Assistenz der Projektleitung Jobs | grey engineering GmbH (Nürnberg)

Assistenz der Projektleitung

grey engineering GmbH

Standort:
Germany , Nürnberg

Kategorie:
IT-Administration

Vertragstyp:
Nicht angegeben

Gehalt:

Nicht angegeben

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Jobbeschreibung:

Unterstützung des Projektleiters bei der strukturierten Planung, Steuerung und Nachverfolgung von Arbeitspaketen und Projektaktivitäten. Sicherstellung der termingerechten Abarbeitung aller Aufgaben inkl. Monitoring von Fortschritt, Abweichungen und Fristen. Pflege und kontinuierliche Aktualisierung von Maßnahmenlisten, Meilensteinen und Projektplänen. Aktives Termin- und Status-Tracking sowie proaktive Erinnerung und Eskalation bei Verzögerungen oder Risiken. Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Projekt- und Regelterminen inklusive Protokollführung. Erstellung, Aufbereitung und Pflege von Statusberichten, Dashboards und Management-Reports. Sicherstellung einer strukturierten und konsistenten Projektdokumentation sowie Ablage (z. B. SharePoint, MS Teams). Unterstützung bei der Erstellung von Entscheidungsgrundlagen und Eskalationsvorlagen für die Projektleitung. Zentrale Schnittstellenfunktion zwischen Projektleitung, Teammitgliedern und internen Partnern zur Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses. Übernahme projektbezogener administrativer Aufgaben, insbesondere im Bereich Termin-, Reise-, Kommunikations- und Dokumentationsmanagement. Proaktive Identifikation von Optimierungspotenzialen sowie Mitwirkung bei der kontinuierlichen Verbesserung von Projektprozessen.

Verantwortlichkeiten:

Unterstützung des Projektleiters bei der strukturierten Planung, Steuerung und Nachverfolgung von Arbeitspaketen und Projektaktivitäten
Sicherstellung der termingerechten Abarbeitung aller Aufgaben inkl. Monitoring von Fortschritt, Abweichungen und Fristen
Pflege und kontinuierliche Aktualisierung von Maßnahmenlisten, Meilensteinen und Projektplänen
Aktives Termin- und Status-Tracking sowie proaktive Erinnerung und Eskalation bei Verzögerungen oder Risiken
Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Projekt- und Regelterminen inklusive Protokollführung
Erstellung, Aufbereitung und Pflege von Statusberichten, Dashboards und Management-Reports
Sicherstellung einer strukturierten und konsistenten Projektdokumentation sowie Ablage (z. B. SharePoint, MS Teams)
Unterstützung bei der Erstellung von Entscheidungsgrundlagen und Eskalationsvorlagen für die Projektleitung
Zentrale Schnittstellenfunktion zwischen Projektleitung, Teammitgliedern und internen Partnern zur Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses
Übernahme projektbezogener administrativer Aufgaben, insbesondere im Bereich Termin-, Reise-, Kommunikations- und Dokumentationsmanagement
Proaktive Identifikation von Optimierungspotenzialen sowie Mitwirkung bei der kontinuierlichen Verbesserung von Projektprozessen

Anforderungen:

Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
Mehrjährige Berufserfahrung in der Projektassistenz, Projektkoordination oder im projektbezogenen Back-Office
Versierter Umgang mit MS Office
Idealerweise Erfahrung mit Projekt- und Tracking-Tools (z. B. MS Planner, SharePoint oder Jira)
Strukturierte, zuverlässige und durchsetzungsstarke Arbeitsweise
Hohe Kommunikationskompetenz
Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse

Wünschenswert:

Erfahrung mit Projekt- und Tracking-Tools (z. B. MS Planner, SharePoint oder Jira)

Was wir biete:

Unbefristeter Vertrag zur sicheren Zukunftsplanung
Spannende und abwechslungsreiche Tätigkeit im Rahmen eines innovativen Umfeldes
Flexible Arbeitszeiten sowie die Option zum mobilen Arbeiten zur optimalen Vereinbarung von Familie und Beruf
Herausfordernde Tätigkeiten mit einem hohen Maß an Eigenverantwortung
Attraktive, überdurchschnittliche Vergütung
Corporate Benefits über unsere Online-Plattform
Offene Kultur und familiäre Arbeitsatmosphäre