Assistenz der Abteilungsleitung

• Sicherstellung eines reibungslosen Terminmanagements für die Abteilungsleitung sowie Organisation von Dienstreisen und Fortbildungen
• Organisation unternehmensinterner Besprechungen sowie mit allen externen Stakeholder*innen (z.B. Kund*innen, Behörden, Lieferant*innen, Interessensvertretungen, Förderstellen, Forschungseinrichtungen) der zuständigen Abteilung inkl. Protokollführung
• Durchführung aller laufenden Bürotätigkeiten wie z.B. Dokumentenerstellung, Rechnungsprüfung, Postabwicklung, Ablagemanagement, Abwicklung standardisierter kaufmännischer Aufgaben und diverser Bestellungen
• Erste Ansprechperson bzw. Beratung der direkten Mitarbeiter*innen der Abteilungsleitung sowie administrative Abwicklung des On- und Offboardings sowie Hardware-Bestellungen
• Organisation von internen und externen Schulungen (Schulungsbeauftragte*r)
• Führung und Kontrolle von Zeitlisten (Zeitbeauftragte*r)

• Erfolgreich abgeschlossene höhere kaufmännische Berufsausbildung (z.B. HAK, Kolleg, etc.)
• Erste einschlägige Berufserfahrung im Assistenzbereich
• Idealerweise erste Erfahrungen mit SAP sowie sehr gute MS Office Kenntnisse (insb. Office365: Outlook, Word, Excel und PowerPoint)
• Lösungsorientiertes Denken und Handeln gepaart mit einer proaktiven Herangehensweise und Einsatzbereitschaft
• Organisationstalent mit strukturierter und verlässlicher Arbeitsweise sowie hoher Eigenverantwortung
• Kommunikative, flexible Persönlichkeit mit freundlichem und professionellem Auftreten und der nötigen Diskretion

Erste Erfahrungen mit SAP

• Mindestgehalt von EUR 3.063,64 brutto pro Monat auf Vollzeitbasis, abhängig von Qualifikation und Berufserfahrung, sowie die Bereitschaft zur Überzahlung
• Events und Aktivitäten wie Wien Energie Business Run, Weihnachtsfeier
• Homeoffice
• flexible Arbeitszeiten
• moderne IT-Ausstattung
• Betriebsküche mit kostenloser Verpflegung wie Obstkörbe und warme Getränke
• Präventionsprogramme und Gesundheitsinitiativen
• Teilnahme an Innovations Challenges
• volle Refundierung der Wiener Linien Jahreskarte bzw. Teilrückerstattung anderer Monats- oder Jahreskarten
• Onboarding und Weiterbildungsmöglichkeiten
• betrieblichen Pensionsvorsorge
• Sonderkonditionen und Vergünstigungen bei Kooperationspartner*innen