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Office assistant / empfang

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Randstad

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Standort:
Austria , Vienna

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Kategorie:

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Vertragstyp:
Nicht angegeben

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Gehalt:

2900.00 - 3200.00 EUR / Month
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Das Stellenangebot ist abgelaufen

Jobbeschreibung:

Für ein internationales Pharmaunternehmen im 2. Bezirk in Wien suchen wir ab April eine verlässliche Unterstützung im Office- und Empfangsbereich. Arbeitsmodell: Teilzeit / 25 Wochenstunden - Flexible Zeiteinteilung.

Verantwortlichkeiten:

  • Verantwortung für den operativen Betrieb des Standorts (zB. Termin- und Postverwaltung, Bestellwesen)
  • Ansprechpartner:in („Concierge") für Anliegen von Mitarbeiter:innen, Besucher:innen und externen Dienstleistern
  • Koordination exzellenter Services wie Reinigung, Catering und Sicherheit
  • Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien sowie Organisation von Speisen und Getränken

Anforderungen:

  • Serviceorientierte, kommunikative Persönlichkeit mit Teamgeist
  • Strukturierte Arbeitsweise, hohe Eigenorganisation und gutes Prioritätenmanagement
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
  • Sicherer Umgang mit dem PC und technisches Verständnis
  • Erste Erfahrung im Office-, Assistenz- oder Empfangsbereich von Vorteil
  • Studierende sind herzlich willkommen
Was wir biete:
  • Exklusiver Standort mit einem modernen Arbeitsumfeld und guter öffentlicher Anbindung
  • Internationales Flair: Einblicke in ein weltweit agierendenes Pharmaunternehmen und Zusammenarbeit in einem professionellen Team
  • Abwechslungsreiche Aufgaben: Eine spannende Drehscheibenfunktion, bei der du Verantwortung übernimmst und den Büroalltag aktiv mitgestaltest
  • Viele weitere Benefits

Zusätzliche Informationen:

Job veröffentlicht:
10. März 2026

Ablauf:
03. Mai 2026

Arbeitsart:
Arbeit vor Ort
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Ähnliche Jobs für Office assistant / empfang

Front Office Manager

Komm auch Du ins Team und starte Deine Karrierereise mit uns als Front Office Ma...
Standort
Standort
Germany , Hannover Langenhagen
Gehalt
Gehalt:
Nicht angegeben
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Leonardo Hotels
Ablaufdatum
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Anforderungen
Anforderungen
  • Abgeschlossene Ausbildung als Hotelfachfrau / Hotelfachmann von Vorteil
  • Relevante Berufserfahrung an einer Rezeption oder einem Empfang (Beispielsweise als Front Office Agent, Front Office Shiftleader, Assistant Front Office Manager oder Empfangsmitarbeiter (d/w/m))
  • Kommunikative und durchsetzungsstarke Persönlichkeit
  • Gewissenhafte Arbeitsweise mit dem Auge fürs Detail
  • Kompetentes sowie verbindliches Auftreten
  • Hohes Verantwortungsbewusstsein und ein ausgeprägtes Organisationstalent
  • Führerschein der Klasse B
  • Sehr gute Sprach- und Schriftkenntnisse in Deutsch und Englisch
Verantwortlichkeiten
Verantwortlichkeiten
  • Strategische, administrative sowie operative Führung des Front Office
  • Aktive Unterstützung des Front Office Teams im Tagesgeschäft (Check In, Check Out, Rechnungserstellung, Kassenführung)
  • Professionelles Beschwerdemanagement
  • Persönlicher Beitrag zur Wahrung der Servicequalität und Standards
  • Mitarbeiterführung, Motivation und Betreuung
  • Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen​​
  • Dienstplan- und Urlaubsgestaltung
Was wir biete
Was wir biete
  • 30 Urlaubstage & eine 38-Stunden-Woche
  • Sonn- und Feiertagszuschläge
  • Urlaubs- & Weihnachtsgeld - weitere Sonderprämien möglich
  • Unbefristeter Arbeitsvertrag
  • 20 EUR Zuschuss zum kostenreduzierten Jobticket im ÖPNV
  • Rabatte auf Übernachtungen und in den Restaurants der Fattal Hotel Group
  • Bikeleasing
  • Kostenlose und vergünstigte Mitgliedschaften bei Urban Sports Club
  • Europaweite Vernetzung durch die interne Mitarbeiter-App "LEAPP"
  • Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie
  • Vollzeit
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Junior Office & Project Assistant

