Office Administrator

• Steuerung der täglichen Büroabläufe zur Sicherstellung eines reibungslosen Betriebs
• Verwaltung von Büromaterialien, Inventar und Ausstattung sowie Koordination von Bestellungen und Lieferungen
• Betreuung des Lieferantenmanagements einschließlich Food-&-Beverage-Services
• Überwachung der Lagerbestände im Büro und in den Lagerräumen sowie rechtzeitige Nachbestellung
• Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern, Serviceanbietern und der Hausverwaltung
• Unterstützung bei der Budgetplanung sowie Nachverfolgung der betrieblichen Ausgaben
• Erste Ansprechperson für Mitarbeitende, Besucher:innen und Lieferanten und Sicherstellung einer professionellen und einladenden Büroatmosphäre
• Professioneller Empfang und Betreuung von Gästen
• Verwaltung und Pflege der Büroschlüssel sowie des Zugangsmanagements
• Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie Koordination von Lieferungen
• Unterstützung bei internen Meetings sowie im täglichen Bürobetrieb
• Eigenständige Planung und Organisation von internen Mitarbeiterevents (ca. zweimal jährlich)
• Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Kundenveranstaltungen in Zusammenarbeit mit dem Workplace Team
• Ausgabe von Laptops und Mobiltelefonen an neue Mitarbeitende
• Unterstützung beim Austausch oder der Rückgabe von Equipment

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Idealerweise 2–3 Jahre Berufserfahrung im Office Management, Empfang oder einer vergleichbaren administrativen Position
• Erfahrung im professionellen Empfang von Gästen sowie im Umgang mit internationalen Besucher
• Erfahrung in der Planung, Organisation und Durchführung von Mitarbeiter- und Kundenveranstaltungen
• Erfahrung im Lieferanten- und Dienstleistermanagement
• Kenntnisse in der Verwaltung von Büromaterialien, Bestellungen und Lagerbeständen
• Erfahrung in der Budgetkontrolle sowie der Nachverfolgung von Ausgaben
• Sicherer Umgang mit Postbearbeitung, Lieferungen und allgemeinen administrativen Tätigkeiten
• Gute Kenntnisse in MS Office oder Google Workspace
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgeprägte Service- und Gastgebermentalität
• Freundliches, souveränes und professionelles Auftreten
• Organisationstalent mit einer strukturierten und selbstständigen Arbeitsweise
• Hands-on-Mentalität sowie die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren
• Hohe Zuverlässigkeit sowie ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
• Freude an der Zusammenarbeit in einem internationalen Umfeld

Erfahrung mit Slack

• Faire und zuverlässige Vergütung auf Basis des GVP/DGB-Tarifvertrags
• Attraktive Zuschläge je nach Einsatzbranche
• Professionelles Arbeitsumfeld mit klaren Strukturen und guten Entwicklungsperspektiven
• Persönliche Begleitung und individuelle Beratung
• Mitarbeiterprogramm Orizon PlusPunkte mit Gesundheitsangeboten, Einkaufsrabatten oder Unterstützung in besonderen Lebenssituationen
• Betriebliche Altersvorsorge
• Bis zu 30 Tage Erholungsurlaub im Jahr
• Gute Chancen auf eine Festanstellung bei entsprechender Eignung
• Verlässliche und gut planbare Arbeitszeiten