικοινωνίας δεν είναι τι ειπώθηκε, αλλά αν έκλεισε σωστά ο κύκλος. Καταγράφηκε η απόφαση; Συμφωνήθηκαν επόμενα βήματα; Ξέρει ο καθένας τι πρέπει να κάνει και μέχρι πότε;
Οι άνθρωποι που θεωρούνται αξιόπιστοι έχουν αυτή τη συνήθεια. Μετά τη συζήτηση, στέλνουν μια καθαρή σύνοψη. Τίποτα περίπλοκο. «Συμφωνήσαμε Α, Β, Γ. Υπεύθυνοι είναι η Ελένη και ο Νίκος. Προθεσμία Παρασκευή 17:00». Αυτό γλιτώνει απίστευτη φθορά.
Αν δουλεύεις ή δίνεις συνέντευξη στην Ελλάδα, αξίζει να έχεις στο μυαλό σου ότι η καλή επικοινωνία συχνά κρίνεται όχι μόνο από το τι λες, αλλά και από το πώς ισορροπείς επαγγελματισμό με ανθρώπινο τόνο. Σε πολλές εταιρείες, ειδικά μικρομεσαίες ή οικογενειακές, το ύφος είναι πιο προσωπικό απ’ ό,τι σε ένα πιο τυπικό πολυεθνικό περιβάλλον. Αυτό σημαίνει ότι η ευγένεια, η σωστή προσφώνηση και το να μην ακούγεσαι απότομος μετράνε πολύ, ακόμη κι όταν πρέπει να είσαι ξεκάθαρος.
Στις συνεντεύξεις είναι συνηθισμένο να σου ζητήσουν το βιογραφικό στα ελληνικά ή στα αγγλικά, ανάλογα με τον ρόλο, και να δώσουν βάρος στο αν «επικοινωνείς σωστά» με πελάτες, προμηθευτές ή ομάδα. Συχνά αυτό δεν σημαίνει εντυπωσιακή παρουσίαση, αλλά να μιλάς καθαρά, χωρίς περιττή ορολογία, και να δείχνεις ότι μπορείς να συνεννοηθείς με διαφορετικούς ανθρώπους. Σε αρκετούς κλάδους ακούγονται ακόμη όροι όπως συστατικές επιστολές, συνοδευτική επιστολή ή τηλεφωνική επικοινωνία για follow-up, οπότε έχει νόημα να είσαι άνετος και σε πιο παραδοσιακές μορφές επικοινωνίας, όχι μόνο στο chat και στο email.
Επίσης, στην ελληνική αγορά είναι συχνό οι αποφάσεις να προχωρούν μέσα από έναν συνδυασμό γραπτής και προφορικής συνεννόησης. Ένα email βοηθά, αλλά πολλές φορές το ξεκαθάρισμα γίνεται με ένα τηλέφωνο ή μια σύντομη κουβέντα. Γι’ αυτό μετράει πολύ να μπορείς και να γράφεις καθαρά και να μιλάς άμεσα, χωρίς να χάνεις τον τόνο συνεργασίας.
Η θεωρία βοηθά, αλλά τα παραδείγματα δείχνουν αμέσως τη διαφορά.
Αδύναμο, «Νομίζω το πλάνο έχει κάποια θέματα».
Δυνατό, «Βλέπω δύο κινδύνους. Πρώτον, το τμήμα υποστήριξης δεν έχει εκπαιδευτεί ακόμη. Δεύτερον, δεν έχουμε διαδικασία rollback αν αποτύχει το onboarding. Θα ήμουν πιο άνετη να προχωρήσουμε αφού καλυφθούν αυτά τα δύο».
Αδύναμο, «Είμαι άνθρωπος της επικοινωνίας και τα πάω καλά με όλους».
Δυνατό, «Στην προηγούμενη θέση μου στη NetPulse, υποστήριζα πελάτες που δεν είχαν τεχνικό υπόβαθρο. Όταν υπήρχε διακοπή υπηρεσίας, έστελνα ενημέρωση σε τρία μέρη, τι συνέβη, τι επηρεάζεται και ποιο είναι το επόμενο βήμα. Μέσα σε έξι μήνες οι επαναλαμβανόμενες ερωτήσεις πελατών μειώθηκαν περίπου 35%, γιατί η ενημέρωση ήταν πιο κατανοητή και έβγαζε άγχος από τη συζήτηση».
Αδύναμο, «Καλησπέρα, απλώς επανέρχομαι για αυτό».
Δυνατό, «Καλησπέρα Μάγδα, επανέρχομαι για την έγκριση του κειμένου της αρχικής σελίδας. Χρειαζόμαστε επιβεβαίωση μέχρι την Πέμπτη στις 15:00 ώστε να παραμείνει εντός χρονοδιαγράμματος το launch της 20ής Μαΐου. Αν σε βοηθά, μπορώ να στείλω αμέσως και σύνοψη των αλλαγών».