Du möchtest in einem internationalen Umfeld arbeiten, Verantwortung übernehmen u...
Standort
Standort
Germany , Frankfurt am Main
Gehalt
Gehalt:
45000.00 - 55000.00 EUR / Year
eurolondon.com Logo
Euro London Appointments
Ablaufdatum
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Anforderungen
Anforderungen
  • 1–3 Jahre erste Berufserfahrung in einer administrativen oder serviceorientierten Rolle
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
  • Souveräner Umgang mit MS Office
  • Struktur, Genauigkeit, Organisationstalent
  • Freude an Teamarbeit & Kommunikation
  • Hohe Service‑ und Lösungsorientierung
  • Du arbeitest gerne eigenständig – aber immer im Rahmen klarer Vorgaben
Verantwortlichkeiten
Verantwortlichkeiten
  • Mitarbeit bei Präsentationen, Unterlagen & Pitches (keine fachliche Verantwortung)
  • Recherche zu Unternehmen & Markttrends
  • Pflege von Kontakt‑ und Kundenlisten
  • Unterstützung bei Events & internen Projekten
  • Erstellung von Übersichten, Trackern & kleinen Recherchen
  • Genaues Arbeiten mit Dokumenten, Fristen & Layouts
  • Unterstützung im On‑ und Offboarding von Praktikant*innen & Wissenschaftlichen Mitarbeitenden
  • Vorbereitung von Unterlagen und einfachen Verträgen
  • Koordination mit IT, Empfang & anderen Teams
  • Pflege von HR‑Daten und Dokumenten
Was wir biete
Was wir biete
  • Ein modernes Büro in Top‑Lage mit großartiger Aussicht
  • Ein internationales, professionelles Arbeitsumfeld
  • 29 Tage UrlaubÜberstundenausgleich
  • Zuschuss zum Deutschlandticket
  • Vergünstigte Verpflegung über Menüschecks + Kantine im Haus
  • Sicherer, unbefristeter Arbeitsvertrag
  • Feste Arbeitszeiten (Mo–Fr, 9:30–18:30 Uhr)
  • Vollzeit
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Assistant Facilities Manager

Als Assistant Facilities Manager (m/w/d) berichtest Du an den Facilities Manager...
Standort
Standort
Germany , Frankfurt am Main
Gehalt
Gehalt:
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JLL
Ablaufdatum
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Anforderungen
Anforderungen
  • Erfahrung in Facilities/Office Services oder vergleichbaren Bereichen
  • Hintergrund im Empfang oder Hospitality-Bereich
  • Hochschul-/Diplomabschluss
  • Starke Kommunikationsfähigkeiten und Kundenorientierung
  • Problemlösungskompetenzen und Aufmerksamkeit für Details
  • Sicherer Umgang mit Office-Programmen
Verantwortlichkeiten
Verantwortlichkeiten
  • Managen des Teams für Soft Services einschließlich Empfang, Postabwicklung, Meetings & Events, Reinigung, Abfall & Recycling sowie Verpflegungs- und Food Services
  • Überwachen von Büroausstattung und Pflegen regelmäßiger Kontakte mit Dienstleistern für Problemlösungen und Kostenschätzungen
  • Sicherstellen wöchentlicher Qualitätsrundgänge mit dem Reinigungsmanager und zeitnahes Managen von Trouble Ticket Anfragen (Helpdesk) entsprechend der Service Level Agreements
  • Managen täglicher Gesundheits- und Sicherheitsfragen durch geplante Meetings und Führen von Aufzeichnungen zu Brandschutzübungen, Sicherheitstrainings und Sicherheitsausrüstung
  • Organisation interner und externer Kundenveranstaltungen sowie Management der Konferenzeinrichtungen
  • Managen von Küchen- und Verpflegungseinrichtungen, Erstellen von Bestellungen und Pflegen von Wiki-Seiten und anderen Kommunikationskanälen
  • Erstellen von Bestellungen, Prüfen von Lieferungen und Sicherstellen der termingerechten Bezahlung unter Nutzung der Finanzsysteme
  • Unterstützung bei Projektarbeiten wie Büroerweiterungen oder -verkleinerungen
  • Operative Unterstützung anderer Standorte und Reisebereitschaft
  • Vertretung des Building Operations Engineer/Facilities Manager bei Bedarf
Was wir biete
Was wir biete
  • Eine offene, unternehmerische Kultur mit vielfältigen Entwicklungsmöglichkeiten
  • Total Rewards Programm zur Unterstützung in allen Bereichen - von der Karriereentwicklung bis hin zu attraktiven Benefits
  • Vollzeit
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Facilities Assistant

