Facilities Assistant Jobs | JLL (Frankfurt am Main)

Facilities Assistant

JLL

Standort:
Germany , Frankfurt am Main

Kategorie:
Büroverwaltung

Vertragstyp:
Nicht angegeben

Gehalt:

Nicht angegeben

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Jobbeschreibung:

Der Facilities Assistant spielt eine wichtige Rolle bei der Bereitstellung einer einladenden und effizienten Front-of-House-Erfahrung für Mitarbeiter, Kunden und Besucher. Diese Position ist für die Verwaltung des Empfangsbereichs und die administrative Unterstützung des Workplace Management Teams verantwortlich. Der Facilities Assistant/Rezeptionist übernimmt verschiedene Aufgaben im Zusammenhang mit dem Arbeitsplatz, um eine reibungslose und produktive Arbeitsumgebung zu gewährleisten.

Verantwortlichkeiten:

Begrüßung und Empfang von Besuchern unter Sicherstellung eines positiven ersten Eindrucks
Bearbeitung eingehender Anrufe und deren ordnungsgemäße Weiterleitung
Aufrechterhaltung eines organisierten und ordentlichen Empfangsbereichs
Koordinierung des Besucherzugangs und Ausgabe von Besucherausweisen
Bereitstellung hochwertigen Kundenservices und Unterstützung bei Anfragen
Unterstützung bei der Terminplanung und Koordinierung von Besprechungen und Terminen
Verwaltung ein- und ausgehender Post, einschließlich Sortierung und Verteilung von Paketen
Führung genauer Unterlagen und Akten, einschließlich Inventar der Büroausstattung
Vorbereitung und Verteilung interner Mitteilungen, Memos und Ankündigungen
Unterstützung bei Reisearrangements und Spesenerstattungen
Sicherstellung der ordnungsgemäßen Einrichtung und technischen Ausstattung von Besprechungsräumen
Unterstützung bei der Eventkoordination, einschließlich Raumbuchungen und Catering-Arrangements
Kommunikation mit Lieferanten und Anbietern für Büroausstattung und Wartungsanfragen
Koordinierung von Reparaturen und Wartung der Büroausstattung
Unterstützung bei der Verwaltung von Zutrittskarten und Sicherheitsverfahren
Überwachung und Meldung von Gesundheits- und Sicherheitsrisiken oder Vorfällen
Sicherstellung der Einhaltung von Arbeitsplatz-Sicherheitsrichtlinien und -verfahren
Durchführung regelmäßiger Inspektionen der Gemeinschaftsbereiche und Meldung von Wartungsproblemen
Unterstützung bei Notfallprotokollen und Evakuierungsverfahren

Anforderungen:

Abitur oder gleichwertiger Abschluss (zusätzliche Ausbildung/Weiterbildung von Vorteil)
Nachgewiesene Erfahrung in einer Rezeptionisten- oder Verwaltungsrolle
Starke zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten
Ausgezeichnete Kundenservice-Orientierung
Versierter Umgang mit Bürosoftware und -geräten (z.B. Microsoft Office Suite, Telefonsysteme)
Fähigkeit zur Priorisierung und zum Multitasking in einem schnelllebigen Umfeld
Aufmerksamkeit für Details und starke organisatorische Fähigkeiten
Verständnis grundlegender Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften

Was wir biete:

Total Rewards Program wettbewerbsfähige Vergütung und Leistungspaket