Office Coordinator Jobs

RUBY GMBH

Standort:
Germany, Munich

Kategorie:
Gastgewerbe und Tourismus

Vertragstyp:
Nicht angegeben

Gehalt:

Nicht angegeben

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Jobbeschreibung:

Du bist die fehlende Olive in unserem Martini, die fehlende Melodie in unserer Musik und der Herzschlag unseres Ruby Leo Workspaces. Wir sind eine stark wachsende Hospitality-Gruppe mit bestehenden Hotels und Workspaces in den spannendsten Locations Europas und vielen weiteren Projekten im Bau. Wir gehen mit unserer Lean Luxury Philosophie neue Wege und schaffen so eine zeitgemäße und bezahlbare Form von Luxus.

Verantwortlichkeiten:

Erste Ansprechperson am Empfang für Office Management Themen, Hausverwaltung, externe Dienstleistungsfirmen, externe Partner:innen und Gäste
Zuständig für Begrüßung und Bewirtung
Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs aller operativen und administrativen Aufgaben
Entgegennahme von Anrufen
Entgegennahme, Verteilung und Versendung der Post
Interne Ansprechperson für das Corporate Office
Organisation von Team Events (Get Togethers, After Works, Jubiläen)
Bestellwesen inklusive Rechnungs- und Lieferscheinkontrolle, digitale Archivierung, monatliche Inventuren
Sicherstellung von Sauberkeit, Ordnung und Instandhaltung im gesamten Workspace
Organisation der öffentlichen Flächen
Übernahme alltäglicher kleinerer Reinigungsaufgaben
Regelmäßiges Bestücken der Kaffeeküche bzw. Vending Machine
Onboarding neuer Mietparteien
Verwaltung und Organisation von Parktickets und Schlüsselkarten
Vor- und Nachbereitung von Tagungen und Meetings sowie deren Betreuung (vor allem für Ruby-interne Veranstaltungen)
Enge Zusammenarbeit mit der Abteilung Sales, Unterstützung z.B. bei der Pflege von Dateien oder der Erstellung von Angebots- und Vertragsunterlagen

Anforderungen:

Erste Erfahrungen in der Hotellerie/Gastronomie oder im Bereich Office Management/Coworking
Ausgeprägte Hands-on-Mentalität
Positive und herzliche Ausstrahlung, selbstbewusstes Auftreten und empathischer Umgang mit Gästen und Kolleg:innen
Fähigkeit, Bedürfnisse zu erkennen und mit Rat und Tat zur Seite zu stehen
Organisationstalent, meistert Multitasking mit Leichtigkeit
Professioneller und lösungsorientierter Umgang mit Konflikten
Nachhaltiges Denken und Einbringen umweltfreundlicherer Alternativen
Eigenständiges und verantwortungsbewusstes Arbeiten
Kommunikationsstärke
Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Vertrautheit mit gängigen MS-Office Programmen

Was wir biete:

Vollzeit mit 35 Stunden
Unterstützung des Sportprogramms
Staff Rates für Mitarbeiter:in und Travel Buddy
Ruby F&B Credit
Mobility-Zuschuss
Extra Cash durch Talent Scouting
Trainings, Coaching und Mentoring

Zusätzliche Informationen:

Job veröffentlicht:
11. Dezember 2025

Beschäftigungsart:

Vollzeit

Arbeitsart:

Arbeit vor Ort

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Office Coordinator