Der Facilities Assistant spielt eine wichtige Rolle bei der Bereitstellung einer...
Standort
Standort
Germany , Frankfurt am Main
Gehalt
Gehalt:
Nicht angegeben
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JLL
Ablaufdatum
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Anforderungen
Anforderungen
  • Abitur oder gleichwertiger Abschluss (zusätzliche Ausbildung/Weiterbildung von Vorteil)
  • Nachgewiesene Erfahrung in einer Rezeptionisten- oder Verwaltungsrolle
  • Starke zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten
  • Ausgezeichnete Kundenservice-Orientierung
  • Versierter Umgang mit Bürosoftware und -geräten (z.B. Microsoft Office Suite, Telefonsysteme)
  • Fähigkeit zur Priorisierung und zum Multitasking in einem schnelllebigen Umfeld
  • Aufmerksamkeit für Details und starke organisatorische Fähigkeiten
  • Verständnis grundlegender Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften
Verantwortlichkeiten
Verantwortlichkeiten
  • Begrüßung und Empfang von Besuchern unter Sicherstellung eines positiven ersten Eindrucks
  • Bearbeitung eingehender Anrufe und deren ordnungsgemäße Weiterleitung
  • Aufrechterhaltung eines organisierten und ordentlichen Empfangsbereichs
  • Koordinierung des Besucherzugangs und Ausgabe von Besucherausweisen
  • Bereitstellung hochwertigen Kundenservices und Unterstützung bei Anfragen
  • Unterstützung bei der Terminplanung und Koordinierung von Besprechungen und Terminen
  • Verwaltung ein- und ausgehender Post, einschließlich Sortierung und Verteilung von Paketen
  • Führung genauer Unterlagen und Akten, einschließlich Inventar der Büroausstattung
  • Vorbereitung und Verteilung interner Mitteilungen, Memos und Ankündigungen
  • Unterstützung bei Reisearrangements und Spesenerstattungen
Was wir biete
Was wir biete
  • Total Rewards Program wettbewerbsfähige Vergütung und Leistungspaket
  • Vollzeit
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Administrative Assistant

Als Administrative Assistant unterstützt du das Team im täglichen administrative...
Standort
Standort
Switzerland , Bern
Gehalt
Gehalt:
Nicht angegeben
https://www.soprasteria.com Logo
Sopra Steria
Ablaufdatum
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Anforderungen
Anforderungen
  • Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen, HR Bereich oder vergleichbare Qualifikation
  • Interesse an Sales-, Beratungs- und kundenorientierten Tätigkeiten
  • Ausgeprägte Kommunikations- und Überzeugungsfähigkeit
  • Sicheres Auftreten im Umgang mit Kandidaten, Kunden und internen Ansprechpartnern
  • Strukturierte, selbstständige und zielorientierte Arbeitsweise
  • Hohe Eigenmotivation sowie Hands-on-Mentalität
  • Teamplayer mit ausgeprägter Dienstleistungs- und Serviceorientierung
  • Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englisch auf gutem Niveau
  • Wohnhaft in der Schweiz, bevorzugt Raum Bern
Verantwortlichkeiten
Verantwortlichkeiten
  • Organisation, Koordination und Nachbereitung von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen für Team und Management
  • Umfassende administrative Unterstützung im täglichen Geschäftsbetrieb sowie Entlastung des Teams bei organisatorischen Aufgaben
  • Unterstützung des Sales-Teams bei der Vorbereitung von Kundenpräsentationen, Angeboten und Pitches
  • Empfang, Betreuung und Koordination von Gästen sowie Unterstützung der internen Kommunikation
  • Sicherstellung eines reibungslosen Büroablaufs durch strukturierte, zuverlässige und diskrete Arbeitsweise
  • Unterstützung bei administrativen Prozessen wie Bestellwesen, Rechnungsprüfung, Spesenabrechnungen und allgemeinen Backoffice-Tätigkeiten
  • Pflege, Aktualisierung und Qualitätssicherung von Daten in internen Systemen und Datenbanken
Was wir biete
Was wir biete
  • Entwicklungsperspektiven in Richtung Fach- oder Linienführung
  • Hoher Gestaltungsspielraum und Mitspracherecht bei technischen Entscheidungen
  • Zugang zu modernsten Technologien und dem riesigen Learning-Hub der Sopra Steria Gruppe
  • Flexible Arbeitsbedingungen mit der Möglichkeit für Homeoffice und Teilzeitmodelle
  • Sehr offene und kollegiale Zusammenarbeit
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Administrative Assistant

