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Kaufmännische Assistenz

Heinrich Schmid GmbH & Co. KG

Standort:
Germany , Köln

Kategorie:
Büroverwaltung

Vertragstyp:
Arbeitsvertrag

Gehalt:

Nicht angegeben

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Jobbeschreibung:

Verstärke unser Team zum nächstmöglichen Zeitpunkt als kaufmännische Assistenz (m/w/d) in Teil- oder Vollzeit bei Heinrich Schmid. Über 7.000 Menschen an mehr als 200 Standorten setzen sich jeden Tag bei der familiengeführten Unternehmensgruppe Heinrich Schmid dafür ein, dass Handwerk Zukunft hat.

Verantwortlichkeiten:

Prüfen und Bearbeiten von Kreditoren- und Debitorenrechnungen
Verwalten offener Posten (Debitoren/Kreditoren)
Überwachen von Zahlungseingängen
Mahnwesen
Vorbereiten von Lohn- und Personaldaten (Zeiten, Stammdaten)
Digitale Büroorganisation und Dokumentation mit Microsoft 365 und SAP
Kunden- und Teamkommunikation: erste Ansprechperson per Telefon, E-Mail und vor Ort
Sorgen für reibungslose Terminorganisation

Anforderungen:

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung
Erfahrung im Rechnungswesen (AP/AR) und in der Offenen-Posten-Verwaltung inkl. Mahnwesen
Sicher im Umgang mit Microsoft 365
Sehr gute Deutschkenntnisse
Strukturierte Arbeitsweise
Genauigkeit
Vertraulichkeit
Kommunikationsstärke

Wünschenswert:

SHK-Erfahrung (Unterstützung bei der Angebotsvorbereitung, Arbeitsvorbereitung und Personaleinsatzplanung)

Was wir biete:

Unbefristetes und sicheres Anstellungsverhältnis
Intensive Einarbeitung mit klarer Übergabe und festen Ansprechpersonen
Familiäres Betriebsklima mit kurzen Entscheidungswegen
Kontinuierliche Weiterbildung über unsere Führungsakademie
Betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen
Mitarbeiter-Events wie Sommer- und Weihnachtsfeiern
Vergünstigtes Onlineshopping über unser Mitarbeiterportal

Zusätzliche Informationen:

Job veröffentlicht:
06. Januar 2026

Arbeitsart:

Arbeit vor Ort

Heinrich Schmid GmbH & Co. KG - Alle Stellenangebote

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Vorgeschlagene Tags:

Küchenkraft , Administrator , AI Manager , Team-Assistenz

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Anforderungen

Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in Assistenzfunktionen, idealerweise in der Immobilienbranche
Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) sowie Bereitschaft, sich in ERP-Systeme einzuarbeiten

Verantwortlichkeiten

Verantwortlichkeiten

Eigenverantwortliche Organisation der Abteilung und Sicherstellung reibungsloser Abläufe
Allgemeine Sachbearbeitung sowie E-Mail- und Telefonkorrespondenz
Koordination und Überwachung von Terminen sowie Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen
Organisation interner und externer Meetings, Veranstaltungen und Workshops
Erstellung von Geschäftskorrespondenz und Präsentationen
Administrative Datenerfassung und Nachhalten von Fristen
Vorbereitung und Nachbereitung bei der Erstellung von Verträgen sowie Nachträgen
Mittelfristige Übernahme von fachlichen, immobilienspezifischen Aufgaben zur Erweiterung des eigenen Kompetenzbereichs

Was wir biete

Sicheres Anstellungsverhältnis – mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen
Individuelle Einarbeitung und strukturierter Onboarding-Prozess
Raum, um eigenverantwortlich zu arbeiten und eigene Ideen einzubringen
Kollegiale Arbeitsatmosphäre und gegenseitiger Austausch auf Augenhöhe
Bundesweite und regionale Team- sowie Firmenevents
Regelung zur mobilen Arbeit
Wert auf persönliche Entwicklung und Förderung der Teilnahme an individuellen Weiterbildungsmöglichkeiten
30 Tage Urlaub pro Jahr
Bezahlte Sonderurlaubstage
Jobtickets für den öffentlichen Nahverkehr oder einen persönlichen Pkw-Stellplatz

Vollzeit

Assistenz des Abteilungsleiters

Über 7.000 Menschen an mehr als 200 Standorten setzen sich jeden Tag bei der fam...