Αδύναμο, «Ποτέ δεν στέλνεις τα πράγματα στην ώρα σου».
Δυνατό, «Οι δύο τελευταίες αναφορές ήρθαν μετά την προθεσμία και αυτό μετέφερε την παρουσίαση προς τον πελάτη κατά μία μέρα. Θέλω να δούμε τι σε εμποδίζει και να συμφωνήσουμε έναν τρόπο παράδοσης που να λειτουργεί και για τους δύο».
Αδύναμο, «Γενικά έχει πολλή πίεση αυτές τις μέρες».
Δυνατό, «Αυτή την εβδομάδα είμαι στο όριο. Αν η προτεραιότητα είναι ο έλεγχος του πελάτη Παπαδόπουλος Α.Ε., τότε θα μεταφέρω την ενημέρωση του dashboard για την επόμενη Τρίτη. Αν θέλεις, μπορώ να προτείνω και τι να παγώσει προσωρινά».
Ένας υποψήφιος χρειάζεται επικοινωνία σε τρία σημεία, στο βιογραφικό, στη συνέντευξη και στο follow-up μετά τη διαδικασία. Το κλασικό «excellent communication skills» στο CV δεν λέει σχεδόν τίποτα. Ο recruiter θέλει αποδείξεις.
Καλύτερα bullets είναι τα εξής:
Στη συνέντευξη, μην κάνεις δηλώσεις χαρακτήρα. Πες ιστορίες. Διάλεξε παραδείγματα όπου έλυσες μια παρεξήγηση, διαχειρίστηκες μια δύσκολη συζήτηση, έπεισες κάποιον ή εξήγησες απλά κάτι πολύπλοκο.
Δεν χρειάζεται να διοικείς ανθρώπους για να κρίνεσαι από την επικοινωνία σου. Αν οι ενημερώσεις σου είναι θολές, αν στις συσκέψεις μιλάς χωρίς πυρήνα ή αν ο manager σου σε κυνηγά για βασικό context, η φήμη σου φθείρεται.
Οι μεγαλύτερες βελτιώσεις συνήθως έρχονται από τρία πράγματα, πιο καθαρά status updates, καλύτερη συμβολή στις συσκέψεις και πιο ώριμη επικοινωνία προς τα πάνω.
Οι managers χρειάζονται όλο το πακέτο, σαφήνεια, ενσυναίσθηση, feedback, διαχείριση σύγκρουσης, συνέπεια. Η εμπιστοσύνη της ομάδας ανεβαίνει ή πέφτει ανάλογα με το αν ο manager επικοινωνεί καθαρές προσδοκίες και αν πιάνει τα προβλήματα νωρίς.
Όποιος αποφεύγει τις δύσκολες συζητήσεις το πληρώνει ακριβά. Η σιωπή δεν διατηρεί την ηρεμία, απλώς μεταφέρει το κόστος στο μέλλον.
Η εξ αποστάσεως εργασία ανταμείβει όσους γράφουν καλά και τεκμηριώνουν σωστά. Στο γραφείο, μια ασαφής ενημέρωση συχνά διορθώνεται με ένα γρήγορο «έλα από το γραφείο μου να το πούμε». Στο remote περιβάλλον, το κακό μήνυμα μένει στο νήμα του chat, στο email και στο recording.
Ο καλός remote επαγγελματίας επιλέγει σωστό κανάλι, δίνει αρκετό context και κάνει τη ζωή των άλλων πιο εύκολη σε ασύγχρονη συνεργασία.
Πολλές αστοχίες επικοινωνίας δεν έχουν σχέση με τον χαρακτήρα. Έχουν σχέση με το λάθος εργαλείο ή με κακή χρήση του σωστού εργαλείου.
Ένας απλός κανόνας βοηθά πολύ. Αν ο τόνος έχει μεγάλη σημασία, διάλεξε πλουσιότερο κανάλι. Αν η καταγραφή έχει σημασία, γράψ’ το. Αν θα χρειαστεί αργότερα να ευθυγραμμιστούν κι άλλοι, φρόντισε η απόφαση να είναι αποθηκευμένη κάπου που βρίσκουν όλοι.
Ο πιο γρήγορος τρόπος να ακούγεσαι πιο αξιόπιστος είναι απλός, πες πρώτα το βασικό σημείο, στήριξέ το με γεγονότα και μετά σταμάτα.
Οι δύσκολες συζητήσεις συνήθως αποτυγχάνουν για τρεις λόγους. Είτε περιμένουμε υπερβολικά πολύ, είτε μπαίνουμε με κατηγορίες, είτε πάμε χωρίς καθαρό στόχο. Αν θέλεις καλύτερο αποτέλεσμα, κράτα τη δομή απλή.
