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Als Aushilfskraft (m/w/d) im Office Management (9 Stunden pro Woche) bist du die erste Anlaufstelle für Mitarbeiter*innen, Gäste und externe Dienstleister und sorgst für einen reibungslosen Büroalltag. In enger Abstimmung mit unserem Core-Team in Düsseldorf übernimmst du vielfältige organisatorische und administrative Aufgaben.
Verantwortlichkeiten
Post- & Dokumentenmanagement: Bearbeitung und Verteilung der Eingangspost (digital und persönlich) sowie Verwaltung allgemeiner E-Mail-Anfragen.
Office- & Bestellmanagement: Organisation und Durchführung von Bestellungen für Büro-, Hygiene- und Küchenbedarf sowie die regelmäßige Bestandskontrolle.
Koordination externer Dienstleister: Unterstützung bei der Betreuung von Reinigungskräften, Handwerkern und Lieferanten.
Büroorganisation & Instandhaltung: Verwaltung von Zugangskarten, Organisation der Meetingräume und Sicherstellung eines strukturierten und angenehmen Arbeitsumfelds.
Allgemeine Unterstützung im Tagesgeschäft: Von der Getränkelieferung bis zur Optimierung von Abläufen – du packst überall mit an, wo du gebraucht wirst.
Anforderungen
Idealerweise Erfahrung im Dienstleistungssektor: z. B. durch eine abgeschlossene Ausbildung oder als Nebenjob im Studium, in der Elternzeit oder Rente.
Kommunikationsstärke & sicheres Auftreten: Du gehst offen auf Kolleg*innen und Kund*innen zu und sorgst für eine einladende Atmosphäre.
Digitale Affinität: Sicherer Umgang mit MS Office 365 und MS Teams.
Sprachkenntnisse: Sehr gute Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
Strukturierte & proaktive Arbeitsweise: Du erkennst, wo Unterstützung gebraucht wird, und handelst eigenständig.
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