Standort

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Gehalt

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Heinrich Schmid GmbH & Co. KG

Bis auf Weiteres

Anforderungen

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Bürokaufmann (m/w/d), Kaufmann für Büromanagement (m/w/d)
Einschlägige Berufserfahrung, idealerweise aus dem Handwerk oder der Baubranche
Hohe Fachkompetenz, Belastbarkeit und Flexibilität
Kaufmännisches Verständnis (Umgang mit Zahlen)
Organisationsgeschick, vorausschauendes Mitdenken und Identifikation mit der Aufgabe
Sicheres Auftreten, Diskretion und eine hohe Dienstleistungsorientierung
Sicher im Umgang mit MS Office-Programmen
Idealerweise Grundkenntnisse in SAP

Verantwortlichkeiten

Verantwortlichkeiten

Allgemeine Korrespondenz mit Kunden, Lieferanten und internen Abteilungen
Unterstützung des Abteilungsleiters in allen Phasen der Angebots- und Auftragsabwicklung
Mitwirkung bei der Debitoren-, Kreditoren- und Lohnbuchhaltung
Informations- und Dokumentenmanagement
Nach der Einarbeitung, Übernahme eines komplett eigenen Verantwortungsbereiches

Was wir biete

Unbefristetes und sicheres Anstellungsverhältnis
Interessante Aufgaben und spannende Bauprojekte
Moderner, zeitgemäßer Arbeitsplatz mit Homeoffice Möglichkeit
Innovatives, dynamisches Arbeitsumfeld und die Möglichkeiten, eigene Ideen mit einzubringen und von Beginn an Verantwortung zu übernehmen
Kontinuierliche, fachliche und persönliche Weiterentwicklung durch unsere Führungsakademie
Mitarbeiter-Events wie Sommer- und Weihnachtsfeiern

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Mittlerer Schulabschluss

Verantwortlichkeiten

Verantwortlichkeiten

Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge analysieren
Aufträge bearbeiten
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Standort

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Gehalt

Nicht angegeben

Bis auf Weiteres

Anforderungen

Abgeschlossene kaufmännische oder hotelfachliche Ausbildung – oder eine vergleichbare Qualifikation
Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise im Assistenz- oder Office-Management-Umfeld
Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
Sichere Kommunikation auf Deutsch und Englisch – schriftlich wie mündlich
Organisationstalent, Diskretion und freundliches, professionelles Auftreten
Eigenständiges Arbeiten und frühzeitiges Erkennen von Bedarfen
Gelassenheit und Agilität in hektischen Situationen

Verantwortlichkeiten

Verantwortlichkeiten

Koordination von Terminen und Vorbereitung von Unterlagen
Organisation von Dienstreisen inklusive Buchung und Abrechnung
Planung von Meetings, Workshops und Veranstaltungen
Bearbeitung von Bestellungen, Rechnungsfreigaben und allgemeinen administrativen Aufgaben
Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartner*innen
Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und eigenständige Projektaufgaben

Was wir biete

Umfangreiche fachliche und methodische Trainings inkl. Zertifizierungen
Vielfältige Entwicklungsperspektiven innerhalb des Unternehmens
Hybrides Arbeiten innerhalb von Deutschland und für begrenzte Zeit in definierten EU-Ländern
Familienservice, Firmenfitness und Möglichkeit zu einem Sabbatical
Flexible Urlaubsgestaltung mit 30 Tagen Urlaub sowie Anpassungsoptionen
Unterstützung bei IT-Equipment
Firmenwagen und Dienstfahrrad per Gehaltsumwandlung
Teamspirit, offene Türen, Duzkultur, gelebte Vielfalt

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Anforderungen

Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung bzw. Studium
Berufserfahrung in Assistenz- oder Buchhaltungsfunktionen, idealerweise mit Schwerpunkt Kreditorenbuchhaltung
Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Excel, Outlook, Word)
Sicherer Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern, auch international
Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und Zuverlässigkeit
Freundliches, professionelles Auftreten und Kommunikationsstärke
Eigeninitiative und Problemlösungsfähigkeit
Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Verantwortlichkeiten

Verantwortlichkeiten

Übernehmen Sie eine zentrale Rolle als Doppelspitze für Sekretariats-/Organisationsaufgaben und Buchhaltungsprozesse (je ca. 50%)

Vollzeit

Assistenz des Abteilungsleiters

Verstärke unser Team zum nächstmöglichen Zeitpunkt als Assistenz des Abteilungsl...

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Gehalt

Nicht angegeben

Heinrich Schmid GmbH & Co. KG

Bis auf Weiteres

Anforderungen

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Bürokaufmann (m/w/d), Kaufmann für Büromanagement (m/w/d)
Hohe Fachkompetenz, Belastbarkeit und Flexibilität
Kaufmännisches Verständnis (Umgang mit Zahlen)
Organisationsgeschick, vorausschauendes Mitdenken und Identifikation mit der Aufgabe
Ein sicheres Auftreten, Diskretion und eine hohe Dienstleistungsorientierung

