Sachbearbeiter Dokumenten- und Vertragsmanagement Jobs

Jobbeschreibung

Sachbearbeiter Dokumenten- und Vertragsmanagement (m/w/d) bei der GBG Unternehmensgruppe GmbH in Mannheim. Vollzeit. Aufgaben umfassen Zentralregistratur, digitales Vertragsmanagement und sonstige Aufgaben. Qualifikationen: kaufmännische Ausbildung, Erfahrung in Registratur/Dokumentenmanagement wünschenswert, MS-Office-Kenntnisse.

Verantwortlichkeiten

Zentralregistratur: Organisation, Pflege und Weiterentwicklung der analogen und digitalen Aktenführung inkl. Aktenplänen
Ordnungsgemäße Ablage, Ausgabe, Rücknahme und datenschutzkonforme Entsorgung von Akten
Koordination der Aktenanlieferung und Digitalisierung von Akten und Plänen
Verwaltung der Registraturräume und Regalsysteme inkl. Sicherheits- und TÜV-Koordination
Organisation und Verwaltung von Datentonnen (z. B. Reisswolf)
Digitales Vertragsmanagement: Zentrale Ansprechperson für das digitale Vertragsmanagement
Pflege der Bedienungsanleitung sowie Erstellung und Durchführung von Schulungen
Schnittstelle zwischen Anwender*innen und IT-Dienstleistern
Sonstige Aufgaben: Mitwirkung bei der Erstellung und Einhaltung von Verfahrensanweisungen
Mieteraktenregistratur in Vertretung
Vorbereitung von Unterlagen für das Stadtarchiv
Übernahme von Sonderaufgaben (z. B. Raumübersichten, Türbeschilderung)

Anforderungen

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
Berufserfahrung im Bereich Registratur, Dokumentenmanagement oder Archivwesen wünschenswert
Erfahrung im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen von Vorteil
Technisches Grundverständnis sowie Affinität zu digitalen Lösungen
Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise
Organisationsstärke sowie gutes Verständnis für Abläufe und Prozesse
Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit sensiblen und vertraulichen Unterlagen (Datenschutz)
Kommunikationsfähigkeit und ausgeprägte Serviceorientierung
Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen
Fähigkeit, Schulungen durchzuführen und Inhalte verständlich zu vermitteln

Wünschenswert

Berufserfahrung im Bereich Registratur, Dokumentenmanagement oder Archivwesen
Erfahrung im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen

Was wir biete

Sicherer Arbeitsplatz
Attraktive Vergütung nach Tarifvertrag mit zusätzlicher Altersvorsorge, vermögenswirksamen Leistungen sowie Urlaubs- und Weihnachtsgeld
Hochwertige Arbeitsumgebung (inkl. mobiler Endgeräte, ergonomischer Arbeitsmöbel, Aufenthalts- und Kommunikationsräumen)
Ein gutes Team
Fachliche und persönliche Weiterbildungen
Work-Life-Balance (flexible Arbeitszeiten, 30 Tage Urlaub, mobiles Arbeiten)
37-Stunden-Woche
Sinnvolle Aufgabe
VRN-Jobticket (anteilig bezahlt)
Elektroautos für Dienstfahrten
E-Ladestationen
Parkplätze
Jobradleasing
Fitness- und Gesundheitsangebote (Fitnessraum, Yoga, Rückenkurse, Büromassagen, Firmenlauf)
Eigene Kantine (vergünstigte Preise)
Kostenloser Kaffee und Heißgetränke

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Sachbearbeiter Dokumenten- und Vertragsmanagement

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Anforderungen

Wünschenswert

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