Teamassistenz Jobs

Friedrich-Schiller-Universität Jena

Standort:
Germany, Jena

Kategorie:
Büroverwaltung

Vertragstyp:
Arbeitsvertrag

Gehalt:

Nicht angegeben

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Jobbeschreibung:

Die Professur für Arbeits- und Organisationspsychologie am Institut für Psychologie der Friedrich-Schiller-Universität Jena erforscht, wie Menschen ihre Arbeit erleben und gestalten und welche sozialen Prozesse bei der Arbeit und in Organisationen für Menschen bedeutsam sind. Als Teamassistenz leisten Sie einen wichtigen Beitrag zum reibungslosen Ablauf in Forschung, Lehre und Verwaltung und unterstützen die Professur bei der Umsetzung ihrer vielfältigen wissenschaftlichen und organisatorischen Aufgaben.

Verantwortlichkeiten:

Allgemeine Büroorganisation (Postbearbeitung, Telefonservice, Terminplanung, Besucherempfang, Materialverwaltung)
Unterstützung bei Personalangelegenheiten (Vorbereitung von Einstellungsunterlagen)
Organisation und Unterstützung des Studienbetriebs (Friedolin, Raumplanung, Prüfungsarchivierung, Auskünfte für Studierende)
Veranstaltungsorganisation (z. B. Tagungen, Workshops, Gästebetreuung, Reiseplanung)
Finanzverwaltung und Drittmittelbearbeitung (Rechnungsbearbeitung, Mittelabrufe, Übersichten und Statistiken)
Vorbereitung von Reisekostenabrechnungen sowie Beschaffungsvorgängen
Inventar- und Geräteverwaltung
Pflege und Aktualisierung der Website der Abteilung

Anforderungen:

Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Berufsausbildung (z. B. Büromanagement, Verwaltung) oder vergleichbare Kenntnisse
Erfahrung in Büroorganisation, idealerweise im Hochschul- oder Forschungsbereich
Sicherer Umgang mit MS Office
Grundkenntnisse in hochschulbezogenen Verwaltungssystemen (z.B. SAP) sehr vorteilhaft
Grundkenntnisse im Haushalts- und Rechnungswesen
idealerweise mit Abläufen in Drittmittel- und Reisekostenverwaltung vertraut
Organisationsgeschick, Zuverlässigkeit und eine strukturierte Arbeitsweise
Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und serviceorientiertes Auftreten
gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Wünschenswert:

Erfahrung im Hochschul- oder Forschungsbereich
Grundkenntnisse in hochschulbezogenen Verwaltungssystemen (z.B. SAP)
mit Abläufen in Drittmittel- und Reisekostenverwaltung vertraut

Was wir biete:

Vergütung nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) entsprechend den persönlichen Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe 6 inklusive einer tariflichen Jahressonderzahlung
30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr zuzüglich zwei arbeitsfreie Tage am 24. und 31.12
Betriebliche Nebenleistungen wie z. B. Vermögenswirksame Leistungen (VL) und betriebliche Altersvorsorge (VBL)
Flexible Arbeitszeiten (nach Rücksprache/Gleitzeit und ggf. Telearbeit)
Ein umfassendes Fort- und Weiterbildungsprogramm

Zusätzliche Informationen:

Job veröffentlicht:
08. Dezember 2025

Ablauf:
16. Dezember 2025

Beschäftigungsart:

Teilzeit

Arbeitsart:

Arbeit vor Ort

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Teamassistenz