Teamassistenz

• Sie verwalten Haushaltsmittel und Drittmittel-Konten für beide Professuren, überwachen Budgets und unterstützen beim Prozess der Mittelabforderung
• Sie bearbeiten Rechnungen (sachliche und rechnerische Richtigkeit prüfen, Umbuchung veranlassen, Kontierung vorbereiten, etc.)
• Sie beantragen Dienstreisen und erstellen entsprechende Reisekostenabrechnungen
• Sie stellen Exkursionsanträge und koordinieren mit der Reisekostenstelle sowie der Finanzabteilung, fungieren dabei als zentrale Ansprechperson für organisatorische und abrechnungstechnische Fragestellungen
• Sie koordinieren Personalangelegenheiten (Bearbeitung von Einstell- und Weiterbeschäftigungsanträge, Anträge auf Lehraufträge, Honorar- und Werkverträge vorbereiten, Krank- und Gesundmeldungen verwalten, Urlaubsdokumentation pflegen, Gastwissenschaftler betreuen)
• Sie unterstützen das wissenschaftliche Team bei der Lehre und Forschung (Raumreservierung, Terminplanung, Einpflegen von Daten in Friedolin, etc.)
• Sie führen Bedarfsermittlung durch und bestellen Büro- und Verbrauchsmaterial, erledigen Beschaffungsvorgänge im Auftrag des Laborteams, lösen Reparatur- und Aussonderungsaufträge aus
• Sie bearbeiten den Posteingang und -ausgang, verwalten Akten, Datenbanken und Ablagesysteme (auch elektronisch)
• Weitere abwechslungsreiche Aufgaben liegen in der Öffentlichkeitsarbeit, Pflege der Homepage, Organisatorische Vorbereitung und Begleitung von Beratungen, Tagungen, Workshops, Veranstaltungen, Führungen, Durchführung und Abrechnung von Tagungen und Gastvorträgen

• Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich (bspw. als Fachangestellte:r für Bürokommunikation, Kaufmann/-frau für Bürokommunikation oder Büromanagement) bzw. gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
• Selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise, strukturiertes Denkvermögen, Serviceorientierung
• Teamfähigkeit und Organisationsgeschick
• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• souveräne Anwendungskenntnisse der einschlägigen marktüblichen Office-Programm (MS Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und idealerweise mit SAP und Content-Management-System

Kenntnisse universitärer Strukturen und Abläufe sowie Kenntnisse in Haushalts- und Drittmittelverwaltung

• Vergütung nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) entsprechend den persönlichen Voraussetzungen nach Entgeltgruppe 6 inklusive einer tariflichen Jahressonderzahlung
• Abwechslungsreiche Tätigkeitsfelder und krisensicherer Arbeitsplatz bei einem der größten Arbeitgeber Thüringens
• Universitäre Gesundheitsförderung und ein familienfreundliches Arbeitsumfeld
• Betriebliche Nebenleistungen wie z. B. Vermögenswirksame Leistungen (VL) und betriebliche Altersvorsorge (VBL)
• 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr zzgl. zwei arbeitsfreie Tage am 24. und 31.12