Teamassistenz Jobs | Friedrich-Schiller-Universität Jena (Jena)

Teamassistenz

Friedrich-Schiller-Universität Jena

Standort:
Germany , Jena

Kategorie:
Büroverwaltung

Vertragstyp:
Arbeitsvertrag

Gehalt:

Nicht angegeben

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Jobbeschreibung:

An der Fakultät für Sozial- und Verhaltenswissenschaften, am Institut für Psychologie, ist zum 01.07.2026 eine Stelle als Teamassistenz in Vollzeit (100% / 40 Wochenstunden) befristet zu besetzen. Die Stellenbesetzung kann auch auf zwei Teilzeit-Positionen zu 50% / 20 Wochenstunden aufgeteilt werden (Teamassistenz des Direktorats und Teamassistenz des Lehrstuhls für Entwicklungspsychologie). Sie ist als Mutterschutz- und Elternzeitvertretung befristet, voraussichtlich mindestens bis April 2028.

Verantwortlichkeiten:

Organisation und Koordination administrativer Abläufe im Direktorat des Instituts für Psychologie sowie im Sekretariat des Lehrstuhls für Entwicklungspsychologie (u.a. Korrespondenz, Terminkoordination, Büro- und Ablageorganisation)
Unterstützung der Institutsleitung als zentrale Schnittstelle zwischen den Lehrstuhlsekretariaten sowie Mitwirkung an institutsweiten organisatorischen Prozessen
Unterstützung in Personalangelegenheiten (z.B. Bearbeitung von Einstellungs- und Weiterbeschäftigungsanträgen, Pflege von Personalunterlagen, Verwaltung von Arbeitszeiten und Krankmeldungen)
Finanz- und Sachmittelverwaltung (u.a. Rechnungsbearbeitung, Mittelüberwachung, Durchführung von Bestellungen sowie Liefer- und Rechnungskontrolle)
Bedarfsermittlung und Beschaffung von Büro- und Verbrauchsmaterialien
Ansprechperson für Studierende, Gäste und externe Ansprechpartner sowie allgemeine Auskunftserteilung und Organisation des Besucherverkehrs
Organisation und Begleitung von Sitzungen, Tagungen und Veranstaltungen (inkl. Vorbereitung, Koordination, Einladungsmanagement und ggf. Protokollführung)
Administrative Unterstützung in der Lehre (z.B. Raumplanung, Pflege von Lehrveranstaltungen im Campus-Management-System "Friedolin")
Pflege und Aktualisierung der Webseiten des Instituts und des Lehrstuhls sowie instituts- und lehrstuhlinternen Dokumentationen und Planungen
Unterstützung bei allgemeinen organisatorischen und koordinierenden Aufgaben im Tagesgeschäft beider Bereiche

Anforderungen:

Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Berufsausbildung (z. B. Büromanagement, Verwaltung) oder vergleichbare Kenntnisse
Erfahrung in Büroorganisation, idealerweise im Hochschul- oder Forschungsbereich
Sicherer Umgang mit MS Office
Grundkenntnisse im Haushalts- und Rechnungswesen
Organisationsgeschick, Zuverlässigkeit und eine strukturierte Arbeitsweise
Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und serviceorientiertes Auftreten
gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Wünschenswert:

Grundkenntnisse in hochschulbezogenen Verwaltungssystemen
idealerweise mit Abläufen in Drittmittel- und Reisekostenverwaltung vertraut

Was wir biete:

Vergütung nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) entsprechend den persönlichen Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe 6 inklusive einer tariflichen Jahressonderzahlung
30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr zuzüglich zwei arbeitsfreier Tage am 24. und 31.12.
Betriebliche Nebenleistungen wie z. B. Vermögenswirksame Leistungen (VL) und betriebliche Altersvorsorge (VBL)
Flexible Arbeitszeiten (nach Rücksprache/Gleitzeit und ggf. Telearbeit)
Ein umfassendes Fort- und Weiterbildungsprogramm