Ξεκίνα με παρατηρήσιμα γεγονότα. Μετά εξήγησε την επίδραση. Μετά ζήτησε την οπτική του άλλου. Τέλος, συμφωνήστε επόμενο βήμα. Παράδειγμα, «Στις δύο τελευταίες μεταβιβάσεις πελατών έλειπαν οι σημειώσεις handoff και η ομάδα υποστήριξης χρειάστηκε να βρει μόνη της πληροφορίες. Αυτό αύξησε τον χρόνο πρώτης απάντησης. Θέλω να καταλάβω τι συμβαίνει από τη δική σου πλευρά».
Δεν χρειάζεσαι τέλειο σενάριο. Χρειάζεσαι αυτοέλεγχο, καθαρά παραδείγματα και σκοπό που να πηγαίνει πέρα από το να ξεσπάσεις.
Απάντησε ειλικρινά με «συχνά», «μερικές φορές» ή «σπάνια». Αν βρεις αρκετά «μερικές φορές» και «σπάνια», ξέρεις ήδη πού χρειάζεται δουλειά.
Δεν χρειάζεσαι αλλαγή προσωπικότητας. Χρειάζεσαι επανάληψη, λίγη παρατήρηση και μερικές μετρήσιμες συνήθειες. Αυτό το πλάνο είναι απλό και εφαρμόσιμο.
Στο τέλος των 30 ημερών, ζήτησε feedback από δύο ανθρώπους που δουλεύουν μαζί σου. Κράτησέ το απλό. «Ποιο είναι ένα πράγμα που κάνω καλά στην επικοινωνία μου και ένα που θα μπορούσα να βελτιώσω;». Θα μάθεις περισσότερα από αυτή την ερώτηση παρά από δέκα γενικά άρθρα.
Στο βιογραφικό, σύνδεσε την επικοινωνία με πράξεις και αποτελέσματα. Ρήματα όπως παρουσίασα, εξήγησα, συντόνισα, διαπραγματεύτηκα, τεκμηρίωσα, εκπαίδευσα, έλυσα, συμβούλεψα, δίνουν πολύ καλύτερη εικόνα από μια ξερή αναφορά σε «επικοινωνιακές δεξιότητες».
Ακόμη καλύτερα, βάλε και αποτέλεσμα. Παράδειγμα, «Εκπαίδευσα 12 νέους συνεργάτες στο CRM και μείωσα κατά 22% τα λάθη καταχώρισης στο πρώτο τρίμηνο». Εδώ δεν δηλώνεις απλώς ότι επικοινωνείς καλά. Το αποδεικνύεις.
Στη συνέντευξη, ετοίμασε από πριν τέσσερις ιστορίες. Μία για ομαδική συνεργασία, μία για σύγκρουση, μία για πειθώ και μία για το πώς εξήγησες κάτι πολύπλοκο με απλό τρόπο. Με αυτές καλύπτεις μεγάλο μέρος των συνηθισμένων ερωτήσεων χωρίς να ακούγεσαι στημένος.
Μια δυνατή απάντηση συνέντευξης συνήθως έχει πέντε κομμάτια, την κατάσταση, το κοινό, τη δυσκολία στην επικοινωνία, τι ακριβώς είπες ή άλλαξες, και το αποτέλεσμα. Δεν χρειάζεται λόγος TED. Χρειάζεται καθαρή ιστορία.
Υπάρχουν μερικές συνήθειες που δίνουν γρήγορο κέρδος και φαίνονται αμέσως στους άλλους.
Οι καλύτερες δεξιότητες επικοινωνίας συνήθως δεν είναι θεαματικές. Φαίνονται στα βασικά, να είσαι καθαρός, να ακούς σωστά, να διαλέγεις το σωστό κανάλι, να διαχειρίζεσαι την ένταση χωρίς δράμα και να κλείνεις τον κύκλο με σαφή επόμενα βήματα. Όταν τα κάνεις αυτά σταθερά, οι άλλοι σε περιγράφουν με τρεις λέξεις που έχουν μεγάλη αξία στην αγορά εργασίας, σοβαρός, αξιόπιστος, εύκολος στη συνεργασία.
Αν θέλεις να βελτιωθείς γρήγορα, μην προσπαθήσεις να φτιάξεις και τις 14 δεξιότητες μαζί. Διάλεξε αυτή που δημιουργεί τη μεγαλύτερη τριβή στη δική σου δουλειά. Για κάποιους είναι η συντομία. Για άλλους το feedback. Για πολλούς, η διεκδικητικότητα. Δούλεψέ τη για έναν μήνα και το αποτέλεσμα θα φανεί πιο γρήγορα απ’ όσο νομίζεις.
Κοινοποίηση:
No comments yet. Be the first to share your thoughts!
18 λεπτά ανάγνωσης
20 λεπτά ανάγνωσης
16 λεπτά ανάγνωσης
