Facilities Assistant

• Begrüßung und Empfang von Besuchern unter Sicherstellung eines positiven ersten Eindrucks
• Bearbeitung eingehender Anrufe und deren ordnungsgemäße Weiterleitung
• Aufrechterhaltung eines organisierten und ordentlichen Empfangsbereichs
• Koordinierung des Besucherzugangs und Ausgabe von Besucherausweisen
• Bereitstellung hochwertigen Kundenservices und Unterstützung bei Anfragen
• Unterstützung bei der Terminplanung und Koordinierung von Besprechungen und Terminen
• Verwaltung ein- und ausgehender Post, einschließlich Sortierung und Verteilung von Paketen
• Führung genauer Unterlagen und Akten, einschließlich Inventar der Büroausstattung
• Vorbereitung und Verteilung interner Mitteilungen, Memos und Ankündigungen
• Unterstützung bei Reisearrangements und Spesenerstattungen
• Sicherstellung der ordnungsgemäßen Einrichtung und technischen Ausstattung von Besprechungsräumen
• Unterstützung bei der Eventkoordination, einschließlich Raumbuchungen und Catering-Arrangements
• Kommunikation mit Lieferanten und Anbietern für Büroausstattung und Wartungsanfragen
• Koordinierung von Reparaturen und Wartung der Büroausstattung
• Unterstützung bei der Verwaltung von Zutrittskarten und Sicherheitsverfahren
• Überwachung und Meldung von Gesundheits- und Sicherheitsrisiken oder Vorfällen
• Sicherstellung der Einhaltung von Arbeitsplatz-Sicherheitsrichtlinien und -verfahren
• Durchführung regelmäßiger Inspektionen der Gemeinschaftsbereiche und Meldung von Wartungsproblemen
• Unterstützung bei Notfallprotokollen und Evakuierungsverfahren

• Abitur oder gleichwertiger Abschluss (zusätzliche Ausbildung/Weiterbildung von Vorteil)
• Nachgewiesene Erfahrung in einer Rezeptionisten- oder Verwaltungsrolle
• Starke zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten
• Ausgezeichnete Kundenservice-Orientierung
• Versierter Umgang mit Bürosoftware und -geräten (z.B. Microsoft Office Suite, Telefonsysteme)
• Fähigkeit zur Priorisierung und zum Multitasking in einem schnelllebigen Umfeld
• Aufmerksamkeit für Details und starke organisatorische Fähigkeiten
• Verständnis grundlegender Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften

Total Rewards Program wettbewerbsfähige Vergütung und Leistungspaket