Verantwortlichkeiten

Verantwortlichkeiten

Allgemeine Korrespondenz mit Kunden, Lieferanten und internen Abteilungen
Unterstützung des Abteilungsleiters in allen Phasen der Angebots- und Auftragsabwicklung
Mitwirkung bei der Debitoren-, Kreditoren- und Lohnbuchhaltung
Informations- und Dokumentenmanagement
Nach der Einarbeitung, Übernahme eines komplett eigenen Verantwortungsbereiches

Was wir biete

Unbefristetes und sicheres Anstellungsverhältnis mit der Möglichkeit zur Aufstockung der Stunden bei entsprechendem Wachstum
Interessante Aufgaben und spannende Bauprojekte
Innovatives, dynamisches Arbeitsumfeld und die Möglichkeiten, eigene Ideen mit einzubringen und von Beginn an Verantwortung zu übernehmen
Kontinuierliche, fachliche und persönliche Weiterentwicklung durch unsere Führungsakademie
Mitarbeiter-Events wie Sommer- und Weihnachtsfeiern

Teilzeit

Assistenz des Abteilungsleiters

Über 7.000 Menschen an mehr als 200 Standorten setzen sich jeden Tag bei der fam...

Standort

Germany , Bochum

Gehalt

Nicht angegeben

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Bis auf Weiteres

Anforderungen

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Bürokaufmann (m/w/d), Kaufmann für Büromanagement (m/w/d)
Einschlägige Berufserfahrung, idealerweise aus dem Handwerk oder der Baubranche
Hohe Fachkompetenz, Belastbarkeit und Flexibilität
Kaufmännisches Verständnis (Umgang mit Zahlen)
Organisationsgeschick, vorausschauendes Mitdenken und Identifikation mit der Aufgabe
Ein sicheres Auftreten, Diskretion und eine hohe Dienstleistungsorientierung
Sicher im Umgang mit MS Office-Programmen
Idealerweise Grundkenntnisse in SAP

Verantwortlichkeiten

Verantwortlichkeiten

Allgemeine Korrespondenz mit Kunden, Lieferanten und internen Abteilungen
Unterstützung des Abteilungsleiters in allen Phasen der Angebots- und Auftragsabwicklung
Mitwirkung bei der Debitoren-, Kreditoren- und Lohnbuchhaltung
Informations- und Dokumentenmanagement
Nach der Einarbeitung, Übernahme eines komplett eigenen Verantwortungsbereiches

Was wir biete

Unbefristetes und sicheres Anstellungsverhältnis
Interessante Aufgaben und spannende Bauprojekte
Innovatives, dynamisches Arbeitsumfeld und die Möglichkeiten, eigene Ideen mit einzubringen und von Beginn an Verantwortung zu übernehmen
Kontinuierliche, fachliche und persönliche Weiterentwicklung durch unsere Führungsakademie
Mitarbeiter-Events wie Sommer- und Weihnachtsfeiern

Teilzeit

Assistenz des Abteilungsleiters

Über 7.000 Menschen an mehr als 200 Standorten setzen sich jeden Tag bei der fam...

Standort

Germany , Aalen; Erfurt; Jena; Karlsruhe; Mannheim; München; Oberhausen; Regensburg

Gehalt

Nicht angegeben

Heinrich Schmid GmbH & Co. KG

Bis auf Weiteres

Anforderungen

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Bürokaufmann (m/w/d), Kaufmann für Büromanagement (m/w/d)
Einschlägige Berufserfahrung, idealerweise aus dem Handwerk oder der Baubranche
Hohe Fachkompetenz, Belastbarkeit und Flexibilität
Kaufmännisches Verständnis (Umgang mit Zahlen)
Organisationsgeschick, vorausschauendes Mitdenken und Identifikation mit der Aufgabe
Ein sicheres Auftreten, Diskretion und eine hohe Dienstleistungsorientierung
Sicherer Umgang mit MS Office-Programmen
Idealerweise Grundkenntnisse in SAP

Verantwortlichkeiten

Verantwortlichkeiten

Allgemeine Korrespondenz mit Kunden, Lieferanten und internen Abteilungen
Unterstützung des Abteilungsleiters in allen Phasen der Angebots- und Auftragsabwicklung
Mitwirkung bei der Debitoren-, Kreditoren- und Lohnbuchhaltung
Informations- und Dokumentenmanagement
Nach der Einarbeitung, Übernahme eines komplett eigenen Verantwortungsbereiches

Was wir biete

Unbefristetes und sicheres Anstellungsverhältnis
Interessante Aufgaben und spannende Bauprojekte
Innovatives, dynamisches Arbeitsumfeld und die Möglichkeiten, eigene Ideen mit einzubringen und von Beginn an Verantwortung zu übernehmen
Kontinuierliche, fachliche und persönliche Weiterentwicklung durch unsere Führungsakademie
Mitarbeiter-Events wie Sommer- und Weihnachtsfeiern

Vollzeit