Als Administrative Assistant unterstützt du das Team im täglichen administrative...
Standort
Standort
Switzerland , Bern
Gehalt
Gehalt:
Nicht angegeben
https://www.soprasteria.com Logo
Sopra Steria
Ablaufdatum
Bis auf Weiteres
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Anforderungen
Anforderungen
  • Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen, HR Bereich oder vergleichbare Qualifikation
  • Interesse an Sales-, Beratungs- und kundenorientierten Tätigkeiten
  • Ausgeprägte Kommunikations- und Überzeugungsfähigkeit
  • Sicheres Auftreten im Umgang mit Kandidaten, Kunden und internen Ansprechpartnern
  • Strukturierte, selbstständige und zielorientierte Arbeitsweise
  • Hohe Eigenmotivation sowie Hands-on-Mentalität
  • Teamplayer mit ausgeprägter Dienstleistungs- und Serviceorientierung
  • Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englisch auf gutem Niveau
  • Wohnhaft in der Schweiz, bevorzugt Raum Bern
Verantwortlichkeiten
Verantwortlichkeiten
  • Organisation, Koordination und Nachbereitung von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen für Team und Management
  • Umfassende administrative Unterstützung im täglichen Geschäftsbetrieb sowie Entlastung des Teams bei organisatorischen Aufgaben
  • Unterstützung des Sales-Teams bei der Vorbereitung von Kundenpräsentationen, Angeboten und Pitches
  • Empfang, Betreuung und Koordination von Gästen sowie Unterstützung der internen Kommunikation
  • Sicherstellung eines reibungslosen Büroablaufs durch strukturierte, zuverlässige und diskrete Arbeitsweise
  • Unterstützung bei administrativen Prozessen wie Bestellwesen, Rechnungsprüfung, Spesenabrechnungen und allgemeinen Backoffice-Tätigkeiten
  • Pflege, Aktualisierung und Qualitätssicherung von Daten in internen Systemen und Datenbanken
Was wir biete
Was wir biete
  • Entwicklungsperspektiven in Richtung Fach- oder Linienführung
  • Hoher Gestaltungsspielraum und Mitspracherecht bei technischen Entscheidungen
  • Zugang zu modernsten Technologien und dem riesigen Learning-Hub der Sopra Steria Gruppe
  • Flexible Arbeitsbedingungen mit der Möglichkeit für Homeoffice und Teilzeitmodelle
  • Sehr offene und kollegiale Zusammenarbeit
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Neu

Sachbearbeiter Logistik (m/w/d)

Unser Auftraggeber aus der Elektroindustrie sucht einen Logistiksachbearbeiter, ...
Standort
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Germany , Gunzenhausen am Altmühlsee
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Gehalt:
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Randstad
Ablaufdatum
Bis auf Weiteres
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Anforderungen
Anforderungen
  • Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich z. B. als Speditionskaufmann
  • Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
  • Grundlegende Englischkenntnisse
  • Erfahrung im Umgang mit Flurförderzeugen von Vorteil
  • Bereitschaft zur Arbeit im 3-Schichtsystem
  • Selbstständige, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
  • Teamfähigkeit und Flexibilität
  • Vollzeit
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Neu

Reinigungspersonal | Hotel Cleanliness Expert (m/w/d)

So sieht Ihr Tag aus: Reinigung der Zimmer und des öffentlichen Bereichs; Überna...
Standort
Standort
Austria , Salzburg
Gehalt
Gehalt:
2026.00 EUR / Month
https://www.marriott.com Logo
Marriott Bonvoy
Ablaufdatum
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Anforderungen
Anforderungen
  • Berufserfahrung in der gehobenen Hotellerie von Vorteil
  • Reinigungskenntnisse
  • Flexible Arbeitszeiten
  • Organisations- und Planungsfähigkeit
  • selbständige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
  • Deutsch- oder Englischkenntnisse
Verantwortlichkeiten
Verantwortlichkeiten
  • Reinigung der Zimmer und des öffentlichen Bereichs
  • Übernahme von Tätigkeiten wie Minibar-Dienst, Wäscherei etc.
  • Vorbereitung der VIP-Zimmer
  • Kontrolle der gereinigten Zimmer
  • Weiterleitung technischer Mängel an die Technik oder Hausdame
  • Turndown Service
Was wir biete
Was wir biete
  • Einstieg bei Marriott International
  • multikulturelle und sehr familiäre Atmosphäre
  • angenehmes Betriebsklima sowie sehr gute Arbeitsbedingungen in einem dynamischen Team
  • aufregender und abwechslungsreicher Job
  • attraktive Möglichkeiten zur beruflichen und persönlichen Weiterentwicklung
  • Arbeitsplatz in zentraler Lage zur Salzburger Altstadt
  • kostenlose gesunde und ausgewogene Mahlzeiten in unserem Mitarbeiterrestaurant
  • kostenfreies frisches Obst, Tee und Kaffee
  • vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten
  • kostenlose Bereitstellung & Reinigung der Uniform
  • Vollzeit
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